Zes tinten documentbeheer
Leveranciers van documentbeheer kunt u indelen in zes grote categorieën, afhankelijk van wat men met het document uitvoert. De brede waaier aan leveranciers illustreert waarom document management moeilijk onder één noemer samen te vatten valt.
1. De scanners
Deze markt bestaat goeddeels uit de leveranciers van scannerhardware. De grote meerderheid van de document management-projecten start als een digitaliseringsproject, te beginnen met het inscannen, meteen gevolgd door de correcte identificatie van het document.
Die identificatie kan zich beperken tot het bepalen van het documenttype: betreft het een factuur, een bestelling of een ander vaak voorkomend type document? Maar het kan ook verder reiken, door metadata of tags aan te brengen.
2. De delers
In deze categorie vinden we twee types software. Het eerste type documentdelers zijn pakketten die de documenten voor het hele bedrijf beschikbaar maken, enerzijds om ze te raadplegen en anderzijds om er samen aan te kunnen werken. Het tweede type documentdelers zijn softwarepakketten die de brug slaan tussen documenten en sociale netwerken, in beide richtingen.
Tot de documentendelers kunnen we ook de talloze spelers in de markt van web content management rekenen: zij halen de informatie, meestal in de vorm van documenten, uit het centraal systeem en stellen die via een webinterface ter beschikking van de buitenwereld of van het eigen personeel.
3. De stroomverwerkers
Een goede grip op de workflow van documenten is een ander vaak gehoord argument om met document management te beginnen. Ook voor dit specifiek onderdeel bestaat een ruim aanbod aan software.
4. De documentbewaarders
Hier vinden we niet alleen de software die documenten opslaat en archiveert, maar ook de pakketten die ervoor zorgen dat de integriteit van het document nooit in het gedrang komt. Security en storage op documentniveau dus.
Het zal dan ook niemand verbazen dat ook storage- en securityleveranciers zich op de markt van document management hebben gestort. Sterker nog: enkele van de beste document management-pakketten zijn in handen van storage- en securityleveranciers, zoals EMC met Documentum en IBM met Filenet.
5. De lokale spelers
Lokale spelers hebben niet alleen vaak een grondige kennis van en inzicht in de verschillende types documenten die een Belgisch bedrijf nodig kan hebben, ze weten ook meestal beter dan buitenlandse leveranciers wat de wetgeving is rond de bewaring van documenten, het gebruik van de elektronische handtekening enzovoort.
Wanneer deze kennis ook in deze lokale pakketten vervat zit, betekent dit een meerwaarde tegenover de pakketten waaraan deze lokale kennis nog ad hoc toegevoegd moet worden.
6. De alleskunners
Natuurlijk zijn er ook een aantal pakketten, zeg maar suites, die alle bovengenoemde aspecten aan bod laten komen. De vaakst gehoorde namen in deze tak zijn de hierboven reeds vermelde Documentum en Filenet. Maar ook het open source-pakket Alfresco kan aanspraak maken op de titel ‘omvattende suite’.
