4 onmisbare apparaten om efficiënter brieven te verzenden

Er is bijvoorbeeld de labelmaker die ervoor zorgt dat je adressen en namen niet langer manueel hoeft neer te pennen en er zijn zelfs machines die de brieven automatisch plooien en in enveloppen steken. Dergelijke oplossingen zijn vaak vrij prijzig en vooral een oplossing voor wie maandelijks heel grote hoeveelheden post verzendt.

Labelmaker

Als je het vooral beu bent om manueel adressen op enveloppen te schrijven, is een label maker een goede oplossing. Met een desktoplabelprinter kan je namelijk eenvoudig adresetiketten en verzendlabels aanmaken. Een voorbeeld hiervan is de QL-600-labelprinter van Brother. Deze labelprinter is speciaal ontworpen voor thuiskantoren en kleine bedrijven en is ideaal voor het printen van adresetiketten. Het is bovendien uitgerust met een labelsnijder om het label meteen op de gewenste lengte te snijden. Naast tekst kan je er ook barcodes of andere elementen aan toevoegen. Dit is een heel betaalbare oplossing, want voor minder dan 80 euro (incl. btw) haal je het al in huis.

Vouwmachine

Terwijl de brieven razendsnel uit de printer rollen, moeten ze natuurlijk wel nog worden geplooid en in de enveloppen worden gestoken. Ook daarvoor bestaat er een oplossing: de vouwmachine. De vouwmachine vouwt automatisch vellen papier naar wens. Vaak heb je daarbij de keuze tussen verschillende vouwwijzen en afmetingen. Dergelijke vouwmachines bestaan niet alleen voor brieven, maar ook voor folders en prints in A3-formaat of groter. Ze zijn in talloze prijsklassen te verkrijgen en ze klaren het klusje ongeveer tien keer sneller dan als je het manueel zou doen. Over het algemeen zijn ze wel vrij prijzig. Neem bijvoorbeeld de IDEAL 8324, een vouwmachine voor A4-formaat. Het heeft een toevoertafel voor 350 vellen en een vouwsnelheid van 116 vellen per minuut. Zelfs bij de goedkoopste aanbieder betaal je voor deze vouwmachine nog steeds ruim 1.370 euro (incl. btw). Bij sommige leveranciers liggen de prijzen zelfs dubbel zo hoog.

Omslagvulmachine

Ook het vullen van de enveloppen kan je automatiseren. De omslagvulmachine gebruik je in combinatie met enveloppen met een adresvenster. Net zoals een vouwmachine plooit het de vellen papier en documenten, maar daarnaast stopt het ze ook nog eens in de omslagen. Bovendien heb je geen labelmaker nodig. Een eerder eenvoudige machine als de DS-40i kan tot 1.350 enveloppen per uur behandelen, dit is tot dertien keer sneller dan als je het manueel zou doen, maar er zijn varianten die nog sneller zijn. Ook hier loop je al snel in de papieren, met prijzen die oplopen tot 3.800 euro (incl. btw). Dan is elektronisch factureren toch veel goedkoper.

Frankeermachine

Voor kleine zendingen blijven postzegels de regel. Voor grotere hoeveelheden tot 500 stuks per dag wordt er ingezet op de frankeermachine. Hiervoor werkt bpost samen met partners als Frama, Francotyp-Postalia en Quadient (voorheen: Neopost). Na het ondertekenen van het contract met een van deze partijen dien je een toelatingsaanvraag in bij bpost. Na het verkrijgen van de gebruiksvergunning en het storten van frankeertegoed kan je met de frankeermachine aan de slag. Op de zending wordt altijd een datumafdruk en een frankeerafdruk geplaatst. Een frankeermachine huren kan vanaf 20 euro per maand. Een frankeermachine kopen kan al vanaf 600 euro. Voor wie meer dan 500 stuks per dag verzendt, heeft bpost aangepaste en voordeligere oplossingen.