OCR staat voor Optical Character Recognition. In het Nederlands ook wel bekend als scan en herken.

Advertentie

Het is een techniek waarmee papieren documenten binnen een handomdraai omgezet kunnen worden naar digitale versies.

Door papieren versies te digitaliseren, wordt het archiveren en bewerken van documenten erg eenvoudig. Identiteitsbewijzen, bonnen, facturen en contracten bijvoorbeeld, worden zo gemakkelijk omgezet in bewerkbare tekst.

Maar hoe werkt deze OCR technologie? En wat zijn de voordelen? De antwoorden op deze vragen lees je in dit blog.

Hoe werkt OCR?

Voordat we aan de voordelen toekomen, leggen we eerst uit hoe deze OCR technologie precies werkt. Scan en herken werkt op basis van patroonherkenning. Het proces is in principe eenvoudig:

  1. Scan het document, of voer een pdf- of JPG bestand in;
  2. De OCR techniek herkent de leestekens en velden vervolgens als losse afbeeldingen;
  3. Deze losse afbeeldingen worden bekeken op pixelniveau, waarna ze worden herkend als complete woorden;
  4. De OCR technologie bepaalt vervolgens of het gaat om een totaalbedrag, btw-nummer of om een ander specifiek veld.

Samengevat; op een snelle, nauwkeurige manier herkent OCR de relevante gegevens op documenten. Deze data wordt vervolgens omgezet in een bewerkbaar digitaal formaat.

Wat zijn de voordelen van de technologie?

Bedrijven profiteren van een hoop voordelen wanneer zij kiezen voor OCR technologie. Een aantal van deze voordelen zijn:

  • Verhoogde efficiëntie
  • Minder foutgevoelig
  • Tevreden medewerkers
  • Minder papierwerk

Verhoogde efficiëntie

Bonnen, facturen, paspoorten of andere documenten overtypen is anno 2022 niet meer nodig. De tijd die bespaard wordt dankzij de OCR software, gebruik je zo voor een stuk belangrijkere en complexere werkzaamheden. Uit onderzoek is gebleken dat OCR zorgt

voor wel 40 tot 75% aan kostenbesparing. Op de langere termijn loopt dit op tot een flink bedrag.

Minder foutgevoelig

De handmatige verwerking van documenten kan zorgen voor fouten. Wanneer je herhaaldelijk handmatig gegevens overneemt, zit een fout in een klein hoekje. Omdat OCR software de gegevens automatisch van het document overneemt, worden er een stuk minder fouten gemaakt. Wanneer je per week een hoog aantal documenten verwerkt, komen de kosten hierdoor een stuk lager uit.

Tevreden medewerkers

Handmatig gegevens invoeren wordt door medewerkers veelal ervaren als tijdrovend en saai. Bovendien kan herhaaldelijk handmatig gegevens invoeren zorgen voor mentale en fysieke klachten. Automatisering zorgt echter voor een verhoogde tevredenheid onder medewerkers. Dankzij de scan en herken technologie kunnen medewerkers zich zo focussen op belangrijkere taken.

Minder papierwerk

Papierwerk fysiek bewaren vergt een hoop middelen, zoals archiefkasten, kantoorruimte, printers, inkt, etc. OCR maakt het digitaal opslaan van documenten mogelijk. Zo bespaar je een hoop geld op middelen. Door in papierwerk te verminderen, draag je als bedrijf zijnde bovendien mee aan een duurzamere toekomst.

Maak de overstap naar OCR

OCR brengt een hoop voordelen met zich mee. Het bedrijf bespaart een hoop papierwerk, het verhoogt de tevredenheid onder medewerkers en het is een stuk minder foutgevoelig. Bovendien zorgt OCR voor een verhoogde efficiëntie, wat op de langere termijn leidt tot een flinke kostenbesparing.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here