Als uw softwareleverancier bij u aanklopt om te controleren of uw licenties in orde zijn, begint een proces dat tot anderhalf jaar kan duren. Hoe verloopt zo'n softwareaudit?


U kunt proberen om fouten met softwarelicenties te vermijden, u kunt zich voorbereiden, maar uiteindelijk komt er toch eens een moment dat uw softwareleverancier de licenties op zijn software wil controleren. Een softwareaudit verloopt typisch als volgt:

1. Mededeling van de softwareaudit

Uw softwareleverancier laat u weten dat hij een audit bij u wil uitvoeren om na te gaan of u in orde bent met de licenties. U krijgt te horen welke auditor dat zal doen, wat de begin- en einddatum van de audit is en de omvang. Reageer tijdig op deze communicatie.


2. Controleer de licentiedetails

U moet zich niet zomaar neerleggen bij de melding van uw leverancier dat hij een audit komt uitvoeren. Controleer eerst eens in de licenties of uw contracten met de leverancier of er wel een auditclausule in opgenomen is. Indien niet, dan is er misschien geen wettelijke basis voor een audit.

3. Voer zelf een interne audit uit

Eens u weet wat de leverancier met zijn audit allemaal gaat controleren, voert u het best zelf een gelijkaardige audit uit. Zo kunt u later niet alleen de resultaten van de externe audit controleren, maar ontdekt u hopelijk ook op tijd de redenen waarom u niet compliant bent.

4. Werk samen met de leverancier

De leverancier zal nu met u samenwerken om zijn audit uit te voeren. Elke leverancier heeft zo zijn eigen methodes, maar wees maar zeker dat ze een tool hebben om hun software op uw netwerk te ontdekken. Hopen dat de leverancier iets niet vindt is dus geen optie.

5. Onderhandel over de resultaten

Als de audit voorbij is en u niet compliant blijkt te zijn, zult u de discrepanties in orde moeten krijgen. Wees niet bang om daarover te onderhandelen en gebruik daarbij de kennis die u door uw interne audit opgedaan hebt.

In samenwerking met CIO.com.