Vlaams document-en archiefbeheer is inefficiënt
De huidige organisatie van het document- en archiefbeheer binnen de Vlaamse overheid is onvoldoende transparant en efficiënt. Dat schrijft de Vlaamse administratie in een vertrouwelijke nota aan de Vlaamse regering die uitlekte op het internet.
‘Het documentbeheer binnen de Vlaamse overheid steunt momenteel voornamelijk op geïsoleerde ad hoc-oplossingen, die meestal uitgewerkt zijn door en voor lokale medewerkers.’ De interne nota van de Vlaamse administratie schuwt geen harde woorden: het Vlaams archiefbeheer staat op dit moment zo goed als nergens. In een zestien pagina’s tellend document geeft de administratie tal van aanbevelingen aan de Vlaamse regering voor de uitbouw van een degelijk document- en archiefbeheer.
GLOBALE STRATEGIE
De uitgelekte nota schetst de bestaande problematiek en de behoeften bij de Vlaamse overheid op het vlak van document- en archiefbeheer. En die toestand is ernstig. Tot nog toe werd meestal enkel in kortetermijnoplossingen geïnvesteerd waardoor na verloop van tijd opnieuw dezelfde problemen opduiken. ‘Dit resulteert in een snel en sterk toenemend volume ongestructureerde en bijgevolg moeilijk te ontsluiten informatie’, schrijft de rapporteur van dienst.
‘De nota behandelt zowel de behoeften voor het papieren als het digitale document- en archiefbeheer’, verduidelijkt Luc Lathouwers, hoofd van het Departement Bestuurszaken van de Vlaamse overheid, in een gesprek met IT Professional, ‘Enerzijds zijn we op zoek naar nieuwe locaties voor het papieren archief, terwijl we anderzijds ook verder moeten digitaliseren.’ Maar net dat digitaal opslaan van bestanden maakt het beheer behoorlijk ingewikkeld. ‘Momenteel is dat eigenlijk niet geregeld’, geeft Lathouwers toe, die net daarom, samen met de verschillende beleidsdomeinen binnen de Vlaamse overheid, hiervoor een strategie liet uittekenen.
Maar is het anno 2007 nog wel normaal dat een overheid geen globale strategie heeft voor haar document- en archiefbeheer? ‘Het is goed dat de overheid zich alvast bewust is van het probleem’, reageert Lathouwers. Naast een reeks van vergaderingen met verantwoordelijken uit de verschillende beleidsdomeinen tracht een kernteam sinds een jaar een zicht te krijgen op deze problematiek.
Toch kan het volgens de topambtenaar zeker nog een drietal jaren duren alvorens dat toonbare resultaten oplevert. ‘Dat betekent natuurlijk niet dat er ondertussen niets gebeurt. Al zijn niet alle initiatieven uit het verleden echt van de grond gekomen.’ (Lathouwers verwijst onder meer naar het project eRegeren, waardoor ministers, kabinetsleden en bevoegde ambtenaren via een beveiligd sys teem toegang krijgen tot alle noodzakelijke documenten, red.). Deels komt dit, volgens Lathouwers, ook doordat het werken met deze systemen nog onvoldoende is ingebed op de werkvloer.
IT-consultant en voormalig voorzitter van BeLAIIM (Belgian and Luxembourgian Association for Information and Image Management) Marcel Roofthoofd is niet erg verrast over de huidige toestand van het document- en archiefbeheer binnen de Vlaamse overheid: ‘Toen ikzelf een zevental jaar geleden bij het provinciebestuur Limburg begon, botsten we daar op een gelijkaardige toestand.’ Door consequent te kiezen voor een centraal documentbeheersysteem voor het ganse provinciebestuur is men er uit die impasse geraakt, vertelt Roofthoofd: ‘Al die ad-hoc-initiatieven zijn daar uiteindelijk in opgegaan.’
Toch blijft Roofthoofd heel mild voor de huidige Vlaamse toestand: ‘Het invoeren van een DMS (Document Management System) is nu eenmaal niet eenvoudig. Je moet als overheid niet alleen een bepaalde visie uitstralen, maar die ook consequent gedurende een aantal jaren doorvoeren. Doordat er om de zoveel jaar een nieuwe regering komt, worden er wellicht andere prioriteiten gelegd. Medewerkers worden verschoven en dan wordt het al heel moeilijk om een dergelijk systeem in te voeren. Bij een provincie is dat veel minder het geval.’
OVERKOEPELEND ECMS
De nota pleit voor het gebruik van een overkoepelend Enterprise Content Management Systeem voor de Vlaamse overheid. Een totaalpakket dat naast een stimulans voor de digitale samenwerking en documentbeheer en -archivering, ook mogelijkheden biedt op vlak van web content management en data-archivering. In die zin lopen er binnen de Vlaamse overheid een aantal tests met het openbron CMS Alfresco. ‘Die resultaten zijn bijzonder goed’, bevestigt Lathouwers. Ondertussen is het pilootproject binnen de Vlaamse overheid uitgebreid van 50 naar een 1.000-tal gebruikers.
Uiteindelijk wil Lathouwers een ECMS – zoals Amplexor – centraal beschikbaar stellen voor de Vlaamse overheid, zonder dat dit weliswaar een verplichte afname wordt. Toch heeft Vlaanderen op dit moment, met Documentum, die tool eigenlijk al in handen. ‘Maar uit onze ervaring blijkt duidelijk dat zowel qua kostprijs, gebruik als fl exibiliteit in het beheer deze oplossing niet handig genoeg is’, zegt Lathouwers hierover. Hoe dan ook lijkt het vrij cruciaal, wil de archief- en documentbeheerstrategie van de Vlaamse overheid haar slaagkansen behouden, dat de verschillende beleidsdomeinen in eenzelfde systeem stappen.
HELLO WORLD!
Dat de interne nota over het Vlaams archiefbeheer uitgerekend op het internet uitlekte is tekenend voor het nonchalante documentbeheer binnen de Vlaamse administratie. De nota was een van de vele intranetdocumenten van het Strategisch Overlegforum Bestuurlijke Organisatie (SOBO), een overkoepelend overlegorgaan waarin alle Vlaamse beleidsdomeinen vertegenwoordigd zijn, die de administratie online had gegooid. (Lees ook: Vlaams departement plaatst intranet gedeeltelijk online, IT Professional nr. 21) Daarmee counterde de overheid het feit dat niet alle betrokkenen toegang hadden tot het intranet van de Vlaamse overheid. Lathouwers, die ook voorzitter is van dit overlegorgaan, gaf eerder al toe aan ons magazine dat die intranetdocumenten niet voor buitenstaanders waren bedoeld.
Desondanks was de bewuste ‘intranetsite’ nog tot begin juli – vier maanden nadat we de overheid hierover voor het eerst inlichtten – online beschikbaar. Momenteel ligt de bewuste nota bij de Inspectie van Financiën. Het is de bedoeling dat deze nog voor het zomerreces door de Vlaamse regering wordt goedgekeurd.
