Cloud zorgt voor ommekeer in gegevensopslag

Feit: ieder jaar opnieuw heeft u meer opslagcapaciteit nodig. Zelfs dubbel zoveel als wat u vandaag gebruikt. Die trend bestaat al vele jaren, en het ziet er niet naar uit dat daar snel verandering in gaat komen. Onze honger naar meer terabytes lijkt wel onstilbaar.

Toch staan we voor een grote ommekeer wat betreft digitale gegevensopslag. Die extra terabytes die u in de toekomst nodig heeft, zult u als vanouds kunnen blijven bijkopen. Bij wie u dat doet, en waar u uw data voortaan stockeert is echter minder vanzelfsprekend. Met dank aan de cloud.

Uw bestanden
De kans is groot dat u vandaag ergens in uw bedrijf een fileserver heeft staan. Dat is dan een min of meer klassieke server – met doorgaans Windows of Linux – die uw bestanden bevat en die ze vervolgens deelt over het lokale netwerk, of zelfs over het internet heen. Gecentraliseerde netwerkopslag dus, wat kan gaan van een eenvoudig en betaalbaar NAS-systeem met enkele schijven tot een uitgebreid storage area network of SAN waar ettelijke petabytes achter schuilgaan.

Het voordeel van netwerkopslag is dat u de complexiteit en de opslagbehoefte weghaalt van de gebruikers en alles volledig centraal regelt. Voor de gebruiker verandert er niet zoveel. Hij kan vanachter zijn computer aan het bestand dat hij nodig heeft, het openen en bewerken, en weer sluiten. Net zoals hij dat zou doen als het bestand op de harde schijf van zijn pc staat. Niet alleen bedrijfsdocumenten, maar ook e-mails, foto’s, en zelfs back-ups krijgen vandaag een plaatsje ergens op een centraal opslagsysteem. Misschien laat u zelfs de map ‘Mijn documenten’ automatisch back-uppen naar een centrale fileserver.

Een dergelijk opslagsysteem in eigen beheer brengt echter een hoge total cost of ownership (TCO) met zich mee. U moet een bepaalde up-time kunnen garanderen door voldoende redundantie in te bouwen (lees: dure hardware aanschaffen), de opgeslagen gegevens mogen geen malware bevatten (en dus heeft u een beveiligingsoplossing nodig), en natuurlijk ontkomt u ook met een fileserver niet aan het dagelijks maken van back-ups, want u mag er van op aan dat gebruikers weleens bestanden per ongeluk wissen.

Om nog maar te zwijgen van de vele euro"s die u aan gespecialiseerd IT-personeel en softwarelicenties uitgeeft. Maakt u maar eens de optelsom voor uw bedrijf, en bereken hoeveel u werkelijk betaalt voor uw opslag. De kans is groot dat u versteld staat bij het zien van het bedrag. Hou ook rekening met de kostprijs van calamiteiten: een harde schijf die plots de geest geeft kan een kettingreactie veroorzaken en u veel geld kosten.

Online schijf
Geen wonder dus dat meer en meer bedrijven in deze tijden hun opslagstrategie herbekijken. Want waarom investeren in dure software en hardware als u online quasi hetzelfde kunt bekomen in de vorm van een online harde schijf? Zo kunt u bij het cloudgebaseerde Google Apps for Business tot 16 terabyte aan opslagruimte bijkopen (kostprijs: 4.096 dollar per jaar). Amazons Simple Storage Service gaat nog enkele stappen verder: deze online schijf gaat tot liefst 5.000 terabyte en u betaalt bovendien enkel voor het werkelijk gebruik van de opslagruimte.

De kans is groot dat uw werknemers reeds werken met publieke clouddiensten voor het uitwisselen van bestanden. In het bijzonder Dropbox is populair omdat het lokale bestanden synchroniseert naar de cloud, en van daaruit beschikbaar maakt voor desgewenst iedereen. Maar ook meer klassieke webhostingbedrijven, waar u traditioneel domeinnamen en webruimte inkoopt, vormen zich massaal om tot aanbieders van online opslag en bijhorende clouddiensten.

Dat alles maakt dat er op dit moment behoorlijk strijd wordt geleverd om de gunst van wie met zijn opslag naar de cloud wil. Het aanbod aan cloudopslagdiensten is dan ook enorm, al moet u wel goed beseffen dat niet iedere dienst zich zomaar leent voor uw opslagbehoeften.

Zo zijn er behoorlijk wat diensten die zich enkel focussen op het stockeren van back-ups (Backblaze bijvoorbeeld), om zo een alternatief te bieden voor dure off-site back-upoplossingen. Andere diensten zijn dan weer enkel geschikt om snel bestanden te kunnen uitwisselen met derden (Wetransfer bijvoorbeeld), en kunnen dus wellicht niet dienen als vervanging voor een echte fileserver.

Nogmaals, het aanbod aan dergelijke opslagdiensten is overweldigend, met een mix van betalende en gratis producten van zowel lokale als grote internationele spelers. De enige vraag is: met welke partij durft u in zee te gaan?

Geen controle
Clouddiensten hebben de toekomst, zo lijkt het. Maar betekent dit ook dat u al uw servers meteen de deur uit moet doen om voortaan volledig te vertrouwen op de cloud voor uw IT-opslag?

Technisch gezien is dat scenario perfect uitvoerbaar, maar daarom niet wenselijk. Want niet iedereen wil gevoelige bedrijfsgegevens zomaar stockeren "ergens" op het internet op een server van commerciële Amerikaanse bedrijven als Google, Microsoft of Amazon. U weet bij dergelijke oplossingen vaak niet eens waar uw bestanden zich fysiek bevinden. Het (gedeeltelijk) uit handen geven van de controle over uw data is de eerste grote drempel die u over moet.

Een andere drempel zijn de prestaties. Wie zijn eigen applicaties reeds lokaal heeft draaien, wil de bijhorende opslag misschien ook wel lokaal houden om zo optimale prestaties te behouden. Besef daarnaast ook dat wie in de cloud wil werken, afhankelijker dan ooit is van zijn internetverbinding. De beschikbaarheid van de internetverbinding is levensbelangrijk voor de beschikbaarheid van uw data, en bovendien is een snelle lijn – zowel in download- als in uploadrichting – een absolute vereiste om vlot te kunnen werken. Al is dat in een steeds meer "connected" omgeving lang niet meer zo"n sterk argument: zonder een dataverbinding naar buiten toe vallen veel bedrijven quasi stil.

Outsourcen
Eigenlijk moet u cloudopslagdiensten zien als een vorm van outsourcen. Een externe partij bekommert zich om de onderliggende IT-infrastructuur, de updates, het onderhoud en wat nog allemaal meer. Dat levert u ongetwijfeld een hele kostenbesparing op en vooral ook minder kopzorgen dan wanneer u alles in eigen beheer doet. Die twee zaken zijn op zich al voldoende om serieus te overwegen uw opslag, al dan niet gedeeltelijk, naar de cloud te migreren.