De papierberg kost geld, tijd en plaats. Vandaag zijn mobiele oplossingen volwassen genoeg om daar een mouw aan te passen. We geven u voorbeelden uit de wereld van spoorwegen, aannemers en lingerie.

Advertentie

Op 25/6 organiseert Smart Business en Business Meets IT een gratis seminar over Trends in ICT. Meer info op: www.businessmeetsit.be 

De papierberg kost geld, tijd en plaats maar lange tijd kon uw bedrijf er niet om heen. Vandaag zijn mobiele oplossingen volwassen genoeg om daar een mouw aan te passen en u veel geld te doen besparen.

Een bedrijf baseert zich nog vaak op papier. Maar dankzij de opkomst van mobiele toestellen is er vandaag een alternatief. Met de juiste mobiele strategie kan u niet alleen de administratie van uw bedrijf stroomlijnen, ook de efficiëntie van uw werknemers zal er op vooruitgaan en zelfs uw klanten zullen van de nieuwe manier van werken genieten. Mogelijk gooit de omarming van het mobiele gedachtengoed uw hele manier van werken om.

Overal papier

Sofie Verstraete, Directeur Operaties van Verstraete Enterprises, illustreert, op het Seminarie over Mobile Business dat dit blad organiseerde in de Business Meets IT-reeks, perfect hoe de stap naar mobile op de juiste manier niets dan voordelen met zich meebrengt. Verstraete houdt zich bezig met kleine aannemerswerken. Denk daarbij aan bijvoorbeeld de herstelling aan een kabelkastje van Telenet.

Voorheen vereisten dergelijke werkzaamheden tonnen papier. Opdrachten rolden binnen, installateurs maakten aantekeningen, foto’s werden bijgevoegd, specifieke werkopdrachten verzonden, rapporten kwamen terug enzoverder. Verstraete had een voltijdse werkkracht in dienst die niets anders te doen had dan zich bezig houden met het papier. Bovendien moest alles achteraf nog eens gedigitaliseerd worden.

Tablet

Bij Verstraete vermoedden ze dat er een betere oplossing bestond en die vonden ze ook. Het ganse systeem werd gedigitaliseerd en de technici gingen voortaan op pad met een tablet in de hand. De hele planning van de opdrachten zit nu in een digitaal systeem en ook de opdrachten zelf moeten niet door de printer. Technici kunnen in één oogopslag alle nodige informatie raadplegen op de tablet en zelf aantekeningen maken. Komen ze tijdens de werkzaamheden iets vreemds tegen, dan kunnen ze dat meteen fotograferen en aan het dossier toevoegen.

De werknemers in kwestie duiden aan wanneer ze aan een opdracht beginnen, wie er mee doet, welke materialen er worden gebruikt en welke er gerecupereerd worden. Zelfs het gebruik van voertuigen loggen de technici in het systeem. Het resultaat: de technici krijgen nauwkeurigere informatie, Verstraete heeft een beter zicht op wat er gebeurd, facturering is sneller en transparanter en de papierberg verdwijnt.

Natuurlijk brengt zo’n digitalisering kosten met zich mee: de technici hebben ruggedized-tablets nodig die tegen een stootje kunnen en ook de applicatie zelf moet ontwikkeld worden. Volgens Sofie Verstraete mag de kostprijs echter geen probleem vormen: de lagere papierkost en de hogere efficiëntie zorgen er voor dat de investering zichzelf terug betaald.

Spoorwegen

Verstraete Enterprises is niet het enige bedrijf dat vol lof is over de transitie naar mobiel. Tuc Rail, bekend van onder andere het Diabolo-spoortraject, stuurt zijn werknemers eveneens met mobiele toestellen op pad. Bij Tuc kozen ze er voor om iedereen een iPhone cadeau te doen. Het bedrijf koos voor de telefoon van Apple in combinatie met Mobile Iron zodat de gebruikservaring hetzelfde is voor alle gebruikers, en de veiligheid van de gegevens niet in het gedrang komt.

Via hun iPhone kunnen de werknemers aan hun gebruikelijke gegevens: mail en agenda zijn toegankelijk, net zoals een gedeelde bedrijfsmap. Bovendien zijn verschillende Excel, PDF en Word-documenten via het internet te bereiken. David Wattecamps, Manager Information Technology van het bedrijf, geeft aan dat dergelijke documenten via een mobieltje bekijken niet ideaal is, maar dat hoeft ook niet.

