productiefste

Technologie is niet meer weg te denken uit eender welke onderneming. Overal wordt wel gebruik gemaakt van bepaalde apps of programma’s om samen te werken. Er zijn intussen enorm veel verschillende programma’s die elk op hun eigen manier een steentje willen bijdragen aan de productiviteit in bedrijven. Hier plukken wij enkele programma’s uit deze eindeloze bloemenweide waarmee jij het productiviteitsboeket in je bedrijf kan opfleuren.


Hoe heeft technologie een impact op je business?
Ontvang elke week het zakelijk IT-nieuws rechtstreeks in je inbox!



 

Slack

 

Deze eerste app is waarschijnlijk geen onbekende, maar kan tegelijk niet ontbreken in dit lijstje. Het gaat hier over Slack. Deze app kan je zowel op je desktop als op je smartphone gebruiken, maar je installeert hem best op beide platformen voor een optimaal gebruik. Het eerste voordeel aan Slack is dat de gratis versie reeds voldoende is om een bedrijf te ondersteunen.

 

In Slack is het mogelijk om verschillende kanalen aan te maken voor specifieke doeleinden, deze kanalen kunnen bovendien privé of openbaar zijn. Zo kan elke afdeling van een bedrijf een eigen kanaal hebben waarin werknemers de zaken bespreken die voor hen belangrijk zijn. Als je een bepaald evenement organiseert, kan je ook hiervoor een afzonderlijk kanaal maken. Op deze manier kan je makkelijk ordelijke gesprekken voeren en snel de juiste informatie terugvinden. Als je een specifieke zin of uitspraak wil terugvinden, kan je trouwens ook heel makkelijk je gespreksgeschiedenis doorzoeken.

 

Verder laat Slack je toe om privé- of groepsgesprekken te voeren met elkaar. De opslagcapaciteit van de gratis versie is echter niet oneindig, waardoor oude berichten of bestanden na een bepaalde tijd zullen verdwijnen. Om dit te verhelpen, is er tot slot ook een betalende versie van het programma. Voor meer informatie kan je terecht op https://slack.com.

 

Trello

 

De tweede app is eveneens een cross-platform app zoals Slack en heet Trello, een app die je trouwens kan linken aan Slack. Ook hier is het natuurlijk handig als je de app zowel op je desktop als op je smartphone gebruikt. Trello kan vergeleken worden met een soort van to-do-lijst, maar dan voor een volledige onderneming en net iets uitgebreider. Met Trello kan je in de eerste plaats verschillende borden aanmaken die elk bedoeld zijn voor een specifiek onderwerp of project. Ook hier kan je bijvoorbeeld een bord aanmaken voor elke afdeling. Binnen elk bord kan je verschillende kolommen aanmaken, zoals “to do”, “bezig” en “klaar”, wat doet denken aan het Japanse Kanban-systeem.

 

Binnen elke kolom kan je vervolgens kaarten toevoegen met daarop taken en omschrijvingen. Aan die kaarten kan je vervolgens nog een categorie toewijzen en (dat vooral) een persoon. Zo krijgt ook delegeren een micromanagement een plaats binnen Trello. Die persoon krijgt bovendien een melding wanneer hij/zij toegewezen wordt aan een bepaalde kaart.

 

Binnen kaarten kan je daarnaast opmerkingen plaatsen en bijlagen tot 10 megabyte toevoegen.  Dit is echter slechts het basisprincipe van Trello, want je kan bijvoorbeeld ook herhalende taken toevoegen die dagelijks, wekelijks, op bepaalde weekdagen… moeten gebeuren. Als dit alles een beetje vaag lijkt, ga dan zeker naar https://www.trello.com om te bekijken wat deze app voor jouw onderneming kan betekenen. Tot slot is de gratis versie van Trello reeds zeer uitgebreid, maar als dat niet genoeg is, kan je kiezen voor Trello Gold voor nog meer mogelijkheden.

 

 

Plant Nanny

 

Waar de vorige twee programma’s duidelijk gericht zijn op het boosten van productiviteit in een team, richt deze app zich op iets geheel anders. Plant Nanny zorgt er namelijk voor dat je voor, tijdens en na het werk voldoende water drinkt. Als ikzelf bijvoorbeeld mijn waterfles niet op mijn bureau zet bij het begin van de werkdag, dan gebeurt het wel eens (of iets te vaak) dat ik niet meer drink dan twee koffies. Zeker op drukke dagen kan je al eens vergeten om voldoende water te drinken, wat natuurlijk niet gezond is. Dat roept de Oude Romeinse spreuk “Een gezonde geest huist in een gezond lichaam” op.

