Het grote kluwen van softwarelicenties

Vooraanstaande softwarebedrijven kiezen steeds meer voor een huurformule van hun software via de cloud. Een markttrend die kan helpen met het beheer van softwarelicenties in uw bedrijf. Want dat is vaak een gigantisch kluwen.

Alleen bij Microsoft vindt u al vele honderden pagina’s over hoe u moet omgaan met uw softwarelicenties. Omdat de materie vrij complex is, zijn er toepassingen op de markt die licentiebeheer kunnen vereenvoudigen. Mogelijk biedt de cloud een uitweg. Zo kiest een softwarebedrijf als Adobe sinds kort resoluut voor een huurformule van zijn software via de cloud. Een markttrend, u kan helpen met het beheer van uw softwarelicenties.

Wazige wereld

“Software is als vampieren. Het is erg moeilijk om er van verlost te raken”, zo vertelde Michael Gregoire van het softwarebedrijf CA onlangs tijdens een vragenuurtje met journalisten. Ook al is het een aparte vergelijking, de filosofie klopt. Bedrijven hebben vaak talloze toepassingen en versies in omloop. Hoe meer besturingssystemen en applicaties een organisatie gebruikt, des te complexer licentiebeheer wordt. Grote bedrijven hebben dan ook een fulltime licentiebeheerder in dienst.

Helaas ontbreekt het aan standaarden voor licentiebeheer en bedenkt elke ontwikkelaar weer zijn eigen oplossing om u te dwingen zich te houden aan de kleine lettertjes van de ellenlange licentievoorwaarden.

Zo komt u terecht in de wazige wereld van serienummers, product keys, product activation methodes, single-user licenties, processorgevonden licenties, one-time transfer licenties, work-at-home licenties, OEM-licenties, concurrent-use licenties, licentie dongles  
en nog veel meer bijzondere varianten. Al deze licentievormen en gebruiksvarianten moeten bovendien overeenkomen met uw aankoopdienst, want voor elke licentie moet ooit een opdracht zijn geplaatst.

BYO en app stores

[related_article id=”161452″]

Ontwikkelingen als ‘Bring Your Own Device’ BYOD passen bovendien niet goed in de traditionele licentiewereld. Mag u op een meegebrachte privélaptop een Office-licentie van het bedrijf installeren als u plechtig belooft deze alleen op het werk te gebruiken? En andersom, mag u licentietechnisch op een laptop van de zaak thuis een aangeschaft videobewerkingspakket installeren en dat op het zakelijke netwerk gebruiken als het een home-licentie betreft?

App stores gooien eveneens roet in het eten. Aanschaffen van apps wordt hiermee mogelijk voor medewerkers die daarmee het interne aankoopproces omzeilen. Als bedrijf verliest u de controle over gebruikte applicaties.

Jailbreak

Organisaties doen hun best applicaties legaal te gebruiken en de kosten van elke applicatie netjes te betalen. Maar de vele licentievormen en de in totaal vele honderden bladzijden licentievoorwaarden maken het voor zowel KMO’s als voor de grote bedrijven vaak onmogelijk honderd procent legaal te werken.

Het eerste gevolg is dat bepaalde gebruikers zich, tegen de company policy in, afzetten tegen software die op de één of andere wijze fysiek wordt beperkt door licentiemechanismen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een jailbreak van iOS 6 waarna u niet langer in de app store hoeft te kopen.

License metering

Een tweede gevolg van de complexiteit is dat er honderden derde partij applicaties op de markt zijn die u kunnen ondersteunen bij het licentiebeheer. De meeste hiervan gaan als basis uit van license metering, met andere woorden: ze meten het daadwerkelijke gebruik van applicaties op systemen en het netwerk, zodat u precies weet welke applicaties door welke medewerkers op welke werkplekken worden gebruikt. De applicaties vormen meestal een Software Asset Management-module binnen een service management-pakket en hebben integratie- of koppelingsmogelijkheden met inkoopsystemen.

