Vier facetten van het Nieuwe Werken

We werken steeds meer op diverse plekken en op andere tijdstippen of -zones. Welke impact dit heeft voor bedrijven vertelden vier ervaringsdeskundigen op ons business meets it-seminarie over ‘Het Nieuwe Werken’. We bekijken het vanuit vier invalshoeken.

Bijna de helft van de Belgische kantoorwerkers (48%) heeft de mogelijkheid om af en toe van thuis uit te werken, zo blijkt uit een onderzoek van Smart Business Strategies bij een vierhonderdtal kantoorwerkers.

Bijna drie op tien (29%) werkt op kantoor deels op een flex desk-regime, waar voor een stuk het concept van het vaste bureau wordt verlaten. Het zijn een aantal indicaties dat het zogenaamde Nieuwe Werken aan invloed wint.

Bij het Nieuwe Werken zijn plaats en tijdstip ondergeschikt aan de uitvoering van het werk. Werknemers bepalen in principe zelf wanneer, waar en hoe ze willen. Ze hebben hierbij de mogelijkheid om zelf hun werk te organiseren en beschikken hiervoor over ongelimiteerde netwerktoegang en connectiviteit.

Tot zover de definitie. In de praktijk valt het Nieuwe Werken in te delen in een aantal aspecten. Wij selecteerden er vier, gebaseerd op vier sprekers op het recente Business Meets IT-seminarie over ‘Het Nieuwe Werken’.

1) De manager
De job van manager krijgt in het Nieuwe Werken een nieuwe invulling. “Traditioneel heeft een manager vier grote taakdomeinen. Hij zet de doelstellingen uit, organiseert, controleert en geeft feedback”, vertelt Wim Stuyck van International Training House, een vereniging van internationale trainers die zelf als virtueel team fungeert.

“Het grote verschil bij het managen op afstand, het zogenaamde distance management, is dat het aspect controle wegvalt. Of toch op z’n minst grondig verandert”, stelt Stuyck.

“Sommige managers hebben de neiging om via andere manieren te controleren. Om de bewuste medewerker bijvoorbeeld af en toe eens te telefoneren of zelfs aan GPS tracking te doen. Onwenselijk en vaak zelfs illegaal. Bovendien heeft het een nefaste invloed op de productiviteit van de bewuste werknemer. Die blijkt in de praktijk trouwens slim genoeg om de baas te slim af te zijn.”

Volgens Stuyck is het aangewezen om het inboeten van controle te compenseren met het engagement van de medewerker. “Is controle een onderdeel van het traditionele leiderschap, dan is commitment dat van het nieuwe leiderschap”, stelt hij.

“Dat impliceert dat ‘distance managers’ de resultaten moeten controleren, en niet de activiteit zelf.” Op voorhand moeten bij medewerkers doelstellingen worden vastgelegd die Stuyck aan een aantal voorwaarden onderwerpt.

Hij gebruikt hiervoor het ‘Sport’-vijfletterwoord. “Doelstellingen moeten specifiek zijn, positief, observeerbaar, resultaatsgericht en binnen een bepaalde tijd kunnen worden gerealiseerd”, vat hij samen.

2) De infrastructuur
Het Nieuwe Werken heeft impact op de IT-infrastructuur en kantoorruimte van een organisatie. En omgekeerd.
Dat was ook het geval bij Landbouwkrediet, dat een kleine 4.000 medewerkers telt in ons land. Mede door de groei en de fusie met Centea raakte het hoofdkantoor in Anderlecht al snel te klein.

“Te weinig plaats reduceerde in een nieuwe inrichting, maar tegelijk ook in een nieuwe manier van werken”, vertelt Yves Danneels, CIO bij Landbouwkrediet. “Onze future workplace speelde dus in op vraag van de business mensen in onze organisatie.”

De infrastructuur volgde en omvat een geheel van maatregelen. Satellietwerken en thuis werken werd mogelijk. “In het hoofdkantoor maakte men de evolutie naar het zogenaamde Flex Office, met nauwelijks nog vaste bureaus.

Hiervoor hebben we verdieping per verdieping heringericht”, vertelt de CIO. “Onze aanpak lag erin dat je als werknemer je werkzaamheden onafhankelijk van een vaste werkplek uitvoert en een clean desk policy hanteert.”

Bovendien gelden er binnen de organisatie een aantal richtlijnen rond de mobiele telefoon (die men overal meeneemt en desgevallend op voicemail zet of doorschakelt), de elektronische agenda en communicatie met collega’s: doorgeven indien men buiten het kantoor werkt of VoIP en follow-me technieken gebruiken.

“Daar stond dan tegenover dat werknemers konden beschikken over een betere werkomgeving en een betere ergonomische ondersteuning.”

3) De toestellen
Het Nieuwe Werken introduceert ook een nieuw arsenaal aan toestellen. Denk maar aan de nieuwe lading smartphones, zoals iPhones en Android toestellen. Maar ook de tablet pc breekt snel door in het bedrijfsleven.

Dat merken we ook bij Solvay, dat reeds een lange geschiedenis heeft met mobiele toestellen. Voor de board members en hun management rapportering werd bijvoorbeeld een iPad voorzien met een BI-toepassing van aanbieder Microstrategy.

“Voor ons is dat geen gadget, maar de toekomst”, aldus François Garang van Solvay Information Services. Bedoeling bij Solvay is om van de rapportering verder over te stappen naar de dashboard-aanpak waarbij medewerkers permanent over de nodige data beschikken.

4) De cultuur
Cruciaal bij het Nieuwe Werken is de bedrijfscultuur, benadrukt Tjeu Verheijen, die als concept & program manager rond "The Changing Workplace" het project bij Vodafone in goede banen leidde en mobiliteit voorop stelt.

“Hiermee wilden we uitstralen waar we voor staan: mobiel werken en snelheid, eenvoud en vertrouwen”, aldus Verheijen. “Met als doel dat ook onze medewerkers dat uitstralen. Want een initiatief rond het Nieuwe Werken is tegelijk een kwestie van ‘brand awareness’, ook voor de werknemers.”