Lagere kosten dankzij ‘slimme’ multifunctionals
Resellers moeten zich niet alleen richten op het verkopen van hard- en software, maar ook op het begeleiden van hun klanten om ervoor te zorgen dat zij hun apparatuur optimaal gaan gebruiken door hen bewust te maken van alle functionaliteiten. Xerox staat klaar om de resellers daarbij te helpen.
De klant verwacht momenteel van technologieverkopers dat deze continu met innovatieve producten op de markt komen. Dit om de klant te helpen concurrerend te blijven in een toch al moeilijk zakelijk en economisch klimaat. Deze innovatieve producten moeten dan wel vallen binnen de IT-budgetten die veelal niet jaarlijks zijn gestegen en soms zelfs zijn verlaagd. Het is dan ook niet verwonderlijk dat ondernemingen zoeken naar een hoger rendement op de technologie-investeringen die zij doen en ook naar manieren om het meeste profijt te behalen uit de apparatuur waarover zij reeds beschikken op de werkplek.
Afdrukkosten en –processen worden nogal eens over het hoofd gezien, maar ondernemingen, in het bijzonder binnen de KMO, staan enorm onder druk om hun afdrukkosten te reduceren of beter te beheren. Multifunctionals (MFP’s) kunnen bijdragen tot deze kostenbewaking door een enkele afdrukoplossing te bieden voor ondernemingen en resellers moeten hun klanten dan ook bewust maken van deze optie en informeren over hoe een optimaal rendement uit deze apparaten kan worden behaald. De initiële kosten van een MFP zijn lager dan van meerdere apparaten met elk maar één functie (printers, kopieermachines, faxen en scanners), terwijl ook de gebruikskosten lager zijn. Bovendien is het onderhoud van een enkel apparaat versus meerdere apparaten veel eenvoudiger, omdat minder verbruiksmaterialen hoeven te worden besteld, op voorraad moeten worden gehouden en worden bijgevuld, terwijl een enkel apparaat ook nog eens minder plaats vraagt op kantoor.
MFP’s veroveren snel terrein op kantoor thuis en op de zaak, als een optie om de productiviteit te verhogen. Deze kleine apparaten zijn verrassend veelzijdig in een gebruiksvriendelijke behuizing, terwijl de hedendaagse MFP’s ook nog eens een hoge mate van betrouwbaarheid en kwaliteit bieden. Onderzoek uitgevoerd door IDC heeft aangetoond dat kleuren-MFP’s domineren in de globale printermarkt en goed zijn voor 62% van alle verkopen, d.w.z. zo’n 16,3 miljoen units wereldwijd alleen al over het eerste kwartaal van 2009.
In het afgelopen decennium hebben verkopers zoals Xerox een enorme vooruitgang weten te boeken in de ontwikkeling van MFP’s die klanten helpen hun bedrijfsdoelstellingen te behalen, van de eenvoudige multifunctionele apparaten die kunnen scannen, afdrukken en kopiëren, tot de volledig geïntegreerde MFP’s die programmeerbaar zijn en zo kunnen worden aangepast aan de specifieke eisen van de klant. Dit laatste wordt bereikt door software toe te passen met functies zoals kostenbewaking, geautomatiseerde workflow en het direct naar specifieke locaties zoals bestandsmappen, ERP-systemen of enterprise content management, e-mail en fax-servers scannen van documenten met één druk op de knop of de mogelijkheid bieden om te werken met ID-kaarten. Deze geavanceerde multifunctionals vallen dan ook in de nieuwe categorie van de ‘Smart MFP’s’.
Als Smart MFP’s worden opgenomen in een netwerk binnen een onderneming, gaan deze belangrijke knooppunten vormen binnen het bedrijf, als het ware ‘laad- en losplatforms’ waar geavanceerde systemen alle aangeboden opdrachten simultaan verwerken, waardoor niemand bij een machine hoeft te wachten. Scan een document, verzend een fax en druk een afdrukopdracht af, op een en hetzelfde moment – een echte multi-tasking machine, in plaats van slechts een machine met meerdere functies.
U hoeft echter niet direct te investeren in een nieuwe Smart MFP voor meer productiviteit. Uit recent onderzoek is gebleken dat de gemiddelde gebruiker slechts zo’n 20 tot 30% van de beschikbare functionaliteit van een MFP gebruikt. Met andere woorden: een hedendaagse MFP beschikt over meer functionaliteit dan bekend is bij de gemiddelde gebruiker. Door bijvoorbeeld te kiezen voor dubbelzijdig i.p.v. enkelzijdig afdrukken als basisinstelling, kunt u uw papierkosten drastisch verlagen.
De vraag is dan ook hoe de KMO meer met zijn netwerk-multifunctionals kan doen en hoe de bedrijfskosten kunnen worden verlaagd. En hoe resellers de KMO’s hierbij kunnen helpen.
Het antwoord is eenvoudig: trainen, trainen, trainen. Resellers moeten zich niet alleen richten op het verkopen van hard- en software, maar ook op het begeleiden van hun klanten om ervoor te zorgen dat zij hun apparatuur optimaal gaan gebruiken door hen bewust te maken van alle functionaliteiten.
Zo beschikt de Next Generation Xerox Smart Controller over een reeks eigenschappen die speciaal zijn ontwikkeld om MFP-gebruikers meer gebruiksgemak te bieden, de productiviteit te verhogen en het milieu minder te belasten.
Dankzij het slanke ontwerp en het gereduceerde aantal aansluitingen binnen het MFP-systeem, zorgt het Smart Controller platform ervoor dat kleine en middelgrote ondernemingen meer kunnen doen met het jaarlijkse IT-budget en minder tijd kwijt is aan training, onderhoud en ondersteuning. Deze machines bieden de mogelijkheid een traditioneel handmatige papierworkflow, zoals het ontvangen en verwerken van een factuur, te automatiseren, om de snelheid te verhogen en de kans op fouten te verkleinen doordat de informatie nu binnen de organisatie kan circuleren zonder van hand tot hand te gaan. En omdat veiligheid altijd een belangrijk item is in hedendaagse kennisomgevingen, beschikt de Smart Controller tevens over softwarecomponenten die specifiek zijn ontwikkeld met het oog op de on-line connectiviteit en de extra veiligheidseisen die deze met zich meebrengt.
In het licht van de IT-budgetten die in 2010 waarschijnlijk nog verder zullen krimpen, heeft Xerox zich tot doel gesteld een investeringsbescherming te willen bieden door haar resellers in staat te stellen hun klanten apparatuur aan te bieden die uitbreidbaar en aanpasbaar is op veranderende zakelijke behoeften.