Een licensetool draagt zelf ook weer bij aan complexiteit en extra werk, maar zorgt uiteindelijk voor een hogere mate van compliance en kan zelfs tot kostenbesparingen leiden. Grote softwarehuizen zoals Microsoft en Adobe helpen vooral grote organisaties bij het compliant worden, door binnen het bedrijf vrijwillige audits uit te voeren. Verder bieden veel IT-consultancybedrijven ondersteuning bij licensing-problematiek.

Cloud

License management en alle daarbij behorende producten, tools en methodieken zijn gebaseerd op een traditioneel model van ‘aankoop, installatie, registratie & gebruik’. In de cloud werkt dit totaal anders. Daar is sprake van ‘aankoop & gebruik’ in het geval van apps en ‘huur & gebruik’ voor cloud-applicaties.

Applicaties hoeven niet langer te worden geïnstalleerd, waardoor de kans op illegaal gebruik bijna tot nul zakt. Registratie van applicaties is niet langer nodig. Vanuit licentiemanagement dan, vanuit een inkoopperspectief uiteraard wel. De provider van de cloud-applicatie verhuurt deze per tijds- of verbruikseenheid, per gebruiker of organisatie en heeft alle controle over het gebruik, het versiebeheer, upgrades en het blokkeren ervan als het abonnement verloopt.
Vandaag de dag vormen cloud-applicaties een extra licentievorm (huren) naast alle eerder genoemde varianten. Maar we zien nu de trend al dat lokaal geïnstalleerde applicaties minder functionaliteit krijgen, gratis worden en van reclame worden voorzien, waarbij er een koppeling met online is voor extra functionaliteit en een volwaardige versie.

Adobe

Sommige partijen draaien al het roer om. Zo stopt Adobe definitief met de verkoop van Creative Suite-pakketten en biedt voortaan alleen nog abonnementen aan van Creative Cloud, waar u per maand of jaar Photoshop en andere software voor huurt. U betaalt dan voortaan op maand- of jaarbasis voor toegang tot de producten, waarbij u zelf bepaalt welke programma’s u naar de desktop haalt, als u tenminste voor de volledige suite hebt gekozen.

U kunt ook kiezen om een enkel product te huren en Adobe heeft een teamformule in het leven geroepen, die licentiebeheer en samenwerking moet vereenvoudigen voor grotere bedrijven. Tegelijk vraagt Adobe u wel om een keer per maand contact te maken met zijn servers om te controleren of je je rekening hebt betaald. En als dat niet het geval is, kan het besluiten om je (gedeeltelijk) de toegang te ontzeggen tot het product.

Nadelen

De trend is duidelijk: op het moment dat alle applicaties het ‘aankoop & gebruik’- of het ‘huur & gebruik’- model van de cloud volgen, is een bedrijf verlost van de ingewikkelde licentieproblematiek voor alle toestellen.

Maar zover zijn we nog lang niet. Want terwijl Adobe deze week zijn losse softwareverkoop vaarwel zegt, loopt het met Microsoft met zijn Office-kantoorsuite niet zo"n vaart.  “We geloven dat software als abonnement de toekomst heeft”, aldus Clint Patterson, communicatiedirecteur bij Microsoft, al is die toekomst niet voor meteen.  “Binnen een decennium denken we dat iedereen voor een abonnement zal kiezen."

Pas op het moment dat ook back-office applicaties en servers in zijn geheel naar de cloud verhuizen en dus het voorbeeld van Adobe volgen, is ook de uitdaging qua licentiebeheer sterk vereenvoudigd. Maar zover zijn we dus nog lang niet. En bovendien zijn er ook nadelen aan het nieuwe cloud model, los van de licenties. Als u bij Adobe vroeger die (dure) Creative Suite-pakketten eenmaal had gekocht, wist u zeker dat Adobe ze niet meer van u af kon pakken. Dat is in de cloud niet meer het geval.