30 oktober 2014 14:10

Vijf stappen in uw business intelligence project

Business intelligence of analytics is de meest zakelijke van alle technologie die in uw bedrijf de ronde doet. Dat er in dit veld heel wat is geëvolueerd, leren we uit deze vijf bevindingen.

Business intelligence (BI) of analytics is de meest zakelijke van alle technologie die in uw bedrijf de ronde doet. Dat er in dit veld heel wat is geëvolueerd, leren we uit het druk bijgewoonde Business Meets IT-seminarie over BI en analytics. We noteerden deze vijf bevindingen.

Eerst even de puntjes op de i zetten. De dagelijkse activiteit van uw bedrijf wordt geregeld door transactionele systemen. Business intelligence (BI) zet een stap terug, en biedt inzicht in het geheel van die transacties. Business Intelligence stelt vooral de vraag naar het "wat": wat is er verkocht per filiaal of per regio. Analytics zoekt eerder naar oorzaken, naar het "waarom". Hoe komt het dat de productverkoop in een bepaalde maand daalt?

In praktijk worden BI en analytics regelmatig door mekaar gebruikt. Op het Business Meets IT-seminarie over deze thema’s kregen we enkele raadgevingen rond BI-projecten die voor heel veel bedrijven relevant zijn.

1. Vind de olifant

Iedereen ziet iets anders in analytics of business intelligence. De invulling en reikwijdte is vaak anders. “Het is een paraplubegrip. Het gaat om toepassingen die data analyseren om te helpen bij het nemen van betere beslissingen”, zo vat Kristof Lamont, Product Manager Energy Intelligence van Elster ICT, dat zich specialiseert in energiebeheer, het samen. De presentatie van Lamont begon dan ook met de cartoon van een olifant die door verschillende wetenschappers vanuit een ander zichtveld wordt bekeken. Afhankelijk van waar je het bekijkt, gaat het bijvoorbeeld om een muur, touw of speer. “Maar het grote overzicht, van de olifant, ziet men niet altijd. Dat is bij BI vaak ook zo.”

Het is meteen een eerste aandachtspunt waar opvallend veel sprekers op terugkwamen: ga terug naar de basis. “Wij hadden in onze organisatie tot voor enkele jaren teveel rapporteringen en teveel analyses. Bovendien gebeurde die rapportering vaak op basis van diverse bronnen met verschillende regels voor de key performance indicators of KPI’s”, aldus Larissa Kluge, specialist CRM & Analytic Marketing bij Ethias. Het dashboard was bij Ethias een van de initiatieven om de effectiviteit te verbeteren.

Wenst u analyses met meerwaarde, dan moet u knopen doorhaken over de onderliggende data en KPI’s. Dat is bij elk bedrijf het geval. “Zeven jaar geleden hadden wij een Babylonische spraakverwarring rond KPI’s”, vertelt Johan De Witte, IT-manager bij modeketen Veritas. “Daar moesten we eerst komaf mee maken.”

2. Geen BI zonder business (en IT)

BI wordt zakelijker. “Zelf praat ik de laatste tijd meer en meer met business profielen”, vertelt Dries Van Nieuwenhuyse, docent, auteur en consultant in analytics. De rol van BI in een bedrijf verandert dan ook. “Vroeger werd business intelligence vaak georganiseerd vanuit een zogenaamde BICC, een Business Intelligence Competence Center, dat vooral een technische en operationele rol had. Vandaag zie ik zo’n center meer en meer opduiken binnen de financiële afdeling”, stelt Van Nieuwenhuyse.

Ook leveranciers gaan in eerste instantie bij de zakelijke profielen aankloppen en stemmen daar ook hun verhaal op af. “Het zakelijke verhaal of zogenaamde story telling, wordt belangrijker”, weet Van Nieuwenhuyse. Dat betekent niet dat IT’ers niet meer nodig zijn. “Heel vaak wordt een toepassing verkocht en denkt men dat de IT-afdeling niet meer nodig is.

Uiteindelijk moeten managers terug naar de IT’ers en begint de miserie”, weet hij. Er zijn altijd technische aspecten waar men rekening mee moet houden. Al moeten IT’ers, volgens hem, sowieso dichter bij de business aansluiten. “We hebben vooral nood aan business analisten die de vertaalslag kunnen maken.”

