Er bestaan intussen zo veel tools om ongestructureerde bestanden te beheren en doorzoeken dat aparte document en content management software stilaan overbodig wordt. Of zo lijkt het toch. Alleen is dat buiten de document management leveranciers en de gebruikers gerekend. Van het inscannen van documenten tot het delen en bespreken ervan op al dan niet […]


Hoe heeft technologie een impact op je business?
Ontvang elke week het zakelijk IT-nieuws rechtstreeks in je inbox!



Er bestaan intussen zo veel tools om ongestructureerde bestanden te beheren en doorzoeken dat aparte document en content management software stilaan overbodig wordt. Of zo lijkt het toch. Alleen is dat buiten de document management leveranciers en de gebruikers gerekend.

Van het inscannen van documenten tot het delen en bespreken ervan op al dan niet sociale netwerken: het beheer van de levenscyclus van een document is nog nooit zo belangrijk en nuttig geweest. “Maar er is wel een duidelijke verschuiving”, merkt ook Yannis Nakos, voorzitter van vakvereniging Document@work. “Van single-source gecentraliseerde controle naar crowd-sourced collectief bezit.”

De focus verschuift dus van het bewaren en beschermen naar het delen en verrijken van de documenten. Die verschuiving was al een tijdje aan de gang, met de groeiende belangstelling voor het integreren van documenten en processen, zodat de documenten aan alle relevante personen worden voorgelegd en de processen veel efficiënter verlopen. Maar met de komst van sociale netwerken lijkt het hek pas echt van de dam.


Ook bij het digitaliseren van historische archieven kan document management een belangrijke rol spelen.

Groeipotentieel
“Het aantal gegevens stijgt jaarlijks met 50%, en 80% daarvan zijn ongestructureerde gegevens. In sommige bedrijven hebben ze tot 70 verschillende document management pakketten alleen al in het hoofdkantoor, en met de mobiliteit groeit het aantal toestellen waarvoor je software moet ontwikkelen. Het mag duidelijk zijn, er is zeker nog groeipotentieel voor document management”, aldus Gartner-analist Hanns Köhler-Krüner, “al zal die groei eerder in de mobiele versies, in de cloud en in sociale media zitten.” Die laatste twee lijken ook goed bij elkaar te passen, stelt Köhler-Krüner vast: een document dat in de cloud zit, kan vlotter door iedereen worden geraadpleegd en bewerkt, en leent zich dus beter voor samenwerking.

Al zijn er ook wel een aantal potentiële valstrikken, erkent Köhler-Krüner meteen: “denk maar aan vertrouwelijke documenten in een context van BYOD: mag die bedrijfsgeheime informatie wel op een privétoestel staan?” Hij wijst verder ook op het gevaar dat sociale netwerken nog een extra silo worden in plaats van deel uit te maken van het beoogde gecentraliseerde model. “En zoals met alle andere softwareprojecten is het ook hier uiterst moeilijk om een meetbare ROI vast te stellen”, besluit hij.

Ook Frank Robben, CEO van Smals, wijst op een potentieel gevaar bij document management: “Wie eraan begint om kosten te besparen maar naast de elektronische systemen toch ergens papieren stromen blijft behouden, is eraan voor de moeite, want dan bespaart u niets. Als u niet alles stromen digitaliseert, kunt u evengoed niets digitaliseren.” Terwijl er wel wat besparingen te rapen vallen, merkt Robben terzijde op: “Volgens het Planbureau hebben we met de vereenvoudiging van de DMFA kwartaaldeclaratie een jaarlijkse besparing van 1,7 miljard euro gerealiseerd.”