Het is tegenwoordig normaal om je persoonlijke apparatuur als smartphones en laptops te gebruiken voor je werk. Wat gebeurt er wanneer werknemers ook zelf de te gebruiken diensten uitkiezen?


Hoe heeft technologie een impact op je business?
Ontvang elke week het zakelijk IT-nieuws rechtstreeks in je inbox!



Ga eens terug in de tijd, naar het moment dat niet ieder mens en zijn hond een smartphone had. Normale mensen hielden toen nog niet zo van computers.

De enige personen die met computers speelden waren technologen. Wanneer een technoloog de computer bekeek van iemand die zich niet met technologie bezighield, liepen de rillingen over zijn rug bij de staat van het apparaat.

Deze computer zou onvermijdelijk enkele belangrijke updates missen, per ongeluk diverse toolbars geïnstalleerd hebben voor Internet Explorer en een aantal andere misdaden begaan die een goede IT"er niet aan kan zien.

Momenteel is alles anders, nu mensen de pc achter zich hebben gelaten. Tegenwoordig spelen mensen constant met hun computers, bijvoorbeeld smartphones en tablets. Het is niet ongebruikelijk dat ze de meest ingewikkelde manieren van werken verzinnen. Ze maken een foto met hun iPhone, slaan deze op in de cloud en delen hem vervolgens via Flickr.

Amateur gedraagt zich als prof
Wat we hier zien is de opkomst van een nieuwe vorm van amateurgebruikers. Een variant waarin men veel beter geïnformeerd is en zich steeds meer begint te gedragen als professionele technologen.

Deze mensen zijn in staat op dezelfde manier technologie te ontdekken als professionals dat kunnen. Met als gevolg dat zij op dezelfde manier kunnen innoveren en ontwikkelen.

Natuurlijk hebben deze mensen geen jarenlange ervaring en weten ze niet welke stappen je moet zetten om een carrière als professional te ontwikkelen, maar ze leveren zeker een waardevolle bijdrage. Daarnaast is het zelfs een groot voordeel dat technologie niet hun vak is – daar kom ik later op terug.

Eenvoud in het post-pc-tijdperk
De reden hiervoor is dat computers steeds gebruiksvriendelijker worden. Niet langer zijn de pc"s die je naast je werkcomputer hebt ontzettend ingewikkelde apparaten die – niet erg verrassend – alleen door professionele technologen begrepen worden.

Het is tegenwoordig veel simpeler en minder eng. Software installeren is eenvoudig – app-installaties gaan nooit mis. Niemand heeft last van virussen. De dingen werken zoals het hoort. 

Daarnaast gaat de huidige generatie computers (post-pc) hand in hand met de cloud, waardoor het heel makkelijk is om informatie, data en gegevens te delen.

Post-pc is vergelijkbaar met het bouwen van lego. Voorheen leek het meer op het bouwen met hout, een handboor en de oude beitels van je opa. Iemand met de juiste kwalificaties kan daar iets prachtigs van maken, maar iedereen kan iets creëren met lego.

Top-down
De IT heeft altijd gewerkt met een top-downstructuur. De taak van de IT is het verschaffen van een infrastructuur voor de overige afdelingen binnen een bedrijf. Net als de facilitaire afdeling heeft de IT veel invloed op de onderneming. Vergelijk het met alle wc"s buiten werking stellen. De lichten gaan voor iedereen uit wanneer de IT haar taken niet op een goede manier volbrengt.

Daarom doen we de dingen langzaam en voorzichtig. “Langzaam is soepel, soepel is snel”, dat is het beste credo voor projectmanagement dat bestaat, ook al heeft het een militaire afkomst.

Wij zijn allemaal bekend met de top-downstructuur in de IT. We houden ervan om de simpele reden dat het ons controle geeft. Het staat ons toe om langzaam en soepel te opereren om vervolgens uit te voeren en goede kwaliteit af te leveren.

Maar nu vult de organisatie zich met creatieve amateurtechnologen die, zoals ik eerder al aangaf, één gigantisch voordeel hebben ten opzichte van de professionals. Zij staan veel dichter bij de gebruikers die er uiteindelijk mee aan de slag gaan en weten veel beter wat er gaande is dan de IT-afdeling. Bovendien zijn het er veel meer.

Bring you own services
Er valt hier zeker waarde te halen, door mensen toe te staan om van onderaf met oplossingen te komen. Net zoals we werknemers in staat stellen hun eigen apparatuur mee te nemen, kunnen we hen in staat stellen om zelf diensten aan te dragen.

Een voorbeeld. Een afdeling wil een e-mail sturen met een kort onderzoek naar alle klanten. Het CMS van het bedrijf staat dit wel toe, maar moet eerst een upgrade krijgen. Dat project duurt zes maanden en kost vijftigduizend euro. In plaats daarvan gaat het afdelingshoofd naar SurveyMonkey en koopt voor een paar euro met zijn creditcard een abonnement. Nog diezelfde middag verstuurt hij het onderzoek.

Als IT-expert zie je uiteraard meteen de vele problemen die deze actie tot gevolg heeft, maar blijf nog even bij de les.

Conclusie
We zien dit steeds vaker gebeuren, en we zien dat het problemen veroorzaakt. Neem bijvoorbeeld een werknemer die zijn VPN-verbinding niet aan het werk krijgt en daarom zonder toestemming overstapt op Dropbox. Op die manier kun je per ongeluk gevoelige informatie lekken. Als dat gebeurt staat niet alleen de werknemer op straat, maar krijgt het bedrijf ook een boete.

Zo was het ooit in de IT. Het is makkelijk om nieuwe mogelijkheden neer te halen met enkel problemen. Zeker wanneer het niet goed uitgevoerd wordt. En iemand die al lang in de IT meeloopt ziet het zelfstandig aanschaffen van een dienst nooit als "goed uitgevoerd".

De keuze die een onderneming moet maken is of ze vasthoudt aan de top-downstructuur (altijd duurder, maar je hebt meer controle, minder risico"s, betere strategie en het gaat langer mee) of dat ze meer input van onderuit willen met de bottom-upstructuur (in eerste instantie goedkoper, maar met meer risico"s, bepaald niet strategisch, maar het werkt vrijwel onmiddellijk).

Voor allebei valt iets te zeggen. En het volledig negeren van deze nieuwe manier is niet verstandig. De uitdaging is ermee om te leren gaan om de kwaliteit hoog te houden, de lichten aan en de bankrekening vol.