3. Volg de eindgebruiker

Meer dan ooit weet de eindgebruiker wat er mogelijk is. Hij wil zijn eigen rapporten kunnen samenstellen, en liefst op zijn tablet. De recente BI-oplossing bij Belfius kwam er bijvoorbeeld op vraag van 1.300 medewerkers.

“Een transversale en mobiele BI toepassing”, vertelt Erwin Ruymaekers, BI specialist bij Belfius. “Elke sales- of acount manager krijgt wekelijks een mooi overzicht van zijn verkoopcijfers op zijn mobiel toestel, die hij met anderen en met de doelstellingen kan vergelijken.”

Het gaat hier om een totaal andere insteek dan anders binnen de financiële groep. “De bedoeling was om vrij snel een prototype te kunnen maken met een lagere ontwikkelingskost dan bij de traditionele BI-projecten. Dus geen negen maanden wachten, zoals vroeger wel eens het geval was met BI”, aldus Ruymaekers. “In dit project was onze IT-afdeling verantwoordelijk voor de datamodellen en de bouw van het prototype van het dashboard.”

Veel recente BI-oplossingen zijn niet enkel mobiel, maar ook met veel grafische elementen. En liefst van al gaat de gebruiker zelf aan de slag. “Een belangrijke trend is nog steeds die van self service BI. Technologie helpt om mensen zelfredzamer te maken”, weet Dries Van Nieuwenhuyse.

Mensen willen in een organisatie zelf hun rapporten maken, en een bedrijf en zijn IT-afdeling moet dit mogelijk maken. “Bij ons kan de gebruiker na een opleiding van twee uur een eigen dashboard opstellen”, vertelt Kristof Lamont van Elster Energy Management.

4. Uitbesteden als het kan, zelf doen als het moet

Doen bedrijven hun business intelligence zelf of besteden ze uit? Aangezien BI de kern van hun organisatie raakt, volgen ze het sowieso zo goed mogelijk op. “Onze business draait om accessoires en modeartikelen, maar nog meer om cijfers. Je moet als winkelketen zo veel mogelijk verkopen en dat met zo weinig mogelijk voorraad. Wij moeten ook zeer lang op voorhand plannen en onze voorraad inkopen”, stelt Johan De Witte Van Veritas.

Cijfers zijn hierbij cruciaal. Retailketens produceren gigantische hoeveelheden data. De grote uitdaging voor de komende jaren is, volgens De Witte, de integratie en beheersing van alle klantendata. “We hebben heel veel uitbesteed, maar onze data warehouse is onze kernactiviteit. Dat doen we zelf.” Veritas werkt in dit kader met zogenaamde clouds, of dataclusters. “Bij sommige kan men tot op detailniveau gaan, zoals op ticketniveau. Andere aggregeren dan weer alle data en leveren het overzicht, om bijvoorbeeld verkopen van winkels te vergelijken.”

5. De ene BI-oplossing is de andere niet

Ondanks dat er in BI de laatste jaren behoorlijk wat consolidatie is geweest, hebben bedrijven nog wel wat keuze inzake technologie. Heel vaak is er in software de discussie tussen ‘best of breed’ of ‘all-in one’. In het eerste geval combineert u diverse oplossingen. In het andere geval kiest voor het totaalpakket van één leverancier.

Ook op het seminarie doken beide strategieën op. Zo opteerde Ethias voor SAP voor zowel ERP als BI. Energy opteerde voor Microstrategy als BI-partij. Belfius beschikt eveneens over een SAP-oplossing binnen de organisatie en vulde die aan met een (mobiele) oplossing van Qlick.

Een bedrijf als Veritas koos bijvoorbeeld voor diverse partijen voor hun BI-project. “We gebruiken we onder meer SQL server van Microsoft. Voor rapportering gebruiken we Qlick, voor data modelling IBM, het voormalige Cognos”, aldus Johan De Witte van Veritas. “Op die manier laten we die toepassing tot zijn recht komen waar ze het best in zijn”, besluit hij.

Op 4 november 2014 organiseren Smart Business en Business Meets IT een nieuw (gratis) dubbelseminarie waarop u alles te weten komt over mobile business en het digitale kantoor. Meer info over dit seminarie en over onze populaire seminariereeks vindt u op www.businessmeetsit.be.