Zijn we klaar voor een 100% elektronische facturatie?
Tegen het einde van de volgende legislatuur wil Minister van Digitale Agenda Alexander De Croo alle facturering elektronisch laten verlopen. Een nobele ambitie natuurlijk, maar wat betekent dit concreet voor de bedrijven?
Is iedereen klaar voor deze stap? Is alle software hiervoor al voorzien? En wie kan u helpen in deze transitie? Wij gingen op zoek naar antwoorden.
1. Wat is de stand van zaken?
Belgische ondernemingen hebben al een heel eind afgelegd op het vlak van elektronische facturering. Isabel, de Belgische marktleider inzake dienstverlening van internetbankieren, zag het aantal downloads van elektronische facturen via Zoomit stijgen van 11,3 miljoen in 2013 naar 12,7 miljoen in 2014.
Een stijging met ruim dertien procent. Maar dat tempo zal niet volstaan om alle facturen tegen 2017 (wanneer deze legislatuur normaliter afloopt) elektronisch te maken. Er zal dus nog een standje moeten bijgestoken worden. Vele bedrijven zijn al klaar voor de transitie of hebben de stap al gemaakt. Maar vele anderen aarzelen nog.
2. Zijn de software- en dienstenleveranciers rond e-facturatie nog niet klaar?
Eigenlijk wel. De meeste gekende namen in financiële software en software voor bedrijfsbeheer hebben de courante standaarden en protocols al omarmd. Een standaard als UBL (Universal Business Language) 2.0 en het hierop gebaseerde platform e-FFF wordt door de meeste toonaangevende softwareleveranciers ondersteund, en is ook door de Belgische overheid ingezet voor hun eigen Mercurius-platform.
Leveranciers zoals Exact, Unit4, Sage en Winbooks voorzien ook de nodige mogelijkheden om bedrijven te laten kiezen hoe ze facturen verzend en ontvangen: papier, digitaal, elektronisch of een combinatie van dit alles.
3. Wat ontbreekt er nog om de stap te zetten?
Ondanks de opmars van bovenstaande standaarden, blijven er nog onduidelijkheden. Zo zien we naast deze standaarden en protocols ook bijvoorbeeld het Pan-European Public Procurement Online, een ander beveiligd elektronisch uitwisselingsplatform, specifiek gericht naar overheidsaanbestedingen.
Dit is nog niet helemaal compatibel met bijvoorbeeld e-FFF, al verwacht Sage – dat in de werkgroepen voor beide zetelt – beterschap, aldus Paul Simons, Strategy Director: "Het doel is om het e-fff-protocol en het Peppol-uitwisselingsplatform op elkaar af te stemmen en zo een eenduidige en veilige standaard voor e-facturatie vast te leggen in België. Vermoedelijk kunnen tegen september de eerste resultaten voorgelegd worden." Maar intussen zijn we natuurlijk weer een half jaar dichter bij de deadline.
"Er is ook nood aan verdere verduidelijking van de regels", meent onder meer Christian Luyten, manager van het customer engagement team van Isabel. "Wat kan u verwachten bij een BTW controle? Wat zijn de “best practices”? Duidelijke en transparante communicatie door de betrokken diensten kunnen hier het verschil maken."
"De overheid heeft hier ook een belangrijke rol te spelen", oordeelt Jan Lamaire; business managers cloud solutions bij Exact, "als informatiekanaal maar ook als voorbeeldfunctie."
Sinds 2014 heeft de Belgische overheid het platform voor e-facturatie Mercurius in gebruik genomen, een gecentraliseerd platform voor e-facturatie, met links naar alle ERP-pakketten die door de diverse overheidsdiensten worden gebruikt. Dienstenleverancier Basware en hun klant Electrabel mochten hierbij de spits afbijten in juli 2014.
Ook van het motiveren van bedrijven om de stap naar e-facturatie te zetten zou de overheid wel wat meer werk mogen maken, oordelen de meesten. Dat kan door te wijzen op de vele voordelen.
4. Wat zijn die voordelen?
Naast de minder tastbare voordelen zoals voorrang bij bepaalde klanten als voorkeursleverancier, een innovatief imago en andere positieve gevolgen, kunnen de volgende concrete argumenten pro e-facturatie worden genoemd:
a. Minder fouten. Aangezien data slechts eenmaal moeten worden ingevuld, is de kans op fouten bij het overschrijven of herinvoeren veel kleiner.
b. Veiliger. Elektronisch versturen en ontvangen biedt u meer controle op het verzendingstraject. Dat is nog geen garantie dat gegevens niet kunnen worden onderschept, maar als u dan de facturen ook nog encrypteert, is de kans op misbruik wel erg klein.
c. Sneller en goedkoper versturen en ontvangen. U hoeft facturen niet meer af te drukken of per post te versturen. Dat spaart heel wat tijd én administratieve- en transportkosten.
Ook bij het verwerken van binnenkomende facturen: wanneer die elektronisch in het systeem belanden en met de juiste referentie worden verwerkt, zodat u ze niet langer handmatig hoeft te verwerken.
d. Elektronische opslag. Elektronische facturen worden natuurlijk ook elektronisch opgeslagen. Dat scheelt in papier, opslagruimte, archiveringskosten en in toegankelijkheid: met de juiste archiveringssoftware is het terug oproepen en controleren van een factuur in een fractie van een seconde gebeurd.
