Naar aanleiding van ons gratis Business Meets IT-seminarie over "Het Digitale Kantoor" brengen wij een kleine crash course over dit onderwerp. Dit is de eerste aflevering. Wat is content management? Content management, en dan vooral enterprise content management (ECM), is het beheer van alle informatie in uw organisatie. Het gaat dan in principe zowel om […]


Naar aanleiding van ons gratis Business Meets IT-seminarie over "Het Digitale Kantoor" brengen wij een kleine crash course over dit onderwerp. Dit is de eerste aflevering.

Wat is content management?

Content management, en dan vooral enterprise content management (ECM), is het beheer van alle informatie in uw organisatie. Het gaat dan in principe zowel om papieren documenten of beelden als gestructureerde data, die onder meer in databanken zitten. Maar content management richt zich vooral op de ongestructureerde data, onder de vorm van Word-, Excel of PDF-documenten. Zowat 80 à 90 procent van de content in bedrijven is ongestructureerd, een categorie die ook snel groeit.


Waar duikt het vooral op?

In principe overal, maar ECM vindt u het vaakst terug in sectoren met een grote hoeveelheid ongestructureerde informatie, zoals de farmaceutische industrie of de sector van bank en verzekeringen.

Wat is document management?

Document management is verreweg het oudste onderdeel van content management. Het is een middel om, vanaf het moment van documentcreatie, zicht te houden op de levenscyclus van een document. Door een gedegen controle over uw documenten kan de alsmaar groeiende informatiestroom in uw organisatie beheersbaar blijven.

Wat komt er kijken bij document management?

Bij document management draait alles om het beheer, het bewaren en opzoeken van documenten binnen uw bedrijf. Dit begint al bij de selectie van de documenten in functie van hun waarde voor uw bedrijf: welke wil ik bewaren, welke zijn enkel belangrijk als bewijs van communicatie tussen partijen enzovoort. Vaak zijn documenten niet in digitaal formaat aanwezig, en moeten ze ingevoerd worden via scanning.

Wat is Web content management?

Web content management is een onderdeel van ECM. Het richt zich op één bepaald aspect van contentbeheer: die via het web. Bij Web content management draait alles om het publiceren van informatie op het web, wat dan een publieke website of een intranet kan zijn. Nadruk ligt hier vooral op communicatie, marketing of interacties met de bezoeker van de site. Dat is anders dan bij ECM, waar de nadruk ligt op de processen die bij het beheer van documenten komen kijken.

Wat is digital asset management?

Document management en Web content management zijn dan misschien wel de voornaamste,er zijn nog andere vormen of deelgebieden. Een domein dat aan belang wint, is bijvoorbeeld digital asset management. Hierbij ligt de klemtoon op het beheer van digitale multimedia content. Er is ook nog record management, waar de controlemaatregelen met betrekking tot de creatie en beheer van documenten centraal staan in een organisatie.

Meer info over het Business Meets IT-seminarie van 23 oktober vindt u op: //www.businessmeetsit.be

William Visterin is B2B hoofdredacteur bij Minoc Media Services. Hij staat in voor het vakblad Smart Business en de seminar reeks Business Meets IT, waar hij ook als keynote spreker fungeert. Ook een flink deel van de zakelijke content en research (over oa cloud, datacenter, mobile, security, business software, outsourcing, telecom,…) is van zijn hand. William schrijft én spreekt over IT, telecom, internet en business, en het liefst zelfs over allevier tegelijk.