Het veranderende gezicht van scannen
In de rubriek ‘Manager aan het woord’ geven wij CEO’s en andere leidinggevenden de mogelijkheid om hun visie op de ICT-sector anno 2015-2016 uitvoerig toe te lichten. IT-trends, maar ook zakelijke evoluties komen hier aan bod.
Klaus Schulz, Manager Product Marketing PFU Limited
Het traditionele proces van scannen naar een archief speelt weliswaar in op juridische en accounting-eisen, maar daar blijft het meestal bij. Alleen door Scan-to-Process te omarmen, maken bedrijven hun processen efficiënter en scannen ze documenten in één stap. Het concept is eenvoudig: het is een manier om analoge documenten snel en gemakkelijk, met één druk op de knop, te digitaliseren. Zo zijn ze in een vroeg stadium te integreren in de bedrijfsprocessen, wat waarde oplevert. Daarnaast is op deze manier dubbel werk te vermijden, bijvoorbeeld wanneer door gebrek aan lokale storage dezelfde papieren documenten door verschillende gebruikers worden gescand.
Nu bedrijven door de economische omstandigheden kosten moeten reduceren, zorgt de Scan-to-Process-benadering voor een trend. Papieren processen worden voor het eerst consistent afgestemd op de mogelijkheden die de bedrijfsinfrastructuur – en in toenemende mate de cloud – biedt.
Van papier direct naar het bedrijfsproces
Dossiers, mappen en documenten zijn wereldwijd nog steeds een belangrijk onderdeel van het kantoorlandschap. Hoewel facturen, kwitanties en contracten systematisch worden gearchiveerd, betekent dat nog niet dat ze beschikbaar zijn voor een snelle controle of digitale bedrijfsprocessen. Het zoeken naar informatie is dan zoeken naar een speld in een hooiberg. En wanneer verschillende medewerkers – bijvoorbeeld vanuit verschillende locaties – informatie op hetzelfde moment nodig hebben, ontstaat er de klassieke bottleneck.
Daarom scannen steeds meer bedrijven – van eenmanszaak tot multinational – hun papieren documenten. Documentscanners ‘bevrijden’ informatie uit hun papieren gevangenis en maken data elektronisch beschikbaar met alle voordelen die IT te bieden heeft. De data is doorzoekbaar, herbruikbaar, gemakkelijk te kopiëren en eenvoudig elektronisch te verwerken.
Papier is permanent – maar langzaam
De vraag voor elke organisatie is hoe zij papieren informatie kunnen opnemen in hun bedrijfsprocessen, zodat alle medewerkers gegevens probleemloos via IT-applicaties kunnen gebruiken en verwerken. Scanners zijn in veel organisaties dan ook gemeengoed. Er zijn echter veel verschillende soorten scanners. Zo scannen veel organisaties documenten op een centrale plek binnen een afdeling. Daarna komen ze in een digitaal archief terecht, waar andere afdelingen niet veel aan hebben. Een wereldwijde studie door de AIIM (www.aiim.org) liet zien dat slechts zestien procent van alle onderzochte organisaties documenten scant en onderbrengt in een proces. 66 procent bleek een formeel Scan-to-Archive-proces ingericht te hebben. Er blijken twee benaderingen te zijn voor het scannen van papieren documenten. Bij de eerste worden documenten aan het eind van een procesketen gescand op een centrale locatie in de back-office en dan opgeslagen. Bij de tweede scannen individuele medewerkers de documenten zelf op elk willekeurig moment in het proces. Dat laatste is vooral nuttig als dat gebeurt in de context van hun primaire taken. Geen van deze twee benaderingen is erg efficiënt. Een derde aanpak wint aan populariteit sinds PFU in 2001 een nieuwe categorie van ‘personal scanners’ lanceerde in de vorm van de Fujitsu ScanSnap series. Doordat de scanner op het bureau van de medewerker staat, kan deze documenten direct op de werkplek of in het front-office scannen en ze met een druk op de knop integreren in productieve follow-upprocessen. Dat is een belangrijke stap in het verhogen van de waarde van document imaging en het verbeteren van de procesefficiëntie.
Documentmanagement en Enterprise Content Management (ECM) sluiten naadloos op elkaar aan. Door papieren documenten in een vroeg stadium in de digitale procesketen op te nemen, verlopen activiteiten niet alleen efficiënter maar leveren ze ook sneller rendement, bijvoorbeeld wanneer een klant korting krijgt bij snelle betaling.
Wie moet Scan-to-Process gebruiken en wanneer?
