In het Nederlands staat deze technologie ook wel bekend als de scan en herken techniek.

OCR staat voor Optical Character Recognition. Deze technologie leest gegevens zoals cijfers, letters en leestekens automatisch uit. Vervolgens worden deze gegevens van papieren documenten omgezet in een digitale versie.

Maar hoe werkt OCR precies? En wat zijn de voordelen van deze technologie? Ontdek het antwoord op deze en meer vragen in dit blog.

Waarvoor wordt OCR gebruikt?

De functie van OCR is in principe overal hetzelfde, namelijk het doorzoekbaar maken van een document. Data kan voorzien worden van specifieke informatie. De software is namelijk in staat om deze teksten te interpreteren.

Zo is scan en herken bijvoorbeeld in staat om gegevens zoals order- en projectnummers, lever- en factuurdatum, totaal- en btw-bedragen en andere specificaties te herkennen.

Naast financiële documenten, wordt OCR ook toegepast op identiteits-, juridische-, medische- en logistieke documenten.

Nu het duidelijk is wat OCR is en waarvoor het gebruikt wordt, laten we doorgaan naar hoe het werkt.

Hoe werkt het proces?

Het proces kent een paar stappen:

1. Scan het document met je mobiele telefoon, voer online of via de mail een PDF of JPG bestand in.
2. Vervolgens herkent de scan en herken technologie de teksten en losse velden op de afbeelding.
3. Aansluitend bekijkt de technologie deze losse velden en teksten op pixelniveau, waarna deze geïdentificeerd worden als gehele woorden en teksten.
4. Verschillende combinaties worden herkend, waarna de technologie bepaalt of het bijvoorbeeld om een btw-nummer of het totaalbedrag gaat.

Kortom; OCR is een snelle manier om relevante gegevens van papieren documenten om te zetten naar digitale versies.

Wat zijn de voordelen van OCR?

Ondernemingen genieten van een hoop voordelen wanneer zij overstappen van handmatig documenten verwerken naar verwerking met OCR:

• Minder foutgevoelig
• Verhoogde efficiëntie
• Tevreden werknemers

Minder foutgevoelig

Wanneer medewerkers bonnen en facturen handmatig verwerken, is de kans op fouten groot. Tijdens het overtypen van gegevens kan het maar zo voorkomen dat er een fout gemaakt wordt.

OCR zorgt in dit geval voor een minder hoog foutpercentage. Wanneer jouw bedrijf op grote schaal bonnen en facturen verwerkt, is dit na verloop van tijd zeker zichtbaar in de kosten.

Verhoogde efficiëntie

Voor administratief medewerkers is het overtypen van bonnen en facturen anno 2022 eindelijk verleden tijd. Hierdoor wordt een hoop tijd bespaard.

Tijd is geld, dat weten we allemaal. Dit maakt de verhoogde efficiëntie dankzij OCR op de langere termijn erg aantrekkelijk voor bedrijven.

Tevreden werknemers

Manuele verwerking van papierwerk kan er mogelijk voor zorgen dat de tevredenheid onder werknemers daalt. Wanneer een bedrijf overstapt op een OCR technologie, hebben werknemers een stuk meer tijd over voor relevantere taken, wat zorgt voor een verhoogde werknemerstevredenheid.

Kies voor OCR

Scan en herken maakt het omzetten van papieren documenten naar digitale versies snel en erg eenvoudig. Het verhoogt de efficiëntie van de onderneming, de tevredenheid onder werknemers en het vermindert het aantal fouten.