In het digitale kantoor staat de gebruiker centraal

De overgang naar het digitale kantoor is geen zuiver technologisch proces, er is ook een belangrijke rol weggelegd voor de gebruiker. Dat was de voornaamste boodschap in de presentaties tijdens het druk bijgewoonde Business Meets IT-seminarie rond dit thema, dat werd georganiseerd door Smart Business Strategies.

Het seminarie werd ingezet met een kort overzicht van de huidige stand van zaken op basis van cijfers uit het Belgian IT Report, dat door InSites Consulting werd uitgevoerd in opdracht van Smart Business Strategies. Daaruit blijkt dat Documentmanagement voor één op vijf bedrijven hoog op het prioriteitenlijstje staat in 2014.

De digitaliseringstrend brengt vanzelfsprekend een aantal belangrijke uitdagingen met zich mee. “De hoeveelheid informatie die bedrijven wereldwijd te verwerken krijgt, verdubbelt elk jaar,” vertelt Michael Ziegler, CEO van Docville.net. “Door slecht beheer van die gegevens kan uw bedrijf 20 tot 35 procent opbrengsten mislopen. Big Data is daarom een belangrijke prioriteit voor bedrijven.”

Volgens Gartner zullen er tegen 2015 wereldwijd 4,4 miljoen nieuwe jobs nodig zijn om de opmars van Big Data te ondersteunen. Maar door een tekort aan geschikte profielen op de markt zal in West-Europa slechts 31 procent van die jobs ingevuld raken. Dat zal op zijn beurt de vraag naar nieuwe producten en technologieën voor Big Data verder aanwakkeren. AIIM, de wereldwijde vakvereniging van informatieprofessionals, stelt dat 45 procent van de bedrijven van plan is om in de komende twee jaren te investeren in geautomatiseerde classificatie, enterprise-search en e-mailmanagement.

Niet puur technisch

Toch is de overgang naar het digitale kantoor volgens Koenraad Seys geen puur technisch project. Seys is ECM & Knowledge Management Consultant en put zijn kennis uit zijn ervaring als ECM-specialist bij onder meer NMBS, Atos en de Europese Commissie. Naast de keuze voor een softwarepakket dat voldoet aan uw noden, is het net zo belangrijk om uw werknemers goed te informeren en op te leiden.

“Zorg dat het verwachtingspatroon van de gebruikers niet mijlenver boven de capaciteiten van het pakket ligt en implementeer duidelijke procedures als workflow”, vertelt Seys. Hij benadrukt bovendien dat gezond verstand vaak niet overeenkomt met best practices. “Gebruikers moeten training krijgen met de software, maar er moeten ook praktische afspraken worden vastgelegd en er is opvolging nodig om alles in goede banen te leiden.”

Dat de gebruiker centraal moet staan bij de overgang naar het digitale kantoor, bleek eens te meer uit de drie praktijkverhalen die tijdens het BMIT-seminarie aan bod kwamen. Bij de Stad Gent zijn ze recent met succes gestart met digitale postverwerking. De aanleiding van het project was om de verplichte registratie en het beheer van alle post – zowel op papier als elektronisch – efficiënter te laten verlopen, en de dienstverlening te verbeteren.

“Het is belangrijk om te vertrekken vanuit uw specifieke noden, om op basis daarvan een oplossing uit te werken”, zegt Piet De Ceuleners, Project Manager bij Digipolis en verantwoordelijk voor de implementatie van de digital mailroom. Digipolis is daarom eerst gestart met een kleine piloottest, alvorens de toepassing verder uit te rollen. “Dat was belangrijk voor de acceptatie bij de gebruikers en liet toe om eerst nog aanpassingen uit te voeren op basis van die resultaten”, aldus De Ceuleners. “Gebruiksvriendelijkheid en ondersteuning bij het proces zijn cruciaal voor een succesvolle implementatie.”

Het Jessa Ziekenhuis in Hasselt zocht dan weer een oplossing om de organisatie en het verloop van hun vergaderingen efficiënter te laten verlopen, zowel op het niveau van directievergaderingen als informelere teamvergaderingen. “We kregen de vraag van de managementassistent van de CEO naar een oplossing om de wekelijkse vergaderingen van het directiecomité digitaal te ondersteunen”, vertelt Nordine Vandezande, ICT-manager van het Jessa Ziekenhuis.

Zijn IT-afdeling heeft daartoe een online applicatie ontwikkeld op basis van Alfresco en in samenwerking met A.C.A., waarmee binnen een bepaalde structuur een vergadering op een al dan niet formele manier kan worden voorbereid en gerapporteerd. Dat maakt papieren verslagen overbodig en verhoogt bovendien de efficiëntie doordat iedereen onmiddellijk toegang heeft tot de agenda en verslagen. “In een volgende versie gaan we onder meer ook een redigeerfunctie uitrollen en de applicatie op mobiele toestellen beschikbaar maken”, besluit Vandezande.

Ook voor kmo’s

Documentmanagement blijkt echter niet alleen interessant voor grote bedrijven en organisaties, zoals een stad of ziekenhuis. Ook kmo’s kunnen hun voordeel halen uit een dergelijke oplossing. Dat bewijst het familiebedrijf Van Kerckhoven nv, dat is gespecialiseerd in bank- en verzekeringsproducten. Als gevolg van de groei van de laatste jaren, zag de verzekeringsmakelaar zich genoodzaakt om te investeren in een documentbeheeroplossing. Het begon met een investering in een multifunctionele printer om het klantenbestand en alle dossiers te digitaliseren, maar al gauw moest er ook worden geïnvesteerd in documentbeheer.

Van Kerckhoven nv heeft gekozen voor een softwarepakket op maat. “Het vinden van een gespecialiseerde partner was van groot belang, want dit konden we niet alleen”, zegt zaakvoerder Wim Van Kerckhoven. Daarnaast moest het bedrijf ook zijn team klaarstomen voor de overgang. Processen moeten steeds worden bijgestuurd. "Waarom gebruiken we dit systeem? Wat is de tijdswinst? Zulke vragen moeten worden beantwoord”, concludeert Van Kerckhoven.