Cloud en ERP: (g)een goed idee

Een vijftal jaar geleden stond de cloud nog in zijn kinderschoenen. Menig bedrijf zag zichzelf toen nog lang niet in de cloud. Verandering vraagt tijd, zo bleek. Eerst probeerden CIO’s enkel die toepassing naar de cloud te verplaatsen die weinig risico inhielden. De meest geliefde applicatie om mee te beginnen? De mailserver. Vandaag hebben we het kantelpunt bereikt. Meer nog, we zijn het voorbij en zitten in een stroomversnelling. De eerste stappen zijn gezet, de voordelen gekend, nu bekijken CIO’s welke andere oplossingen naar de cloud kunnen. Daarbij ligt cloud ERP (enterprise resource planning) bij heel wat bedrijven op de tafel ter discussie.

Voor wie administratie en planning van cruciaal belang is, is ERP nog steeds een welgekomen hulp.  Daarmee haal je immers één centrale in huis voor een degelijk beheer en opvolging van de volledige back office, van het opmaken van offertes tot het uitvoeren en de uiteindelijke facturatie. Met andere woorden, ERP biedt organisaties al jaren een duidelijker zicht op de planning, budgettering en inventaris, zonder te moeten investeren in een al te complexe en versnipperde IT-infrastructuur, software of opleiding.

Welles-nietes spel

Wat zijn dan de voordelen van ERP in de cloud? Om te beginnen moet je voor het on premise draaien van een ERP-oplossing kunnen bogen op een degelijke, robuuste infrastructuur. Stel dat je daar de gehele werking van jouw bedrijf aan wil koppelen, zal je niet voldoende hebben aan een gewone server. Dan is het risico dat één van de processen uitvalt, immers te groot. 

Voor een kleine of middelgrote onderneming kan dit al een te zware investering zijn en dus een reden om voor de cloud te kiezen. Ga je op zoek naar een geschikte cloud partner, kies dan wel voor een partij met een sterke service level agreement en uptime garantie. Daarmee haal je weer een pak zorgen, risico en onzekerheid weg.

Daarbovenop biedt de cloud je de mogelijkheid om ook jouw ERP-oplossing te laten meegroeien met jouw bedrijf of uit te breiden met nieuwe en andere functionaliteiten. Tenslotte betaal je ook bij cloud ERP enkel voor wat je gebruikt en je komt dus niet voor verrassingen of onverwachte kosten te staan. Nog steeds aan het twijfelen over het welles-nietes verhaal? Laat me dan de redenering even omdraaien. Staat ERP niet bovenaan jouw lijstje van kritieke bedrijfsapplicaties? Waarom zou je het dan überhaupt nog lokaal draaien? 

Gevaren

Toch merk ik nog steeds dat bedrijven bij het denken aan de cloud meteen weigerachtig staan tegenover het beheer, de privacy en de beveiliging van al hun gegevens. Anderzijds blijft de integratie met de bestaande oplossingen een risico. Ik ken verhalen van bedrijven waarbij de geïnstalleerde fysieke scanners of ticket printers bijvoorbeeld moeilijk communiceerden met een virtuele omgeving. 

Dat gegeven heeft er mede voor gezorgd dat de vraag naar de hybriede cloud stijgt. Steeds meer organisaties kiezen voor ERP in de cloud omwille van de voordelen, maar houden andere IT processen – gelinkt aan hun ERP – toch intern. Denk maar aan de desktops die in veel bedrijven nog lokaal gelinkt staat aan een server, maar waarbij hun ERP pakket in een of ander datacenter draait. Vandaag is het wolkendek al lang niet meer zwart of wit. Er is een heel breed pallet aan kleurenschakeringen waartussen organisaties hun meest ideale omgeving kunnen samenstellen.