Trends in IT-projecten

Wat zijn de trends in IT-projecten? Het antwoord vindt u in het Casebook van Smart Business Strategies. Een overzicht van de bevindingen.

De redactie nam 31 cases in bedrijven onder de loep. Binnen selectie gold een enorme variatie: zowel grote als kleine bedrijven, uit verschillende sectoren, stuurden ons hun getuigenissen. De projecten situeerden zich in zowat alle afdelingen, en ook de kostprijs varieert enorm. Dit bewijst dat ICT-projecten overal kunnen slagen, ongeacht de sector, de kostprijs, of de afdeling. Zowat de enige voorwaarde voor een succesvol project is een gedegen visie over hoe dit project kadert in de algemene bedrijfsvoering. Zodra aan die voorwaarde is voldaan, volgt de rest haast vanzelf. Het bewijst dat IT steeds meer als een onlosmakelijk deel van het gehele bedrijf wordt gezien. De trends die we vaststelden in de cases, zijn dan ook vaak trends die een nieuwe realiteit in bedrijven weerspiegelen.

1. Centralisatie en consolidatie

Veel bedrijven zijn op zoek naar manieren om activiteiten te centraliseren. Dit gebeurt om diverse redenen. Bij sommigeis de centralisering van de financiële activiteiten een manier om korter op de bal te kunnen spelen wanneer de cijfers zwaar afwijken van de verwachtingen. Bij andere betreft het vooral een centralisatie van het serverpark om het aantal servers sterk te kunnen terugschroeven. Hier is de centralisatie dus tegelijk een consolidatie. Bij het Wit-Gele Kruis maakt de centralisatie van de gegevens net een betere werking van de mobiele medewerkers mogelijk. Maar in een aantal gevallen is de centralisatie ook een bewuste keuze van een snel en internationaal groeiend bedrijf: met een sterke centrale controle is het eenvoudiger om snel een nieuwe bedrijfseenheid uit de grond te stampen en flexibel met de beschikbare resources om te springen zonder zich zorgen te moeten maken dat het ooit zou ontsporen.

2. Uniformiteit loont

Een niet te onderschatten voordeel van centralisatie, is dat het vaak ook leidt tot uniformiteit, zowel in het voorstellen van gegevens als in het aanpakken van projecten. Het ene bedrijf ziet in zijn eerste implementatie van zijn ERP- en PLM-software een goede blauwdruk om diezelfde software ook in nieuwe filialen snel en efficiënt draaiende te krijgen. Bij het ander bleek de uniformiteit van de geïmplementeerde software dan weer een oplossing voor de problemen die een bedrijf met zes vestigingen kan ondervinden. Bij een bedrijf als Volvo, dat samen met zijn partners naar één enkel dealersysteem op zoek ging voor alle dealers, ondervindt men de voordelen van deze aanpak ook op technisch vlak: voor nieuwe software hoeft slechts één interface geschreven te worden naar het dealersysteem, en alle dealers kunnen hiervan gebruikmaken.

Bij een bedrijf als Massive worden tientallen catalogi sinds kort op een gelijkaardige manier opgemaakt vanuit een uniform databank-gestuurd systeem. En bij Provant (Provincie Antwerpen) heeft men het aantal provinciesites teruggebracht van zeventig tot één overkoepelende site met uniforme subsites, wat niet alleen het terugvinden van informatie moet vereenvoudigen, maar op termijn ook moet leiden tot een betere profilering van het concept ‘provincie’, dat voor velen toch een vaag begrip is tussen de lokale en federale overheden in.

3. Gegevens leiden tot inzicht

Zoals we al voor de case van TVH suggereerden, biedt een centrale opslag van gegevens ook meer kansen om een beter inzicht te krijgen in deze gegevens. Maar bij vele bedrijven is dit slechts een aangenaam neveneffect van een project. Bij Electrabel bijvoorbeeld was de eerste focus de vermindering van het aantal telefoontjes, en het verbeteren van de service. Dat door de online inschrijving ook automatisch gegevens beschikbaar zijn voor analyse, was mooi meegenomen.

4. Bedrijfsmuren worden gesloopt

Vele cases in dit casebook zijn een bewijs dat de IT-infrastructuur geen belemmering meer hoeft te zijn voor het samenwerken met andere partijen. Zowel Volvo als Java Fresh illustreren dat SOA wel degelijk werkt, en voor bedrijfsoverschrijdende projecten een perfecte oplossing kan vormen. Maar ook IVB vormt hier een uitstekend voorbeeld van: in plaats van elk slachthuis gegevens te laten bezorgen aan de overheid, bezorgen ze die eerst aan een overkoepelend orgaan, dat de gegevens dan ook centraal kan bewaren voor andere doeleinden.

5. E-handel wordt realiteit, internet onvermijdelijk

Er zijn bijzonder veel internet-gebaseerde oplossingen dit jaar. Een aantal bedrijven,mikken regelrecht op een webshop. Maar ook andere vormen van e-business krijgen hun plaats in dit casebook.
E-recruitment bijvoorbeeld bij Kraft Foods, een proces dat bovendien volledig wordt uitbesteed, zorgt voor grote besparingen op de rekruteringsbudgetten en tegelijk voor een betere feedback naar de sollicitanten, wat dan weer voor een imagoverbetering zorgt. VanBreda doet voor zijn CRM-oplossing dan weer een beroep op de pure weboplossing van Salesforce.com.

6. Steeds mobieler

Ook de mobiele medewerker komt aan bod in dit overzicht, sterk geholpen door verbeterde technologieën, zoals GPRS en draadloos Ethernet (WiFi), die snellere verbindingen mogelijk maken.
De redenen voor deze projecten zijn uiteenlopend. Bij Coeman Packaging werd de pas gelanceerde ERP-software meteen ter beschikking gesteld van de buitendienstmedewerkers. Dit levert hen een tijdbesparing van één uur per dag op, meteen een goede stap naar het snel terugverdienen van de investering. Bij Europromotion zocht men met de mobiele software vooral de belasting van het administratief personeel te verlichten. Bij het Wit-Gele Kruis is enkel de verhoogde kwaliteit van de dienstverlening de drijfveer geweest voor het project.

7. Digitalisering loont

Niet elke case hoeft even spectaculair of duur te zijn. Een eenvoudig project zoals de digitalisering van de boekhouding en van de bijhorende documentenstroom bij Brantano (p. ??) kan al tot serieuze bedrijfsvoordelen leiden, door de kans op fouten te verminderen en door een betere controle op het traject van de documenten. Bij Mobistar worden de contracten voor abonnees in digitale vorm gegoten, wat het risico op fouten verminderd.
8. ROI is niet zaligmakend?

ROI (Return On Investment) heeft steeds een dubbel gevoel opgeroepen bij projectmanagers: enerzijds kan het een handig instrument zijn om een project te verantwoorden en het succes ervan duidelijk te maken. Maar het kan ook een zwaard van Damocles worden: ‘wanneer heeft uw project zich terugverdiend?’
Daarom is het goed om weten dat verschillende projecten in dit casebook van meet af aan zonder ROI-doelstellingen zijn gestart. Zoals het Heilig Hart ziekenhuis in Tienen, dat het welzijn van de patiënt vooropstelt en tegelijk ook zijn imago weet te verbeteren. Of de provincie Antwerpen, die er heel wat geld voor over heeft om zich online beter te profileren. Helaas moeten we vaststellen dat al deze projecten uit de non-profit sector komen, waar de druk van de ROI blijkbaar toch minder voelbaar is.