Geef een boost aan je digitale maturiteit

Hoe je aan de slag gaat met digitale transformatie is sectorspecifiek, afhankelijk van de grootte van een organisatie, of de historiek ervan. Nochtans zijn de uitdagingen vaak wel dezelfde; kijken we bijvoorbeeld naar lokale besturen dan moeten zij hun dienstverlening efficiënter maken, maar daarbij de burger wel steeds centraal stellen. Burgers en ondernemers verwachten dat hun gemeente 24u/24 online beschikbaar is, waar ze met één muisklik hun dossier kunnen inkijken, waar ze een gesprek kunnen voeren via videochat, maar ook persoonlijk kunnen langsgaan op het gemeentehuis wanneer ze dat wensen. Efficiënte digitale tools bieden hierbij ruimte voor maatwerk en persoonlijke contacten.

De technologie is in ieder geval meer dan ooit beschikbaar en staat niet meer in de kinderschoenen: ArtificiaI Intelligence, Cloud, Blockchain, Data ,… Vandaag zijn er tal van goede voorbeelden, ook in andere sectoren zoals de banksector. Willen zij concurrentieel blijven dan moeten ze voluit meegaan in de digitalisering en zoeken naar innovatieve en duurzame samenwerkingen.

Digitale maturiteit

Digitale maturiteit draait onder meer om het succesvol implementeren van adopteren van “New Ways of Working” (NWoW) en hierbij staan mensen centraal. Zij moeten er uiteindelijk mee aan de slag gaan en hun manier van werken transformeren. Een digitaal mature organisatie gaat doordacht om met digitale evoluties, koppelt deze aan een strategie en past deze toe waar nuttig.  Een volledig digitale onderneming is niet per se digitaal matuur; het gaat niet over de hoeveelheid software die je in huis hebt noch hoeveel je erin geïnvesteerd hebt. Je mag nog zoveel geld besteden aan een technologische innovatie, wanneer je personeelsleden er geen gebruik van maken, bijvoorbeeld omdat ze er de meerwaarde niet van begrijpen, dan ben je niet digitaal matuur.

Menselijk kapitaal

Wil je digitale maturiteit verhogen dan moet je investeren in menselijk kapitaal. Vandaag wordt heel wat verwacht van medewerkers: net meer dan een jaar moeten thuiswerken wat op zich al een zeer grote aanpassing gevraagd heeft, zowel op persoonlijk als professioneel vlak. Tegenwoordig doet het hybride werken zijn intrede, wat opnieuw van iedereen meer flexibiliteit vraagt. Er rust dus heel wat op de schouders van de werkende mens anno 2021, niet in het minst omdat ook het takenpakket verandert omwille van de digitalisering. Zich afvragen of iedereen nog mee is met de digitale transformatie zou een standaard vraag moeten zijn waar onze bedrijven van wakker liggen. Dit negeren creëert frustratie en onbegrip bij de personeelsleden, een grotere uitstroom en komt de bedrijfscultuur zeker niet ten goede . Vandaar ook het belang van “Levens Lang Leren”, meer dan ooit moeten onze bedrijven ervoor zorgen alle middelen in te zetten om hun personeelsleden op te leiden en de mogelijkheid te bieden aan medewerkers om zich verder te ontplooien en hun kennis bij te spijkeren.

Dit zien we ook tot uiting komen in een recente bevraging naar de topprioriteiten bij Belgische CIO’s door Beltug, waarbij “user awareness” op de derde plaats staat. Vandaag worden hele programma’s opgezet om alle gebruikers – niet enkel wie een pc heeft – bewust te maken van de gevaren van “cyber crime”. De ontwikkelingen gaan allemaal heel snel, meer hierover in een volgend artikel. Wil je aantrekkelijk zijn als werkgever dan moet je een cultuur creëren waarbij opleiding centraal staat. De kans dat je vandaag nog dezelfde job doet en zelfs bij hetzelfde bedrijf werkt als 20 jaar geleden is zeer klein. Verandering staat meer dan ooit centraal in onze maatschappij.

Change management als de crux

Het managen van verandering wordt nog te vaak gezien als een kost en wordt bovendien vaak verward met project management. De verantwoordelijkheden van een project manager zijn het tijdig opleveren van een oplossing, liefst binnen budget. In het beste geval is er een klein beetje aandacht voor “change management” door het aanbieden van een degelijke opleiding aan de medewerkers die hun manier van werken moeten aanpassen.  Change management moet minstens een evenwaardige plaats innemen met vanuit beide rollen van project manager en change manager  een directe rapportagelijn naar de sponsor van het project. Meer nog, “change” heeft een langere doorlooptijd in vergelijking met project management omdat de organisatie moet voorbereid worden op de verandering en men nadien moet verifiëren of de verandering werkelijk werd geadopteerd. Heeft change management dan een return on investment (ROI)? Zeker, meerdere zelfs, meer personeelsleden zullen aan de slag gaan met de nieuwe manier van werken, de adoptie van de nieuwe technologie, processen of jobs zal sneller gebeuren en men zal individueel beter dan oorspronkelijk verwacht presteren. 

5 tips voor succesvolle verandering

Met deze 5 tips kan je alvast meteen aan de slag:

1. Zorg voor “quick wins” : zodat iedereen de waarde die het project oplevert begrijpt; voor de organisatie, maar nog beter voor zichzelf
2. Creeër een “sense of urgency”: hierbij is communicatie uitermate belangrijk. Waarom moet de verandering nu doorgevoerd worden?
3. Communiceer duidelijk: doorheen het volledige veranderingstraject en dit van begin tot einde. Grijp alle gelegenheden aan! Niets speciaals te melden aangaande je project? Ook dat kan je communiceren!
4. Opleiding en begeleiding: voorzie een gedetailleerd plan op maat van de personeelsleden. Laat dit niet zomaar in handen van de leverancier die een nieuwe tool implementeert.
5. Meet en controleer: is iedereen aan de slag met de nieuwe tool? Is iedereen mee? Zo niet, waar moet bijgestuurd worden? Waar zit weerstand? Hoe kan je die weerstand managen?

Wanneer je dit toepast, zal je de digitale maturiteit van je organisatie en je medewerkers verhogen! Het niet managen van verandering heeft gevolgen: lagere productiviteit, weerstand, desinteresse, verdeeldheid, discussies, projecten worden stopgezet,…

Zie je er zelf geen beginnen aan of heb je hier gewoon geen tijd voor, laat je dan zeker begeleiden en adviseren door een expert.

Dit artikel is geschreven door Karolien Van Bel, Founder & CEO van Belfinity. De redactie van TechPulse Business is niet verantwoordelijk voor de inhoud.