Elektronische facturatie als toemaatje bij automatisering
Renta is de Belgische beroepsfederatie van voertuigenverhuurders die 23 leasingbedrijven en de kortetermijnverhuurders vertegenwoordigt. De leasingbedrijven voeren samen ongeveer 300.000 langetermijnverhuringen uit. Dat resulteert in 4 miljoen acties per jaar voor reparatie, onderhoud en banden (ROB). Het online goedkeuringsplatform van Renta automatiseert nu de administratieve kant hiervan, tot en met elektronische facturatie.
Als beroepsfederatie zag Renta bij zijn leden dat de ROB-afhandelingen telkens opnieuw voor moeilijkheden zorgden. “Onze eerste bezorgdheid was hoe we die stroom van administratie onder controle konden krijgen. Daarom ontplooiden we een platform waar alle ROB-acties gecoördineerd worden. Vanaf 2007 werd in samenwerking met Unifiedpost elektronische facturatie met dit platform geïntegreerd. De oplossing werd volledig gevalideerd door Deloitte,” vertelt Henri Jeandarme, projectverantwoordelijke van Renta. Unifiedpost is een bedrijf dat via een geautomatiseerd communicatiesysteem inkomende en uitgaande documentstromen beheert, aan elektronische archivering doet en elektronische facturatie verzorgt. De kost van het totale ROB-project bedroeg 3 miljoen euro, gefinancierd door Renta, maar betaald door de initiatiefnemende leasingbedrijven.
Gebruiksgemak
Via het ROB-platform vragen sinds een jaar meer dan 2900 garagisten en bandencentrales op een geautomatiseerde manier toelating aan de bevoegde leasingmaatschappij voor een onderhoud of herstelling. Het informaticasysteem herkent de auto aan de hand van zijn chassisnummer en nummerplaat en meteen krijgt de garagist een bestelbon met akkoordnummer voor een bepaalde handeling. “Vanaf dat moment is die handeling ook helemaal gewaarborgd voor de leverancier, ook als blijkt dat er net iets meer kosten aan de auto waren doordat bijvoorbeeld nog bijkomend een zekering vervangen werd,” zegt Henri Jeandarme, verantwoordelijk voor ROB België bij Renta. Het voordeel van dit systeem is heel veel tijdswinst, minder fouten en een boel minder kosten.
Elektronisch factureren
Samen met Unifiedpost werd vervolgens in werkgroepen, waar de verschillende leasingmaatschappijen in zetelden, overlegd om de elektronische facturatietoepassing op punt te krijgen. “Best wel een unieke situatie: harde concurrenten die samenwerken aan een gezamenlijke oplossing. Daar hebben wij als Renta sterk over gewaakt.”
Het ROB-systeem stuurt de elektronische bestelbon in een datastream naar het communicatieplatform van Unifiedpost. Via speciale software kunnen garagisten vervolgens de bestelbon aanvullen met hun persoonlijke facturatiegegevens. Daarna maakt Unifiedpost de factuur aan en de garagist keurt die vervolgens goed, zoals wettelijk ook vereist wordt. Vervolgens verstuurt Unifiedpost de factuur naar het juiste leasingbedrijf. De leasingbedrijven ontvangen van Unifiedpost een gegevensbestand op basis waarvan ze de betalingsprocedure in gang kunnen zetten. Vijf van de zes initiatiefnemende leasingmaatschappij gebruiken Isabels IBS5-software voor elektronische facturatie. Om gebruiksvriendelijke redenen wordt meteen een pdf meegeleverd en ook gearchiveerd volgens de wettelijke voorschriften. De garagisten en bandencentrales kunnen hun facturen altijd online raadplegen.
Foutloos parcours
“Tussen de leasingbedrijven en hun leveranciers zijn betalingstermijnen afgesproken. Voor de garagisten betekent dit een enorm voordeel. Wij verwittigen de garages of bandencentrales zelfs automatisch wanneer een factuur achterblijft. Het is vrij evident dat de boekhouders van deze bedrijven hier ook bijzonder gelukkig mee zijn,” zegt Henri Jeandarme. De leveranciers zouden nu, via analyses van Renta over elektronische facturatie, ongeveer 9 euro per factuur uitsparen. Meteen zijn ze ook verlost van de wettelijke archivering gedurende tien jaar.”
Ook de voordelen voor de leasingmaatschappijen zijn duidelijk. Ze moeten de facturen niet langer manueel goedkeuren en een automatische integratie met de betaaltoepassing maakt de facturatie vervolgens zo goed als foutloos. Ook de verzend- en papierkosten vallen weg. Onderzoek wijst uit dat in het verleden 14% van de facturatie fout liep, meestal doordat de afspraken mondeling gebeurden en omdat de omkadering van de reparatie – het leasingcontract – niet altijd even duidelijk was voor de leverancier. Het systeem maakt bijgevolg afspraken tussen de autoconstructeur en de leasingmaatschappij beter beheersbaar.
Om de gebruikers vertrouwd te maken met het systeem organiseerde Renta opleidingssessies met telkens een vijftiental personen – vooral de receptionistes – in een fictief leasebedrijf. “We begonnen met de vraag aan de cursisten wat ze verlangen van dit systeem. Dat hield ons goed op de hoogte van de verwachtingen op de werkvloer. Bovendien konden de mensen dankzij de realistische leeromgeving ‘s anderendaags meteen aan de slag,” besluit Henri Jeandarme uit.
