Contentmanagement voor dummy’s
Wat is contentmanagement?
Contentmanagement, en dan vooral enterprise content management (ECM), is het beheer van alle informatie in uw organisatie. Het gaat dan in principe zowel om papieren documenten of beelden als gestructureerde data, die onder meer in databanken zitten.
Maar contentmanagement richt zich vooral op de ongestructureerde data, onder de vorm van Word-, Excel of pdf-documenten. Zowat 80 tot 90 procent van de informatie in bedrijven is ongestructureerd; een categorie die ook snel groeit.
ECM vindt u het vaakst terug in sectoren met een grote hoeveelheid ongestructureerde informatie, zoals de farmaceutische industrie of de sector van bank en verzekeringen.
Doordat contentmanagement steeds meer verweven raakt met de rest van de ICT-infrastructuur, zijn de gekendste pakketten terug te vinden bij grote namen in de IT-wereld. Denk maar aan Microsoft (met Sharepoint), Oracle (met Stellent), EMC (met Documentum) en IBM (met onder andere Filenet).
Wat is documentmanagement?
Documentmanagement is verreweg het oudste onderdeel van content management. Het is een middel om, vanaf het moment van documentcreatie, zicht te houden op de levenscyclus van het document. Door een gedegen controle over uw documenten kan de alsmaar groeiende informatiestroom in uw organisatie beheersbaar blijven.
Bij document management draait alles om het beheer, het bewaren en opzoeken van documenten binnen uw bedrijf. Dit begint al bij de selectie van de documenten in functie van hun waarde voor uw bedrijf: welke wil ik bewaren, welke zijn enkel belangrijk als bewijs van communicatie tussen partijen enzovoort. Vaak zijn documenten niet in digitaal formaat aanwezig, en moeten deze ingevoerd worden via scanning.
Wat is een enterpriseportal?
Een enterpriseportal, of portaal, is een platform voor webapplicaties, dat diverse diensten samenbrengt. Hierbij denken we bijvoorbeeld aan self-servicetoepassingen, bijvoorbeeld voor werknemers die hun eigen verlofdagen aanvragen.
Al die diensten worden dan via één webinterface vertoond. Contentmanagement staat hier niet centraal, maar het correct integreren en bereikbaar maken van enterprise content is ook voor portalen een belangrijke functie.
Sommige experts en leveranciers leggen de nadruk op dit laatste. Voor hen is een portaal gewoon een ander kanaal langs waar een bedrijf zijn informatie kan verspreiden. In die zin staat het dus gelijk met iets wat men vroeger wel eens als intranet omschreef en wat zich richt op het bundelen van informatie. Andere leggen dan weer eerder de nadruk op collaboration, toepassingen die samenwerken moeten bevorderen.
Wat is webcontentmanagement?
Webcontentmanagement is een onderdeel van ECM. Het richt zich op één bepaald aspect van contentbeheer: die via het web. Bij webcontentmanagement draait alles om het publiceren van informatie op het web, wat dan een publieke website of een intranet kan zijn.
Nadruk ligt hier vooral op communicatie, marketing of interacties met de bezoeker van de site. Dat is anders dan bij ECM waar de nadruk ligt op de processen die bij het beheer van documenten komen kijken.
Wat is digital asset-management?
Documentmanagement en webcontentmanagement zijn dan misschien wel de voornaamste onderdelen van ECM, toch zijn er nog andere vormen of deelgebieden. Een domein dat aan belang wint, is bijvoorbeeld digital asset-management. Hierbij ligt de klemtoon op het beheer van digitale multimediacontent.
Er is ook nog recordmanagement, waar de controlemaatregelen met betrekking tot de creatie en beheer van documenten centraal staan in een organisatie. Tot slot vermelden we fixed content-management. Dit is onveranderde content, waar onder meer scanning & imaging onder valt.
Hoeveel kost contentmanagement?
De kostprijs hangt heel erg af van de reikwijdte en het soort project en pakket. Er bestaan, en dan vooral voor webcontentmanagement, een resem softwarepakketten die gebaseerd zijn op open source. Die zijn in aanschaf dan vaak gratis, maar dan moet u uiteraard wel over de kennis beschikken om ze aan de praat te krijgen.
Gaat u voor een eerder alomvattend en ingrijpend ECM-project in een organisatie dan kan een contentmanagementproject, alleen al voor de software, oplopen tot enkele tien- of honderdduizenden euro’s, of zelfs meer.
