Een nieuwe vorm van printen
In de rubriek ‘Manager aan het woord’ geven wij CEO’s en andere leidinggevenden de mogelijkheid om hun visie op de ICT-sector anno 2015-2016 uitvoerig toe te lichten. IT-trends, maar ook zakelijke evoluties komen hier aan bod.
Hans Van Barel, Product Manager Printing
Koen De Loof, Sales & Marketing Manager Printing & Display
Printers hebben hun plaats in haast elk kantoor, maar het printgedrag evolueert continu met de populariteit van smartphones en tablets. De werkvloer heeft nood aan een nieuwe manier van werken, en Samsung heeft daarop het antwoord klaar..
Er wordt al 20 jaar gesproken over het zogenaamde ‘digitale kantoor’, maar tot voor kort bleef het printvolume stijgen dankzij de grotere toevoer van informatie. Nu stagneert voor de eerste keer dat printvolume, waardoor fabrikanten verder in de toekomst moeten kijken en continu blijven innoveren. Samsung bezit de expertise van smartphones en tablets, en combineert dat in hun multifunctionele printers (MFP). Het resultaat is Samsung Smart MultiXpress.
Samsung Smart MultiXpress-toestellen zijn uitgerust met een Android tablet en Samsung stelt een platform ter beschikking waar steeds nieuwe applicaties en widgets worden gepubliceerd. Organisaties die een Samsung MFP hebben geïnstalleerd kunnen steeds hun toestel eenvoudig en zelfstandig uitbreiden met applicaties. Zo maken we het voor de gebruiker eenvoudiger om te kopiëren, printen en documentstromen efficiënt te verwerken. Samsung toont dat klassieke producten zoals een MFP, ook sterk geïnnoveerd kunnen worden en een vernieuwende manier van werken biedt.
Android apps
Gezien dit besturingssysteem exact werkt zoals mobiele toestellen, vinden gebruikers veel sneller hun weg naar de juiste functie en passen zij het scherm aan. Een voorbeeld hiervan is de gratis applicatie Hancom Office. Deze applicatie maakt het mogelijk vanop het aanraakscherm van de MFP een Office-document te openen, aan te passen (u bent bijvoorbeeld vergeten “excl BTW’ toe te voegen) en onmiddellijk af te drukken, zonder dat u opnieuw naar uw computer moet om een aanpassing door te voeren. Op dit ogenblik zijn er meer dan twaalf verschillende apps en widgets beschikbaar, en dat aantal zal in de toekomst snel aandikken. Samsung Smart UX Center maakt het mogelijk om vaak gebruikte instellingen samen te vatten in één actieknop. Dit zorgt ervoor dat de gebruiker minder fouten maakt bij complexe kopieopdrachten en sneller zijn favoriete instellingen kan gebruiken. Een andere interessante app is taalkeuze. Door middel van één tik kunt u de taal onmiddellijk veranderen. Bijzonder handig wanneer er meerdere nationaliteiten op de werkvloer actief zijn.
Waarom kiest Samsung voor een platform zoals Android, naast het feit dat dit een platform is dat evolutief en intuïtief is? Vandaag zien we dat gebruikers zowel mobiel als op kantoor werken. Hierbij verwachten ze dezelfde informatie, tools en applicaties ter beschikking te hebben. De applicaties die u op uw smartphone gebruikt om bijvoorbeeld een kopie te nemen van een eID-kaart voor een CRM-pakket, verschilt grondig van de applicatie op de MFP. Daar moet u diezelfde eID kaart scannen en de info op de eID-kaart aanbieden aan datzelfde systeem. De content is dezelfde, het doel van de scanopdracht is identiek maar de tool om deze taak efficiënt uit te voeren is verschillend.
NFC & Bluetooth
Ons doel is om op termijn met Android zowel op MFP als smartphone één en dezelfde applicatie aan te bieden die in beide scenario’s gebruikt wordt. Dit totaalconcept heeft twee voordelen: de organisatie moet maar één applicatie implementeren en de gebruiker moet slechts één applicatie leren kennen en gebruiken. Bovendien is het voor ontwikkelaars veel eenvoudiger om een applicatie voor Android te ontwikkelen, dan voor Java-gebaseerde apps die in de meeste andere MFP’s van toepassing zijn.
