Wegwijs in het doolhof van Business Software
Is een boekhoudpakket Business Software of gewoon een boekhoudpakket? Of nog vervelender: is bijvoorbeeld een boekhoudpakket “Business Intelligence”, “Business Software” of toch gewoon een standaardpakket? In dit artikel gaan wij proberen u wegwijs te maken in de chaos van termen. Uiteindelijk zal dat leiden tot meer systematische en gefundeerde IT-aankoopbeslissingen binnen je organisatie.
Klassieke Enterprise Resource Planning Software en CRM
Het onderscheid tussen Business Software en andere toepassingen kan het beste toegelicht worden met de metafoor van de ‘Waardeketen’ van Porter. De diverse soorten software worden op diverse plekken in de value chain toegepast of vormen juist één geïntegreerd systeem.
Business Software in zijn klassieke betekenis is software die toegepast wordt in alle onderdelen van de waardeketen, behalve in de ondersteunende processen. Voor de ondersteunende processen is vaak aparte software ontwikkeld zoals boekhoudpakketten. Voor de toepassingen in de primaire bedrijfsprocessen (inkoop, productie, distributie, marketing en verkoop) kan je dan ook weer 2 toepassingen onderscheiden. Voor de inkoop, productie en distributie zijn Enterprise Resource Planning-pakketten, vaak op maat, ontwikkeld. Voor de marketing, verkoop en service zijn Customer Relation Management systemen ontwikkeld. Als een grote koepel over al deze bedrijfsprocessen en software komt de ‘Business Intelligence’ of ‘Analytics’ software. Cijfers uit het verleden worden opgeteld, gesorteerd en geanalyseerd, en vormen vervolgens de basis voor operationele beslissingen.
Enterprise Resource Planning
Jarenlang was ERP voorbestemd voor grotere organisaties. Maar elk jaar verschuift de grens naar toepassingen die ook voor kleinere organisaties toegankelijk zijn. Ook kleinere KMO’s (minder dan 50 werknemers) gebruiken steeds meer ERP-oplossingen. De keuze voor een ERP-systeem hangt onder meer af van de grootte van een bedrijf. Wanneer u de voorraad snel kan inschatten door snel naar het magazijn te lopen, heeft ERP niet veel zin. Een tweede criterium is de complexiteit van de producten en bedrijfsprocessen. Een groothandel in bouwmaterialen zal meer profijt hebben van een ERP-systeem dan een VW-dealer.
België is een SAP-land. Waarmee we bedoelen dat de Duitse softwarefabrikant, zeker voor de ERP-software, hier erg goed is ingeburgerd. SAP is marktleider. Enkel Microsoft zorgt, vooral bij de kleine bedrijven voor concurrentie. Oracle volgt op afstand.
Hoeveel kost ERP en CRM?
Een ERP-project kost normaal gesproken minstens €100.000. Al kan het in sommige situaties voor €50.000. Met de nieuwere, specifiek voor de KMO voorgeconfigureerde ERP-software kan het soms nog goedkoper. De prijs kan wel enorm oplopen als u veel maatwerk wilt. Het gros van de kostprijs gaat namelijk niet naar het pakket zelf, maar naar aanpassingen en integratie met andere software. Soms ligt de implementatiekost tot vijf keer hoger dan de prijs van de software zelf. Daarom raden leveranciers aan om eerder uw processen af te stemmen op de software dan omgekeerd, aangezien die ook gebaseerd zijn op ‘best practices’. Enkel die processen die voor uw onderneming het verschil maken, zijn die extra investering waard. Eenvoudige CRM-software begint bij zo’n €200 per gebruiker. Meer typisch is €1000-€2000 per gebruiker, alles inbegrepen. Daarbij zal de dienstverlening, vooral de configuratie door leverancier of integrator, meestal evenveel kosten als de software. Voor online CRM-software zoals Oracle Sales Cloud, Salesforce.com, SAP Cloud for Sales of Microsoft CRM online betaal je een vast bedrag per maand vanaf ongeveer €30.
