ramp

Niet enkel voor grote bedrijven loont het om een business continuity plan bij de hand te hebben. Ook kmo's kunnen zo desastreuze gebeurtenissen ontmijnen. Lees hier vier tips voor een solide plan.


Hoe heeft technologie een impact op je business?
Ontvang elke week het zakelijk IT-nieuws rechtstreeks in je inbox!



 
Beeld: Silken Photography / Shutterstock.com
 
U denkt misschien dat alleen grote bedrijven voordeel halen uit een business continuity plan, maar ook kleinere ondernemingen halen er een cruciaal profijt uit.
 
Een “business continuity plan” verzamelt alle strategieën die ervoor moeten zorgen dat een bedrijf zo vlug mogelijk terug op de been is na een ramp. Dat kan het opvangen van fysieke of digitale schade zijn na een natuurlijke of menselijke ramp, maar ook het plotse uitvallen van een medewerker met specifieke skills valt hieronder. Dat laatste is een belangrijke factor in kmo’s, aangezien een klein team meer te lijden heeft bij het wegvallen van een of meer van zijn leden.
 
Hoe stelt u nu een plan op waardoor uw bedrijf ook in moeilijke omstandigheden kan blijven draaien? Met de onderstaand vier tips creëert u al een sterk kader.

1. Identificeer potentiële catastrofes en mogelijke oplossingen

Zet op een rijtje wat u specifiek kan overkomen en hoe u tijdens een dergelijke ramp kan blijven werken. Van een stroomonderbreking tot zieke werknemers of wateroverlast: schat in wat de risico’s zijn voor bepaalde rampen en bereid u er alleszins schriftelijk op voor. Plan voorzorgsmaatregelen zoals servers en back-up op afstand, telefoonlijnen die in nood kunnen gebruikt worden en alternatieve werkschema’s als het hoofdgebouw niet beschikbaar is.

2. Stel herstellingsplannen op

Wat gaat u doen als een ramp zich voltrekt? Hou zeker een statement klaar waarmee u meteen klanten kan inlichten over de status van uw bedrijf. Als er data gestolen is, laat dat dan zo snel mogelijk weten om geruchten geen kans te geven. Het bijhouden van een back-up op een andere locatie kan digitale besognes snel oplossen.

3. Identificeer contingentieteams

Breng de vaardigheden en kennis van uw medewerkers in kaart. Zo weet u wie u in geval van nood kan inzetten, mocht een bepaald persoon wegvallen. Het trainen van een back-up team behoort ook tot de mogelijkheden. Ofwel nemen een of meerdere personen dan de taken over, maar op zijn minst zou een back-up team moeten kunnen communiceren met klanten over het probleem en hoe het wordt aangepakt.

4. Stel procedures op en oefen ze

Stel duidelijke procedures op die gevolgd moeten worden als een bedrijf getroffen wordt door een catastrofe. Werknemers zouden die op voorhand door moeten kunnen nemen, en in het beste geval oefenen.
 
Een goed uitgedacht en goed gecommuniceerd business continuity plan helpt met het elimineren van kwalijke risico’s, ook voor kleine ondernemingen. Een belangrijk deel van elk plan zou het openhouden van communicatiekanalen moeten zijn met uw klanten, om ervoor te zorgen dat zij op de hoogte blijven en dat foute informatie geen kans krijgt zich te verspreiden.
 
Op 26 november organiseren Smart Business en ZDNet een gratis seminar over Business Continuity. Meer informatie en mogelijkheid tot inschrijven vindt u op www.businessmeetsit.be.