Wat een IT-manager moet weten over Office 365 voor thuisgebruik

Microsofts uitrol van de laatste versie van Office werd gisteren verdergezet met de lancering van Office 365 Thuisgebruik Premium en Office 2013 Thuisgebruik & Student.

Alle informatie over het Office 365 Thuisgebruik Premium-pakket vind je in onze 10 vragen over Office 365 Thuisgebruik Premium. In het kort: het Thuisgebruik Premium-pakket mag op maximaal vijf verschillende pc’s worden geïnstalleerd, en bevat Word, Excel, Outlook, OneNote, PowerPoint, Publisher en Access. Daarbovenop krijg je 20 GB extra opslag op SkyDrive, en 60 Skype-belminuten per maand. Het abonnement kost 99 euro per jaar.

[related_article id=”161452″]

In het bedrijf

Microsoft heeft ook bekendgemaakt dat Office 365 voor zakelijk gebruik wereldwijd zal worden gelanceerd op 27 februari. Maar ook Office 365 voor thuisgebruik kan al een belangrijke impact hebben op je bedrijf.

Microsoft heeft een gedurfde keuze gemaakt door software die normaal enkel in de duurdere zakelijke versies beschikbaar was, nu ook in de consumentenversie aan te bieden. Je werknemers die betalen voor een Office 365 Thuisgebruik Premium-abonnement zullen dus met Outlook toegang krijgen tot hun bedrijfsmail, en bedrijfsdatabanken kunnen raadplegen via Access.

Of je het nu wilt of niet, Office 365 voor thuisgebruik zal op een bepaald moment opduiken in je bedrijf via een consumententoestel. Je werknemers zullen het waarschijnlijk gebruiken op hun laptops en tablets, en ze zullen misschien verbinding maken met je bedrijfsnetwerk vanaf hun thuiscomputer.

Het probleem is dat de licentie van Office 365 Thuisgebruik Premium dat soort gebruik net verbiedt. Dit staat in de licentieovereenkomst:

“De software mag maar door één persoon tegelijk gebruikt worden op elke erkende computer of elk erkend toestel. De dienst/software mag niet gebruikt worden voor commerciële, non-profit, of winstgevende activiteiten.”

Hetzelfde probleem dook op bij de lancering van de Surface. In de licentieovereenkomst van Office 2013 RT is namelijk een gelijkaardig verbod terug te vinden. Het werd uiteindelijk opgelost met een aanpassing aan de voorwaarden van Microsofts Volume Licensing. Alle Office-licenties die via Volume Licensing worden aangeschaft (Office Professional Plus 2013 en Office Standard 2013), zijn nu voorzien van een commercieel gebruiksrecht voor Office Home & Student 2013 RT. Je kan ook een commerciële gebruikslicentie verkrijgen door te abonneren op één van de businessedities van Office 365.

Rode vlag

Maar voorlopig is er nog geen uitzondering voorzien in de voorwaarden van Office 365 voor thuisgebruik. Toen ik een woordvoerder van Microsoft om meer uitleg vroeg, verklaarde die het volgende:

“Als een werknemer zijn commerciële Office 365-licentie gebruikt voor persoonlijk gebruik, hangt het van het bedrijfsbeleid rond thuisgebruik af. Microsoft geeft een licentie aan het bedrijf, en die wijst dan de gebruikers aan.”

Dat zou een rode vlag moeten zijn voor elk bedrijf dat een mogelijk kostelijke licentie-audit wil vermijden. Wes Miller, Microsoft licentie-expert bij Directons on Microsoft, zegt dat elke IT-manager zich goed bewust moet zijn van de licentie van elk toestel dat toegang heeft tot het bedrijf.

Een mogelijke oplossing is volgens Miller om in te schrijven op Microsofts Software Assurance Program als onderdeel van Office Volume Licensing, en je werknemers dan naar het Home Use Program te sturen.Daar kunnen ze Office Professional Plus 2013 downloaden voor 10 euro. Licentieprobleem verholpen, al komt het met een kost.

Het andere alternatief is om in te schrijven op één van de Office 365-plannen die gericht zijn op zakelijk gebruik en eind februari beschikbaar worden.

Geen van beide alternatieven is goedkoop, maar ze beschermen je wel tegen een mogelijk negatieve uitkomst van een softwarelicentie-audit.

Eenmaal voorbij al die kopzorgen zijn er natuurlijk ook goede dingen om naar uit te kijken in Office 2013. Zo kan je Office uitbreiden met extra functies dankzij add-ins die verkocht worden via een online winkel. De mogelijkheden voor samenwerking zijn bovendien sterk verbeterd, en SkyDrive Pro biedt cloudopslag ontworpen voor beheer binnen het bedrijf.