In het algemeen betaalt Scan-to-Process zich terug als gebruikers regelmatig papieren informatie krijgen, dat door verschillende collega’s op verschillende locaties verwerkt moet worden. Dit is niet alleen het geval in grote bedrijven, maar ook in het mkb. Om de efficiency te vergroten, zorgen steeds meer bedrijven ervoor dat hun papieren informatie terechtkomt in de digitale procesketen.
Veel mensen zullen zich afvragen: Wat is beter: documenten laten scannen door een medewerker op zijn eigen werkplek, op afdelingsniveau of op bedrijfsniveau? Wanneer een gebruiker regelmatig een proces moet opstarten, is dat het snelst mogelijk vanaf de eigen plek. Want als hij daarvoor naar een afdelingsscanner moet lopen, zal hij zich tweemaal bedenken. Ook netwerkscanners op afdelingsniveau zijn een trend omdat ze medewerkers in staat stellen om papieren informatie snel toegankelijk te maken voor een elektronisch bedrijfsproces. Scannen op afdelingsniveau vervangt echter niet – zoals in het verleden – andere manieren van scannen. In plaats daarvan is het een aanvulling op de meer ingeburgerde vormen van centraal en decentraal scannen. Een voorbeeld is scannen met de Fujitsu ScanSnap N7100-netwerkscanner. Een intuïtieve touchscreen biedt gebruikers precies die functies die zij nodig hebben door individueel vooraf ingestelde opdrachtknoppen. Gebruikers leiden zo de informatiestromen gemakkelijk naar een bedrijfsproces of afdeling.
Digitaal, praktisch, krachtig en gemakkelijk te gebruiken
Scanprocessen moeten altijd een voorspelbaar en betrouwbaar resultaat opleveren. Daarom zijn de eisen aan een moderne netwerk- of afdelingsscanner hoog. In de eerste plaats moeten de digitale documenten van een reproduceerbare kwaliteit zijn – ongeacht de gebruiker, het scanapparaat, omgevingslicht of de conditie van het papieren document. Zelf als de kwaliteit van een stapel documenten wisselt, moet het mogelijk zijn een kwalitatief hoogwaardige afbeelding te maken. Dat is de enige manier om ervoor te zorgen dat de vervolgstappen in een proces, zoals tekstherkenning, soepel verlopen. Daarnaast moet een gebruiker digitale processen gemakkelijk en intuïtief kunnen uitvoeren. Dat vereist niet alleen een intuïtieve werking maar ook optimale scankwaliteit met één druk op de knop. Gebruikers moeten zonder uitgebreide kennis of training gebruik kunnen maken van een scanner.
Beoordeel documenten onderweg – altijd en overal
Mobiliteit heeft de toekomst. Medewerkers zijn tegenwoordig steeds minder gebonden aan hun bureau. Zij bezoeken klanten of vestigingen met de auto of het openbaar vervoer en werken ook steeds vaker vanuit huis. Toegang tot informatie is daardoor net zo belangrijk als het snel delen van informatie. Daarom moet alle informatie, inclusief memo’s, print-outs en andere documenten, in elektronische vorm beschikbaar zijn. Scan-to-Cloud verstuurt papieren documenten met één druk op de knop naar cloudapplicaties zoals Evernote of Salesforce. Scan-to-Mobile maakt het mogelijk om papieren documenten direct te scannen naar een mobiel device of een computer. Beide technologieën maken de mobiele kenniswerker flexibeler en productiever.
Scan-to-Mobile – geen kunst
Op technologiegebied is veel gebeurd. Scanners zijn tegenwoordig al net zo mobiel als hun gebruikers. Denk maar aan de Fujitsu ScanSnap iX100. Hiermee kan de mobiele werker papieren informatie altijd en overal integreren in digitale processen. Drie basiselementen spelen hierbij een centrale rol. In de eerste plaats zijn scanners veel mobieler geworden. Ten tweede kunnen we documenten gemakkelijk koppelen aan diensten en applicaties in de cloud. Ten derde zijn draagbare apparaten nu net zo productief als grote scanners. Het kopiëren van een visitekaartje is even gemakkelijk als het verwerken, doorsturen of classificeren van documenten. Dat brengt ons een stap verder in de richting van papierloos zakendoen. Dankzij geïntegreerde wifi en een ingebouwde batterij kan een gebruiker van de ScanSnap iX100 documenten direct naar een mobiel device of computer sturen. Dat hoeft niet langer via digitale folders of andere apparaten. Het enige wat je moet doen is Scan-to-Mobile kiezen in het menu.