 

productiefste
Plant Nanny, screenshot

 

Concreet is Plant Nanny een smartphoneapp die je meldingen stuurt die je eraan herinneren dat je water moet drinken. Telkens je een glas water drinkt, open je de app en geef je je plantje water. Drink je voldoende water en krijgt je plantje voldoende water, dan wordt het elke dag groter. Doe je dit niet, dan verschrompelt het uiteindelijk. Aanvankelijk kan het aantal meldingen vervelend zijn, maar dit is eigenlijk gewoon een duidelijk teken dat je niet genoeg water drinkt. Het klinkt misschien wat belachelijk, maar zeker op drukke dagen helpt Plant Nanny je om toch gehydrateerd te blijven.

 

 

Forest

 

Vanaf deze schattige plantjes maken we nu een naa(l)dloze overgang naar weelderige bossen. Plant Nanny herinnert je eraan om water te drinken om een plant in leven te houden en de smartphoneapp Forest gaat verder met die trend. Hier houd je geen plant in leven, maar probeer je een bos neer te planten door van je smartphone af te blijven. Forest laat je namelijk een tijdslimiet tussen 15 en 120 minuten instellen waarin je geen andere apps mag gebruiken. Doe je dit wel, dan sterft je boompje. Behaal je het einde van de tijdslimiet, dan mag je dit boompje toevoegen aan je bos. Bij minder leuke taakjes kan het al eens verleidelijk zijn om “snel” je smartphone even vast te nemen, maar dit helpt niet bij een goede workflow. Forest is er om deze lastigere periodes makkelijker te overbruggen.

 

Overigens focussen ook Apple ScreenTime en Google Digital Wellbeing op een overmatig smartphonegebruik, en kan het handig zijn om ook die features eens uit te testen als je last hebt van een verminderde concentratie tijdens het werk door al die appjes die continu om je aandacht vragen.

 

Sticky Notes

 

Voor de mensen die naast de digitale bossen ook graag de echte bossen in stand willen houden, is er Sticky Notes voor Windows. Dit programma is een alternatief voor Post-It-kaartjes waar sommigen graag kleine taakjes en reminders op neerpennen om ze vervolgens eender waar op te hangen. Sticky Notes brengt deze kleurrijke kaartjes naar de desktop en plakt ze op je bureaublad.

 

Typ in de zoekfunctie in de taakbalk onderaan het scherm “Sticky Notes” en de app zou moeten verschijnen. Als het eerste venster opent, kan je meteen een kaartje op je bureaublad plakken en daarop zetten wat je gewoonlijk op een Post-It zou schrijven. Als je een kaartje niet meer nodig hebt, sluit je het gewoon en je notitie zal meteen verdwijnen zonder dat je papiermand uitpuilt van de kleurrijke papiertjes.

 

 

WeTransfer

 

We sluiten af met een programma dat je wederom op je smartphone en je desktop kan gebruiken, namelijk WeTransfer. Afhankelijk van wat je in de bijlage van je e-mail uploadt, kan je de melding krijgen dat het bestand (of de bestanden) te groot zijn. Mailprogramma’s hebben namelijk een maximum aantal megabytes dat je kan toevoegen in de bijlage. Bij Outlook is dit bijvoorbeeld 20 megabyte. Maar een paar scherpe foto’s of een degelijke filmpjes kunnen al snel groter zijn dan dat.

 

Voor dergelijke bestanden kan dus je WeTransfer gebruiken. Download de app of surf naar http://wetransfer.com en het uploaden kan beginnen. In de gratis versie kan je tot 2 GB aan bestanden tegelijk uploaden. Je kan deze bestanden vervolgens meteen via mail versturen of gebruik maken van een deelbare link. Daarnaast zijn de bestanden een week lang te downloaden, waarna ze van de server verdwijnen en je ze opnieuw moet uploaden als de ontvanger ze nog niet heeft gedownload. Wil je tot slot meer bestanden uploaden en ze langer beschikbaar maken voor de ontvanger, kan je ook hier opteren voor de betalende versie.