paperless office

Zullen we ooit in een paperless office werken? Het concept is zeker nog niet dood en begraven.

Advertentie

Een papierloos kantoor is een werkomgeving waarin het gebruik van papier overbodig is gemaakt door middel van digitalisering. Het Amerikaanse zakenblad Bloomberg Businessweek kondigde het in 1975 al aan. Het achterliggende idee was dat kantoorautomatisering papier overbodig zou maken. In die periode deden ook printers en kopieerapparaten hun massale intrede in kantoren. In plaats van een paperless office, werd het juist eenvoudig om grote hoeveelheden kopieën te maken van een document. Het wereldwijde gebruik van papier verdubbelde zelfs tussen 1980 en 2000.

Anno 2021 is het concept “Paperless Office” wat op de achtergrond geraakt. Tegenwoordig spreken we over de digitale werkplek en New Way of Working (NWoW).  “Paperless office” is een onderdeel geworden van een meer transformatieve digitale strategie, want naast “paperless” willen bedrijven en organisaties veel verder gaan: anders werken, sneller, efficiënter, veiliger,…

Mijn betoog is dat we dat “Paperless Office” als concept best niet te snel begraven. Het werkt nog steeds inspirerend bij het doorvoeren van organisatieveranderingen. In tegenstelling tot digitale transformatie, die op de lange of middellange termijn invoering krijgt, biedt een “Paperless Office” als strategie ook op korte termijn realiseerbare winsten. Er is immers heel wat  ‘low hanging fruit’ te plukken. Bij Zorgband Leie en Schelde zal het introduceren van een duurzaam printbeleid een besparing van 34.000€ per jaar opbrengen, de printinfrastructuur halveren en 9 bomen per jaar sparen dankzij het minder verbruik van papier.

(Bijna) geen tegenargumenten

Een studie van Quocirca van 2016 geeft de top 3 redenen weer waarom onze business processen het gebruik van papier bevatten:

  1. Een fysieke handtekening is vereist
  2. Leveranciers en klanten blijven papier sturen
  3. Personeel heeft een voorkeur voor papier

Vandaag, zeker in deze bijzondere COVID-periode, kunnen we stellen dat dit niet meer relevant is. Drie tegenargumenten:

  1. Sinds de introductie van eIDAS in juli 2016 zijn de voorschriften voor elektronische handtekeningen in heel Europa gestandaardiseerd. In België zijn ‘gewone’ elektronische handtekeningen voor de meeste transacties algemeen geaccepteerd. Voor geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningen staan de tools om dit te ondersteunen volledig op punt. 
  2. Leveranciers en klanten hebben een toenemende voorkeur voor digitaal sturen en ontvangen van documenten, dit wordt zelfs al verplicht. Ook overheden verplichten e-facturatie in het kader van de Europese Richtlijn 2014/55/EU. De Vlaamse overheid vraagt e-facturen van haar leveranciers voor alle opdrachten sinds het jaar 2017.
  3. Hoewel we in toenemende mate kranten en boeken digitaal lezen, blijven we nog vaak vasthouden aan papier binnen de kantooromgeving omdat dit ons in zekere mate gewoonte, comfort en zekerheid biedt. 

Meten is weten

Het papierloos kantoor vraagt inzicht in de “as-is” situatie en stelt heldere doelen. Leg meetbare KPI’s vast om papierloos te werken, bijvoorbeeld: “binnen 1 jaar willen we 50% minder papierverbruik en nog slechts 25% van het volume in kleur printen”. Een afdruk kleur is doorgaans 10 keer duurder dan een zwart/wit afdruk. Als je de huidige situatie en de doelstelling helder hebt, kan je vervolgens gaan focussen op de transformatiestrategie. Hierbij een aantal richtinggevende vragen en vuistregels:

  • Minder papier hangt samen met procesoptimalisatie: welke processen zijn tijdrovend, onveilig, inefficiënt of overbodig?
  • Het papierloos kantoor vraagt een mensgerichte benadering (zie verder): kan er minder geprint worden door het nemen van interne maatregelen, het gebruik van bestaande tools, sensibilisering of communicatie?
  • Wat kan digitalisering betekenen: moet er naar externe tools gekeken worden, zoals bijvoorbeeld een documentbeheersysteem? Zetten we niet beter in op extra opleiding en begeleiding voor mensen die niet zo “digital native” zijn?
  • Verander de spelregels: hoe vermijden we dat medewerkers naar kantoor moeten komen om te printen of een kaft op te halen?

Vergeet de medewerkers niet

De gigantische toename in telewerken heeft ongetwijfeld een positieve impact op het papierverbruik. Tenminste, dat zou je verwachten. Echter, de realiteit toont iets anders. Onze audits tonen amper een daling in print- en papierverbruik. Waarom niet? Dat heeft alles te maken met gedragsaanpassing. Je mag nog zo’n ambitieuze digitaliseringsstrategie hebben, wanneer mensen hun gedrag niet aanpassen of terug vervallen in gewoontes dan gebeurt er weinig. Het papierloos kantoor vraagt een “change approach” want medewerkers zijn mensen en mensen zijn gewoontedieren. Het is dus cruciaal om bij aanvang van het veranderingstraject de medewerkers te betrekken en hierbij is een duidelijke communicatie onontbeerlijk. Vaak wordt dit over het hoofd gezien vanwege krappe deadlines, wordt er te veel in silo’s gewerkt, of is er geen “ownership”. Het papierloos kantoor en “change management” gaan hand in hand en vaak is het veranderingsaspect de grootste uitdaging.

Niet enkel “op papier”

Een “paperless office” beleid is meer dan een policy of een mooi hoofdstuk in een presentatie. Een goede policy moet actief gehouden worden. Wanneer je een “paperless office” beleid invoert, meet je best effectief de vooruitgang en de impact. Over die successen communiceer je ook best breed in de organisatie om de medewerkers blijvend te motiveren. Het duurzaamheidsaspect mag hierbij zeker worden belicht: wie minder zal printen, zal minder energie verbruiken en zal papier besparen. De meest groene print is immers de print die je niet maakt. Een laatste tip: maak een grafiek die toont hoeveel bomen al werden gespaard en bedank je medewerkers voor hun bijdrage aan ons klimaat!


Dit artikel is geschreven door Karolien Van Bel, Founder & CEO van Belfinity. Deredactie van TechPulse Business is niet verantwoordelijk voor de inhoud.

Advertentie

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here