Enterprise Architecture voor een geslaagde outsourcing

De IT-vakpers bericht regelmatig over grote, monolitische outsourcingprojecten. Maar we krijgen amper informatie over de vele kleinere outsourcingcontracten.Nochtans zijn het precies die kleinere overeenkomsten die het echte voordeel van outsourcing opleveren.

Zelfs al lijken ze op het eerste zicht duurder, het voordeel wordt op lange termijn duidelijk. Namelijk door meer flexibiliteit in de leercurve of in de evolutie van het bedrijfsmodel.

De dienstenleveranciers functioneren, zoals elk bedrijf, op basis van hun eigen strategie en doelstellingen. Hun handelen is vooral bepaald door hun middelen en hun beperkingen. Het bedrijf dat outsourcet moet dus een sterke controle houden op de leverancier, om te zorgen dat die de bedrijfscultuur, de belangen en de doelstellingen van de klant respecteert.

En dat vereist dat deze factoren gedetailleerd op papier worden gezet, dat de dienstenleverancier ze begrijpt en dat controle mogelijk is in de loop van het contract. Deze controle maakt het mogelijk om de relatie en de prestaties bij te sturen.

Om de verschillende leveranciers op een coherente manier te beheren, heeft het bedrijf een goed uitgebouwde organisatie nodig die zich bezig houdt met alle strategische, tactische en operationele aspecten van het informatiebeheer.

Analyses die al enkele jaren uitgevoerd worden in de outsource-wereld, tonen aan dat mislukkingen in 70 procent van de gevallen te wijten zijn aan de afwezigheid van Enterprise Architecture. Er zijn een vijftal redenen die hierbij vaak worden vernoemd.

Ten eerste: de verwachtingen van het bedrijf op middellange en lange termijn zijn slecht of niet gedefinieerd. Ten tweede, het ontbreken van communicatie tussen de verschillende spelers in het bedrijf of geen aangepaste communicatie in het licht van de outsourcing. Ook het botsen van de bedrijfscultuur met het fenomeen outsourcing of met de bedrijfscultuur van de leverancier kan voor problemen zorgen als er onvoldoende aandacht aan wordt besteed.

Daarnaast kunnen de belangen van de verschillende spelers binnen het bedrijf na verloop van tijd uiteenlopen, onderling of met die van de leverancier. Ten slotte hoort bij de vijf meest voorkomende oorzaken van mislukking ook de afwezigheid van de noodzakelijke kennis en organisatie om outsourcing bij meerdere dienstenleveranciers te beheren.

Enterprise Architecture verzekert de coherentie van het geheel van strategische, tactische en communicatieve aspecten. Het garandeert ook de samenhang tussen de talrijke aspecten verbonden aan het werken met verschillende dienstenleveranciers,
zoals de financiële kant, de sourcing-strategie, de gedragsregels en de standaarden, het portfoliobeheer, enzovoort.

Verder zorgt Enterprise Architecture voor de coherentie tussen de interne diensten van het bedrijf die te maken hebben met het beheer van de dienstenleveranciers. Enterprise Architecture dekt dus een groot deel van Managed Service Provisioning (MSP).

Het intelligent gebruik van Enterprise Architecture is van strategisch belang in het beheer van het MSP-proces. Het bepaalt de doeltreffendheid van de controle op de IT services die het bedrijf afneemt, en de snelheid waarmee een nieuwe richting kan worden gekozen als de huidige onjuist is gebleken.

Wie een dergelijk outsourcingproces voortreffelijk kan ontwikkelen, heeft ook informatiebeheer op een superieur niveau. En is in staat om als eerste veranderingen in de markt te detecteren en er voordeel uit te halen.

Dominique Scheuren is eigenaar van Bizliner.