Vier tips om slimmer mobiel samen te werken

Wilt u het leven van uw collega’s en uzelf gemakkelijker maken, maak dan gebruik van de volgende tips om slimmer mobiel samen te werken:

1. Gebruik kalenderuitnodigingen, geen e-mails

Elk modern kalenderprogramma in Windows, OS X, iOS of Android kan een uitnodiging sturen naar eenieder van wie u het e-mailadres hebt. Gebruik dat voor uitnodigingen in plaats van e-mails, zodat anderen geen informatie meer in hun kalender moeten overtypen. Het voordeel voor u is dat u in uw kalender te zien krijgt wie de uitnodiging aanvaard heeft, zodat u niet meer door allerlei e-mails moet gaan zoeken wie al ja gezegd heeft.

2. Gebruik het locatieveld in uw kalender

Als u de locatie van een afspraak of logingegevens voor een conference call in de uitgebreide beschrijving van een afspraak hebt getypt, krijgt u die niet op het kleine schermpje van uw mobiele toestel te zien. Plaats die gegevens daarom in het locatieveld, zodat het ook in de wagen gemakkelijk te vinden is op uw smartphone.

3. Deel bestanden niet in de cloud met iedereen

Clouddiensten om bestanden te delen, zoals Dropbox en Google Drive, gebruikt u het best enkel als u zeker weet dat de persoon waarmee u een bestand deelt dezelfde dienst gebruikt — bijvoorbeeld als uw afdeling besloten heeft om allemaal van die dienst gebruik te maken. Als u daarmee een bestand deelt, deelt u immers eigenlijk een link, en wordt de ontvanger gevraagd om een account aan te maken om de link te kunnen openen. Als die persoon wel een account bij de dienst heeft, maar dan gekoppeld aan een ander e-mailadres (bijvoorbeeld privé) wordt dat heel verwarrend, zeker op een mobiel toestel.

4. Denk aan de tijdzone

Vergeet voor internationale afspraken niet de tijdzone op te geven als u uitnodigingen stuurt. Moderne kalenderprogramma’s vertalen de tijdstippen automatisch naar de juiste tijdzone, maar als u e-mailt over een afspraak moet u expliciet de tijdzone vermelden. Zoek ook op in welke tijdzone iemand zich bevindt voor u hem onverwacht belt. Ga er niet vanuit dat iemand zich in een bepaald land bevindt op basis van de landcode van zijn telefoonnummer: met VoIP en nomadische telefoonnummers kan tegenwoordig iedereen een telefoonnummer van een ander land gebruiken.

In samenwerking met InfoWorld.com.

Op dinsdag 13/3 organiseert ZDNet en Smart Business een gratis seminarie over Bring Your Own Device en Mobile Security in het teken van onze populaire Business Meets IT-seminariereeks. Meer informatie over het mobile business seminarie vindt u op de website van Business Meets IT.