De technici ter plaatse krijgen dankzij hun iPhone de mogelijkheid om zaken te raadplegen die anders niet toegankelijk zouden zijn, dat het kleine schermpje daar niet helemaal voor geschikt is, doet weinig af aan het extra gebruiksgemak. Tuc is immers vaak actief op plaatsen ver van een kantoor, zodat het moeilijk en tijdrovend is om even heen en weer te rijden om extra paperassen te bemachtigen.

De knapste toepassing is echter nog in de maak: in de nabije toekomst wil Tuc het mogelijk maken om de iPhone om te toveren tot een soort Augmented Reality-venster. Zo kunnen constructeurs en klanten ter plekke rondkijken en hun iPhone in de lucht houden, om zo een 3D-weergave van het geplande eindresultaat te bekijken.

Goedkope implementatie

Ook op kantoor hebben werknemers iets aan hun telefoon: ze kunnen er onder andere vergadering in plannen, catering regelen of zalen reserveren. Tuc hoefde daarvoor zelfs geen nieuw IT-systeem uit te bouwen: het bestaande systeem, dat via de pc toegankelijk was, werd gewoon aangepast om ook te werken op een mobiel schermpje.

Om zijn werknemers aan te moedigen goed zorg te dragen voor de iPhone besloot Tuc zorgzame werknemers te belonen. Wie er in slaagt zijn toestel twee jaar intact te houden krijgt er een nieuw, en mag het oude bijhouden. De belofte van een gratis iPhone voor echtgenoot of kind deed het aantal ongevallen met bedrijfstoestellen significant dalen.

Lingerie

Niet alleen in de constructiebusiness is de stap naar mobiel een verstandige zet, zelfs in de wondere wereld van de lingerie heeft mobiel zijn voordelen. Op het seminarie vertelt Sofie Guldemont hoe de dure papieren catalogus plaats moest maken voor de iPad. Guldemont is IT Service Coördinator van Van de Velde.

Haar bedrijf spendeerde jaarlijks duizenden euro’s aan catalogi waar klanten de nieuwe lingeriesetjes in konden bekijken. Van de Velde beheert meerdere lingeriemerken waardoor vertegenwoordigers een hele koffer aan drukwerk moesten meezeulen. Door alles naar de iPad te verschuiven blijft de rug van de vertegenwoordiger gespaard, maar spaart Van de Velde zelf ook duizenden euro’s aan premium drukwerk uit.

Een vertegenwoordiger van lingerie hoeft geen techneut te zijn, maar dat was voor Van de Velde geen probleem: één keer per jaar komen alle vertegenwoordigers samen om de introductie van de nieuwe collectie bij te wonen. Op dat moment organiseerde het bedrijf meteen een infosessie waarin de iPad gezamenlijk en met hulp waar nodig werd ingesteld.

Altijd beter

Kort door de bocht tonen de praktijkverhalen van op het seminarie aan dat een overstap naar mobiel geen verschrikking hoeft te zijn. Zelfs ongeschoolde werknemers kunnen, eventueel na een training, met de juiste apps onderweg. Steevast slinkt de papierberg en gaat de efficiëntie naar boven, en steevast leidt dat, ondanks de investering in (dure) toestellen, tot een netto geldwinst voor het bedrijf.

Bovendien hoeft een juiste implementatie van mobiel in uw bedrijf niet disruptief te zijn: de rest van het bedrijf kan blijven werken zoals vroeger, alleen gaat alles dankzij de juiste smartphone of tablet vlotter.

Wie het toch over een andere boeg wil gooien kan terecht bij Maarten Verwaest en zijn (Belgisch) bedrijf Limecraft. Verwaest wil papier en de analoge manier van werken uit de filmindustrie verbannen. Het bedrijf levert een cloudoplossing aan om de verschillende stadia in het productieproces te automatiseren. Hierdoor kunnen klanten, ongeacht plaats of tijdstip, samenwerken aan dezelfde productie. En dat zonder de vaak zeer grote bestanden en informatie via Dropbox, e-mail of per koerier te moeten doorsturen.

Verwaest ontwikkelde zo een platform met niets dan voordelen, maar stuit daarbij toch op enige weerstand: papier is voor velen zo ingeburgerd dat afscheid nemen zwaar valt. Soms is vooruitkijken echter de beste keuze, zelfs al moet een bedrijf daarvoor even door de zure appel heen bijten.


Een sfeerbeeld van het Business Meets IT seminar over mobile business

Advertentie