WebEx WebOffice

Tools om online samen te werken zijn populair. Diensten zoals HyperOffice, JotSpot en Microsoft Office Live (bèta) zijn in wezen websites die u gebruikt om bestanden en informatie te delen met collega’s. WebEx WebOffice is een van de best uitgewerkte diensten in deze categorie.

Het is gebouwd op basis van Intranets.com en uitgebreid met de mogelijkheden van WebEx Meeting Center. WebOffice biedt geen gratis webhosting, zoals Microsoft dat met sommige versies van Microsoft Office Live doet, maar bevat wel een set gebruiksvriendelijke diensten die u kunt uitbreiden met opties zoals WebEx-conferencing, Secure SSL-encryptie, en full-text zoekopdrachten van online gegevens.

De interface is rijk en toch zeer toegankelijk. U logt in op WebOffice via een webadres dat gebaseerd is op uw bedrijfsnaam, bijvoorbeeld zdnet.webexone.com. Het inlogmenu toont een lijst met pagina’s waarop u kunt inloggen, of gaat direct naar de standaard startpagina.

In de linkerkolom ziet u een kalender en een menu dat leidt naar publieke en privélijsten met contacten, taken, documenten en weblinks. De kolom bevat ook de categorie databases, waarin u zowel kant-en-klare applicaties (zoals In/Uit-postvakjes) als zelfgebouwde databases kunt vinden. Databases ondersteunen Excel-achtige formules, zodat u velden kunt gebruiken met daarin het resultaat van bewerkingen in andere velden.

Op de standaard startpagina prijken een kalender, agenda, weblinks, opiniepeilingen, een lijst met nieuwe items en een lijst met aankondigingen. U kunt hier het lokale weerbericht en andere gepersonaliseerde items aan toevoegen. Alle onderdelen zien er even elegant uit en zijn erg bruikbaar.

De taakbalken blijven boven en onder de invoervensters staan, zodat u niet hoeft te scrollen om een taak af te werken. De meeste taakbalken bevatten een Save- en Save and Add Another-knop, zodat u niet telkens opnieuw dezelfde stappen hoeft te doorlopen wanneer u bijvoorbeeld meerdere contacten wilt invoeren.

WebEx WebOffice blinkt uit door prima documentbeheer. U kunt Webfolders in Windows of WebDAV op een Mac gebruiken om documenten rechtstreeks te openen in Word of Excel, zonder dat het nodig is een browser op te starten. Veel programma’s, waaronder Microsoft Office, ondersteunen WebDAV. Wanneer u een document nodig heeft dat zich op de pc van een collega bevindt, kunt u dit openen door op een link in de browser te klikken.

WebOffice stelt u in de gelegenheid mailtjes naar afzonderlijke ontvangers of groepen te verzenden, maar bevat geen ingebouwde maillezer. Het helpmenu vertelt dat u mailboxen met bedrijfsnaam.webexone.com-adressen kunt maken, maar deze functie werkt nog niet.

De nadelen van WebOffice zijn dezelfde als die van andere online samenwerkingsdiensten. Al het verkeer loopt via internet, zodat het zelfs met een snelle verbinding trager is dan over een bedrijfsnetwerk. Om een naam in een adresboek te veranderen, moet u een pagina in de browser openen, de wijziging uploaden en dan de pagina verversen om nieuwe informatie te kunnen zien. De services missen de sneltoetsen die u gewend bent van kantoortoepassingen, zodat u veel vaker de muis of de Tab-toets dient te gebruiken. En verder moet u hopen dat de online dienst uw data goed beschermt. Er is namelijk geen manier om een lokale backup te maken.
WebEx WebOffice
Prijs: 59,95 dollar (vijf gebruikers)