Basware is een bedrijf dat zich specialiseert in softwaretechnologie. Het is oorspronkelijk begonnen als Fins bedrijf, maar breidde zich al snel uit naar Scandinavië en Noord-Europa. Vandaag mag Basware zich een internationaal bedrijf noemen: ze bedienen klanten in meer dan 100 landen, waaronder de VS en Australië. Ik had de eer om aan tafel te zitten met Niclas Rosenlew, de CFO van Basware. Hij vertelde me meer over het reilen en zeilen van zijn bedrijf.


Hoe heeft technologie een impact op je business?
Ontvang elke week het zakelijk IT-nieuws rechtstreeks in je inbox!



 

De aankoophiërarchie van een bedrijf: bureaucratie en rompslomp

 

De voornaamste klanten van Basware zijn over het algemeen grote internationale bedrijven die in verschillende landen actief zijn. Basware staat die klanten bij met e-invoing en purchase-to-payoplossingen. Dergelijke oplossingen zijn namelijk erg nodig in een bedrijf. Iets aankopen binnen de hiërarchische structuur van een bedrijf, is namelijk helemaal anders dan wanneer je het als individuele persoon zou kopen. Zo kan je uiteraard niet zomaar zaken aankopen, en beschikt een groot bedrijf over een zogenaamde aankoophiërarchie waar een hele flow van aankoop, toestemming, en factuurbeheer bij komt kijken. Basware optimaliseert die hele flow met speciaal daarop toegespitste software; want hoe groter het bedrijf, des te complexer het proces, en des te meer het bedrijf baat zal hebben bij een gespecialiseerde software.

 

De opkomst van analytics

 

Rosenlew heeft de digitale noden van bedrijven in de afgelopen jaren sterk zien veranderen. “Vijf jaar geleden waren elektronische facturen relatief nieuw, maar daar is nu ondertussen verandering in gekomen.” Ook de omschakeling naar meer analytics is een verandering die veel mogelijkheden met zich meebrengt. Met analytics kan je namelijk de workflow van een bedrijf analyseren om zo tot interessante conclusies te komen.

 

Rosenlew voorspelt dat bedrijven in de komende vijf jaar steeds meer gebruik zullen maken van big data, analytics en AI. “Wanneer je de gegevens van al die facturen opneemt, kom je al snel tot grote datasets. Daar kunnen analytics een grote rol spelen.”

 

De Basware-CFO is het van harte eens met de stelling dat het grote publiek niet weet wat het nodig heeft tot je het aan hen geeft. “Succesvolle bedrijven zijn de consument namelijk altijd een stapje voor. Ook met de groeiende evolutie van AI zal dat concept gaandeweg nog meer ontwikkeld worden.

 

Niclas Rosenlew, CFO Basware

 

 

Tragere Amerikaanse digitalisering

 

Op de vraag of er soms cultuurverschillen op te merken zijn binnen de aanpassingssnelheid van een bedrijf, formuleert Rosenlew niet meteen een antwoord. “Dat is gevaarlijk territorium”, lacht hij. “Ik zou zelfs durven zeggen dat bedrijven over het algemeen nog steeds redelijk conservatief zijn en niet snel nieuwe technologieën aannemen.” Hoewel er volgens Rosenlew in de laatste vijf jaar een sterke verandering van handmatig naar elektronisch heeft plaatsgevonden, is de overgrote meerderheid van de bedrijven nog steeds erg handmatig van aard.

 

P2P-pionier

 

Toch merkt Rosenlew af en toe regionale verschillen op. Zo zijn er regio’s in Europa waar bedrijven zich over het algemeen sneller digitaliseren dan in de Verenigde Staten. “Zo zijn er nog steeds plaatsen in de VS waar er met cheques betaald wordt”, lacht Rosenlew meewarig. Basware is de pionier op het gebied van e-invoicing. Een cheque is dus een anomalie voor hem.

 

Basware wil de papiertoevoer van een bedrijf sterk doen slinken, en daarmee ook de bureaucratische romplslomp uit de wereld te helpen.

 

Ook op gebied van purchase-to-payoplossingen vervult Basware een baanbrekende rol. Zo wordt een purchase-to-payoplossing beoordeeld aan de hand van criteria zoals de kredietwaardigheid van je leveranciers, de snelheid waarmee je als bedrijf een betaalaanvraag goedkeurt, en het hele goedkeuringsproces van je facturen.

 

Het menselijke aspect

 

Rosenlew benadrukt dat technologie enkel nut heeft wanneer ze in gebruik wordt genomen door mensen. Hij geeft wel toe dat digitale transformatie een langzaam proces is, en dat de meeste bedrijven ook niet weten hoeveel tijd en moeite erbij komt kijken. “De menselijk factor mag niet verwaarloosd worden. Het is belangrijk dat technologische innovaties duidelijk gecommuniceerd worden aan werknemers.” Rosenlew hoopt echter stiekem dat de Basware-sofware zo intuïtief is, dat die niet teveel training vereist bij de ingebruikname.

 

De impact van een technologie-emancipatie

 

Een andere ingrijpende verandering waar ik het met Rosenlew over had, is het feit dat vandaag de dag elke werknemer een bepaalde kennis moet hebben van IT. Dat is een groot verschil met vroeger, toen een bedrijf steevast beschikte over een afzonderlijk IT-departement, en waar andere werknemers weinig tot geen technologische kennis hadden.

 

Rosenlew vindt dat een beangstigende verandering. “Vandaag moet iedere werknemer een basiskennis IT hebben. Een boekhouder moet bijvoorbeeld nu plots beschikken over technologische kennis, wat uiteraard voor de nodige uitdagingen kan zorgen. Personen die helemaal niet zo technisch onderlegd, moeten dat plots wel worden.” Hoewel omscholing hier een oplossing kan bieden, is dat wel een impactvolle verandering.

 

De kloof tussen universiteiten en bedrijven

 

Ook de opleidingen die vandaag aan de universiteiten en hogescholen gedoceerd worden, stellen ons voor een dilemma. Aan de ene kant geven ze ons broodnodige algemene kennis en ontwikkeling mee, aan de andere kant wordt het steeds moeilijker om te voorspellen welke discipline nu relevant zal zijn binnen 20 jaar.

 

Rosenlew luistert aandachtig. Dan pikt hij in. “Dat is inderdaad een groot probleem van deze tijd. Wie vandaag de dag boekhouden studeert, zal daar altijd een stukje technologie voor nodig hebben, anders riskeer je misschien zelfs nooit werk te vinden als boekhouder.”

 

“De cyclus opleiding-werk en de relevantie tussen de twee was vroeger inderdaad veel langer”, merkt Rosenlew op. Maar wie 20 jaar geleden marketing studeerde, weet dat die niets is met zijn opleiding, tenzij hij of zij ondertussen een bijscholing in digital marketing heeft gevolgd.

 

Ook voor universiteiten op hogescholen is het moeilijk om bij te blijven met die steeds evoluerende wereld. Zo kan een postgraduaat over robotics binnen vijf jaar misschien helemaal niet meer zo relevant meer zijn. Rosenlew oppert daarom dat bedrijven nauwer samenwerken met universiteiten en hogescholen zodat die meer de vinger aan de pols kunnen houden van onze veranderende leefwereld.