Hoe sterk is uw elektronisch document?
Document management is al lang geen vreemde meer binnen de meeste bedrijfsmuren. Maar we zijn nog ver verwijderd van het papierloze kantoor. Een van de grootste struikelblokken is de twijfel rond de rechtsgeldigheid van een elektronisch document en andere juridische onduidelijkheden. Wij onderzochten een aantal vaak gestelde vragen, op zoek naar een antwoord.
“Papieren documenten hebben een indrukwekkende staat van dienst opgebouwd als het op bewijsvoering aankomt”, stelt Katrien Busschaert, head of marketing van Certipost vast. “Legertjes rechters, magistraten, advocaten en notarissen zijn al eeuwen in de weer om precies te bepalen wanneer een document rechtsgeldig is.”
En tot voor kort betrof dit altijd papieren documenten. Er staat elektronische documenten dus nog wel wat inhaalwerk te wachten. Vooral omdat zij minder tastbaar en bijgevolg minder overtuigend zijn, en meestal ook minder emotionele impact hebben.
Katrien Busschaert verwoordt het als volgt: “Diep je papieren liefdesbrief na dertig jaar op uit de stoffige doos ‘herinneringen’, en je houdt het tastbare bewijs in handen dat Wouter op 17 mei 1982 toch wel bijzondere gevoelens voor je koesterde. Dat frivole sms"je van midden januari 2012 is na een week al gedeletet.
Aan de andere kant: weet je zeker dat Wouter die liefdesbrief van drie kantjes zelf schreef, en niet zijn ondeugende kleine zus?” Het antwoord lijkt ons eenvoudig: als u het handschrift van Wouter kent, dan weet u het meestal wel. Een bijkomend argument pro papieren documenten dus.
Elektronische documenten staan dus voor een serieuze inhaalbeweging, maar wat is er vandaag al mogelijk? Dat vatten we hieronder voor u samen.
Conclusie?
“Er is nog een groot gebrek aan algemene regels in België”, vat Hans Graux samen. “Het is dus zaak om zelf uw noden en verplichtingen te evalueren.” Een goede policy voor documentenbeheer, uiteraard met een langetermijnstrategie, helpt u hierbij al een heel eind op weg.
Deze bevat antwoorden op vragen zoals: welke documenten worden opgeslagen, waar en door wie? Voor hoe lang, en onder welke voorwaarden, moeten ze bewaard worden? En hoe gaan we om met privacy, beveiliging en vertrouwelijkheid?
Algemeen dient u ervoor te zorgen dat uw documenten voldoende beveiligd zijn in functie van de waarde van de documenten, maar ook dat ze voldoende toegankelijk zijn wanneer u ze ooit nodig hebt. “Kies ook voor standaarden voor duurzaam archiefbeheer, zoals US DoD 5015-2 STD en NEN-ISO 15489:2001,” voegt Hans Graux hier nog aan toe, “en voer te gepasten tijde audits door, niet alleen op juridisch vlak, maar ook technisch en operationeel.”
“Bedrijven die veel contracten moeten opstellen en versturen, zien al snel de voordelen van elektronisch( getekend) e contracten en facturen,” meent Luc Vandergoten, CEO van Lettergen, “als u bedenkt dat de gemiddelde kost van een papieren contract van 10 pagina’s kan oplopen tot vijf euro.” Bovendien zijn de facturen sneller verstuurd en dus hopelijk ook sneller betaald.
