In de wolk(en) met uw software?

Softwarelicenties en KMO"s, het is niet altijd een geslaagde combinatie. De komst van de cloud en het bijhorende pay-per-use model lijkt dan de ideale oplossing. Maar is iedereen even bereid om zijn gegevens en toepassingen ergens "in de wolken" te plaatsen? Of zijn er nog alternatieven?

1. Pro cloud

In vele opzichten lijkt de cloud wel voor de KMO gemaakt. De traditionele bezwaren tegen grote softwarepakketten lijken in één klap van tafel geveegd. In de plaats daarvan biedt de cloud een model waar KMO"s alleen maar blij mee kunnen zijn. Althans als we enkel op de voordelen afgaan.

En die voordelen zijn er, best veel zelfs. Ten eerste is er het voor de hand liggende argument dat u enkel betaalt voor wat u gebruikt. Geen hoge instapkosten meer, en geen minimum van tien of meer licenties voor een pakket dat maar door één of twee personen wordt gebruikt. Dat voordeel heeft nog twee aangename neveneffecten.

Eén: u kunt uw software laten groeien en krimpen met uw bedrijf. Zo wordt software nooit een hinderpaal bij de groei of een extra last in slechtere omstandigheden.

Twee: als u software enkel in abonnementsvorm afneemt, hoeft u zich ook geen zorgen te maken dat u software gebruikt waarvoor u geen licentie (meer) hebt. Gedaan dus de kans dat u een onaangenaam bezoek van BSA (Business Software Alliance) krijgt, met een gepeperde rekening voor onbetaald softwaregebruik er bovenop.

Daarnaast valt ook de behoefte aan voldoende hardware en personeel voor beheer en onderhoud weg. Als de software op servers van derden draait, hoeft u zelf niet te investeren in infrastructuur of het juiste evenwicht zoeken tussen de kost van de hardware en de kost van gemiste kansen als uw software uw ambitieuze plannen niet kan volgen.

2. Contra cloud

Toch is het niet allemaal rozengeur en maneschijn in de cloud. Het gebruik van de cloud ontstaat bij vele KMO"s immers niet in de IT-afdeling maar bij een ondernemende sales of andere manager, die geen zin meer heeft te wachten tot iemand de tijd vindt om bijvoorbeeld een CRM-softwarepakket te installeren.

Dan gaan ze zelf op zoek naar in de cloud verkrijgbare oplossingen. Leuk voor die specifieke gebruiker natuurlijk maar voor de IT-verantwoordelijke kan dit uitdraaien op een nachtmerrie. Gedaan met de controle over en beveiliging van de gegevens. En met eenduidige klanteninformatie en dus met "single version of the truth". Wanneer het gebruik van de cloud niet centraal wordt gestuurd, is chaos meestal niet veraf.

Een ander pijnpunt van cloud software is uiteraard de manier waarop software vanuit de cloud wordt aangeboden. Zelden is er een persoonlijke relatie tussen leverancier van de software en de eindgebruiker.

Dat hoeft op zich geen probleem te zijn. Maar als er een probleem opduikt met de software, met de gegevens of in het naleven van de contractvoorwaarden, kan dit wel tot ongewenste situaties leiden. Het is nog altijd eenvoudiger om een probleem op te lossen met de leverancier om de hoek dan met een onzichtbare leverancier in het buitenland.

3. Nieuwe cloud

Gelukkig hoeft u tegenwoordig niet meer te kiezen voor het ene of het andere. Steeds meer softwareleveranciers bieden hun software aan in abonnementsmodel zowel als in aan te kopen licenties.

En ook bij de IT-partner om de hoek (die voor vele KMO"s nog steeds de plaats inneemt van een eigen IT manager) groeit het besef dat een keuze voor de cloud niet hoeft te betekenen dat hun eigen belang voor de KMO niet zal afnemen, wel integendeel.

Dit zorgt voor een nieuwe dynamiek in het cloudverhaal, waarbij de IT-partner niet meer diametraal tegenover de softwareleverancier staat als concurrent, maar beiden voordeel kunnen putten uit de samenwerking.

De reseller kan immers zelf ook gebruik maken van de infrastructuur van de leverancier of distributeur, en zich beperken tot een adviserende rol. Doordat de reseller of de klant niet hoeft te investeren in hardware, is de drempel om in een bepaalde technologie te stappen veel lager, meent Gunter Staes, Partner Channel Development Manager Cloud bij Microsoft: "de verschuiving van kapitaalinvesteringen naar operationele investering zorgt ervoor dat de KMO veel sneller technologie zal omarmen, gewoon omdat de investering vooraf wegvalt ten voordele van een betaling per gebruik."

De reseller heeft hier zelf ook voordeel bij: doordat zij de technologie als dienst factureren, kunnen zij ook een correcte prijs vragen voor hun toegevoegde waarde, zonder dat dit het prijskaartje voor de klant nodeloos hoog maakt." En de klant heeft zijn contactpunt in de onmiddellijke nabijheid, wat zijn schroom voor de cloud verder zal doen wegsmelten.

Dit is een evolutie waar iedereen doorheen moet, meent ook Paul Simon, strategy director van softwarebedrijf Sage: "Onze huidige tijdsgeest kenmerkt zich door een algemene digitale transformatie. De vraag "wel of geen cloud" moet hierin plaats maken voor de vraag "hoe groot is mijn bedrijf en wat zijn mijn behoeften op dit moment". Het antwoord op deze vraag zal bepalen hoe ver u nu al in de cloud stapt."