Om gebruik te maken van een bedrijfsprinter met uw smartphone, moet u op hetzelfde netwerk zitten. Hebt u echter geen toegang met uw smartphone omwille van veiligheidsredenen, dan kan uw smartphone niet samenwerken met de printer. Samsung biedt hiervoor een eenvoudige oplossing door NFC en/of Bluetooth 4.0 te integreren in de MFP. Dit maakt het mogelijk om rechtstreeks met de MFP te connecteren door middel van een kleine tik met uw smartphone op de NFC-zone, of een manuele koppeling via Bluetooth. Van zodra u verbinding maakt via NFC, wordt er een rechtstreekse Wi-Fi-Direct-verbinding opgezet tussen de printer en smartphone, waardoor het mogelijk wordt om mobiele printopdrachten te starten. Via NFC of een Bluetooth-verbinding kan uw smartphone ook de klassieke pincode of printbadge vervangen om gebruikers te identificeren.
Technische ondersteuning
NFC wordt naast printen ook actief gebruikt voor technische ondersteuning. Gebruikers kunnen via NFC en Samsung’s Smart Service applicatie zelf een eerste diagnose stellen bij eventuele problemen. We helpen hen door aan te geven welk probleem zich voordoet en tonen via een video op het aanraakscherm hoe dit kan opgelost worden. We verplichten hen er niet toe dit te gebruiken, maar bieden hen deze mogelijkheid wel aan om in geval van nood een snelle diagnose te stellen met een directe oplossing indien mogelijk. Onze service techniekers maken ook gebruik van deze technologie. Wanneer zij bij een interventie toekomen, krijgen zij via NFC of Bluetooth 4.0 de juiste error-codes op hun smartphone. Via de applicatie Samsung Printer Diagnostic System (SPDS) worden zij geïnformeerd welk probleem er zich voordoet en hoe dit kan opgelost worden. Het Samsung Smart Service aanbod verhoogt uw uptime en gebruikerstevredenheid waardoor het uw helpdesk/IT afdeling ontzorgt.
Sinds enkele jaren bestaan verschillende software toepassingen die bedrijven en publieke organisaties helpen om heel wat functionaliteiten toe te voegen aan het multifunctioneel kopieerapparaat. Deze applicaties zijn steeds gebaseerd om een centrale server architectuur waardoor ze soms complex zijn om te installeren en te onderhouden maar ze bieden u wel meteen een breed scala aan toepassingen. Enkele voorbeelden zijn printkostcontrole, follow-me printfuncties, metadata genereren uit gescande documenten en controle over uw mobiele printstrategie. De voorbije jaren hebben bijna alle privé en publieke organisaties de keuze gemaakt of ze deze uitbreiding wensen te implementeren binnen hun specifieke printstrategie.
Serverless software
KMO’s met minder dan 150 werknemers die vaak een vijftal MFP’s gebruiken, maken dikwijls de keuze om deze investering niet te doen omwille van de software architectuur en bijbehorende kosten van licenties, servers, implementatie en onderhoud. Dat neemt niet weg dat ook zij de behoefte hebben om meer functies aan te bieden aan hun gebruikers en controle te nemen over hun printkosten en documentstromen. Om op deze specifieke marktvraag in te spelen, heeft Samsung haar Business Core Printing Solutions gelanceerd. Dit zijn serverless software pakketten die het mogelijk maken om een aantal toepassingen eenvoudig te integreren:
– Gebruikers identificeren en periodiek volautomatisch de printkosten in kaart brengen via een centraal rapport.
– Follow-me printfuncties.
– Geavanceerde scanstromen organiseren waarbij het gescande document op automatische wijze een documentnaam krijgt op basis van de metadata van het document. Dit kan op basis van de specifiek geselecteerde documentstroom of op basis van barcode en/of zone OCR. Zo kunt u dus bijvoorbeeld facturen inscannen en ze automatisch benoemen op basis van leverancier- en factuurnummer.
– Connecteer vanop uw MFP rechtstreeks met Google Drive, Dropbox, Sharepoint Online, Evernote of Google Drive, en print rechtstreeks uw opgeslagen documenten zonder gebruik te maken van uw PC of mobiel apparaat.
Hoewel deze serverless software pakketten ook limieten hebben ten opzichte van de complexere software toepassingen, bieden ze voor KMO’s vaak de additionele functies die ze nodig hebben om controle te nemen over hun printkosten en hun documenten op een veilige manier te printen alsook documenten efficiënt te digitaliseren. Naast deze serverless pakketten, blijven we continu actief samenwerken met partners zoals Nuance of Papercut om voor elk bedrijf een perfecte oplossing te garanderen, in samenwerking met onze verschillende partners.
