Q&A: Welke printer kies ik voor mijn organisatie?

Veel bedrijven moeten de oefening maken: hoe kunnen ze hun printerpark standaardiseren en beperken tot maar enkele modellen, en als het kan ook tot één fabrikant? Op zich is deze oefening niet zo moeilijk, ook al heeft doorgaans niemand echt een totaalbeeld van het printerpark.

Minstens vijf werknemers per printer of tien per multifunctional is in elk geval de regel in een open bureaulandschap. Toch is centralisatie op zich niet zaligmakend. Niet iedereen wil tientallen meters wandelen om hun afdrukken op te halen. Daarnaast is er nog een stelregel: hoe groter de printer, hoe lager de prijs per pagina, tenminste bij optimaal gebruik.

1. Kies ik sowieso voor een multifunctional?

Een printer binnen een bedrijf is steeds vaker een zogenaamde multifunctional of MFP. Zo’n multifunctional combineert de rol van printer, kopieermachine, scanner en vaak ook fax.

De brede keuze en de mogelijk interessante prijs van de MFP, en de totale kosten in het bijzonder, spelen zonder twijfel een rol. Er bestaan kleine desktopmultifunctionals met een lage instapprijs, die handig zijn voor thuiskantooromgevingen. Aan de andere kant van het spectrum zijn er grote multifunctionals die als centraal afdruksysteem gebruikt kunnen worden in een bedrijf of afdeling. Zo haalt u een hoger afdrukvolume per machine en dus een lagere prijs per afdruk, zeker wanneer u dat combineert met een standaard ingestelde recto-versofunctie.

Toch gaat het niet altijd om een MFP. Want terwijl het kopieerapparaat en de faxmachine aan belang inboeten bij het modale bedrijf, houdt de stand alone-printer wel nog redelijk stand.

2. Hoeveel kost mijn printer mij?

Er bestaan heel wat formules waarbij u door de leverancier afgerekend wordt op het aantal afgedrukte pagina"s per jaar, bijvoorbeeld 1,5 of enkele eurocent per zwart-witpagina. Het gaat hier wel nog vaak om een prijs ‘op maat van de klant’, wat vergelijken moeilijk maakt.

Toch staat de prijs onder druk, want in de markt van printerfabrikanten is er een ware prijzenoorlog bezig. Op vijf jaar tijd is de prijs voor kleurenprints met een factor 3 à 4 gedaald. Bij zwart-wit gaat het om een halvering in die periode.

De forse prijsconcurrentie is vaak misleidend. Daarom kijkt u best verder dan het prijskaartje en neemt u ook de uiteindelijke dienstverlening in overweging. Een gemiddeld kantoor betaalt voor een printer gemiddeld 150 à 200 euro per maand, in de veronderstelling dat er 2.000 à 5.000 afdrukken gebeuren op dat toestel.

3. Zijn kleurenprints nog altijd veel duurder?

Vaak wordt aangeraden om het aantal afdrukken in kleur te beperken, indien mogelijk. Bij sommige bedrijven zijn bijvoorbeeld de prints vanuit het e-mailprogramma standaard in zwart-wit. Voor bepaalde afdelingen, zoals de marketingafdeling, zijn kleurenprints natuurlijk wel een meerwaarde. Kleur is gemiddeld nog 6 à 10 keer duurder, maar fabrikanten proberen daar een mouw aan te passen. Sommigen kunnen de dekkingsgraad van kleur doen verschillen in de print, naargelang de behoefte. Andere fabrikanten zullen bijvoorbeeld afdrukken als zwart-wit aanrekenen als er te weinig kleur op de af te drukken pagina te bespeuren valt.

4. Is managed printing iets voor u?

Gangbaar model in de wereld van het printen is het zogenaamde ‘MPS’ of ‘Managed Printing Services’. Dit is het model waarbij een printer- of IT-dienstenleverancier het printerpark overneemt. Het voordeel van deze aanpak is dat uw dienstenleverancier, die in de materie gespecialiseerd is, zowat alle mogelijke maatregelen zal nemen die u anders zelf moet ontdekken en implementeren. Het gevolg voor u als bedrijf is dan dat u wel uw printinfrastructuur uit handen moet geven.

Vaak wordt gezegd dat vooral grote bedrijven baat hebben bij managed print services, omdat zij het meest kunnen besparen. Bij KMO’s gaat het om een soort van MPS light, waarbij de toestellen op afstand worden opgevolgd. Bij grote bedrijven gaat men niet alleen verder in de rapportage, maar ook in de dienstverlening zelf. Zo neemt de leverancier bijvoorbeeld ook de helpdesk en verhuis voor zijn rekening.

5. Wat is 3D-printing?

Met 3D-printing kan u zelf uw voorwerpen in 3D produceren, en dat in verschillende materialen. Alles wat u eenvoudig kan vervormen en opnieuw kan samenstellen komt ervoor in aanmerking.

Toch is 3D-printing toch nog vooral het terrein van gespecialiseerde bedrijven. De meeste traditionele printerfabrikanten kijken vaak nog de kat uit de boom. 3D-printing is nog voor een flink stuk toekomstmuziek. Binnen enkele jaren, misschien wel decennia, zullen 3D-printers sneller en stiller zijn. Bovendien zullen ze wellicht niet alleen alle mogelijke kleurencombinaties kunnen afdrukken, maar ook overweg kunnen met een heleboel verschillende materialen, variërend van plastic tot houtpulp en zelfs voedsel.