Twintig tips om tijd te winnen

Hebt u ook steeds het gevoel dat u achter de feiten aan loopt? Dat alles veel beter zou lopen als er twee uren meer in een dag zaten? Dan zijn deze tips misschien iets voor u.

1. Stress zorgt ervoor dat de mens, een korteafstandsloper net als de tijger, zijn explosieve kracht optimaal kan gebruiken om een prooi te bespringen. Maar als daarna geen rust wordt ingebouwd om van die topinspanning te recupereren, rendeert die stress niet meer. Als u ooit uw baas moet uitleggen waarom u zich niet meer 200% inzet voor het bedrijf, kan u met dit biologisch weetje misschien wel scoren.

2. Geen tijd om een cursus mindfulness te volgen? Probeer dan eens deze oefening. Bestudeer je pink aandachtig met al je zintuigen. Verbaas je erover hoe scherp de nagel is, geniet van het lijnenspel. En stel na drie minuten vast dat je helemaal tot rust bent gekomen.

3. Als je niet kunt inslapen, dan is dat ook geen ideale tijdsbesteding. Een mogelijke oorzaak voor slapeloosheid is te veel beeldschermen, maar ook boeken lezen kan de geest te wakker houden. Als lezen deel  uitmaakt van je slaaproutine en je kunt toch niet slapen, probeer dat lezen er dan eens enkele dagen uit te halen.

4. Als je een planning voor een project opstelt, voorzie dan voldoende uitlooptijd. We raden zelfs twintig procent aan van de totale projecttijd.

5. Last van besluiteloosheid? Foute beslissingen bestaan eigenlijk niet, want elke beslissing is op dat moment de beste die je kon maken. En vooral: beslissingen nemen moet je leren. Begin dus met enkele eenvoudige beslissingen, en zo wordt het eenvoudiger om ook moeilijkere beslissingen te nemen. Aarzel niet om anderen om raad te vragen maar volg uiteindelijk je gevoel.

6. Net zoals beslissingen nemen een gewoonte kan worden, een geheugenspoor dus, zo ook zijn vele van onze automatismen in ons geheugen geworteld. Die doorbreken vergt de nodige aandacht en energie.

Begin daarom met een grondige motivatie voor het doorbreken van een automatisme (soms kunnen automatismen ook gewoon goed zijn) en maak dan het doorbreken van het automatisme zo concreet mogelijk: dus niet Ik wil minder tijd besteden aan mijn e-mail" maar "Voortaan lees ik mails enkel om 11 uur en om 16 uur."

7. Vergeet jezelf niet te belonen voor een goede nieuwe gewoonte. Door dit hardop te doen maak je dopamine vrij, een stof waardoor je je fysiek beter gaat voelen.

8. Takenlijsten opstellen vergt ook tijd, maar ze zorgen er wel voor dat je ze uit je hoofd kan zetten, waardoor je weer tijd spaart. Bovendien houdt je beter overzicht en kun je geregeld afvinken, wat weer motiverend werkt.

9. Sorteer deze taken op prioriteit. Oud-president Eisenhower deelde prioriteiten in volgens twee criteria: belangrijkheid en urgentie. De belangrijkste en urgentste taken worden uiteraard het snelst behandeld, maar let er wel op dat je de belangrijke maar niet urgente taken niet steeds wegschuift ten voordele van minder belangrijke maar urgentere taken. Een zelf opgelegde deadline doet in zulke gevallen vaak wonderen.

10. Zorg dat je planning steeds zichtbaar en op dezelfde plek blijft liggen, en update je planning dagelijks voor je je werkplek verlaat. Hou in je planning ook rekening met steeds terugkerende items:  nieuwsbrieven, statusmeetings, enzovoort.

11. Aarzel niet om technologie in te schakelen: Latitude, een trackingsysteem voor gsm’s, is bijvoorbeeld een handige tool om te weten waar je partner voor een meeting zich bevindt, zodat je niet beiden steeds hoeft te bellen.

12. Maar laat je ook niet door technologie overrompelen. E-mail is het duidelijkste voorbeeld maar ook een overdaad aan documenten (of in de privésfeer: aan foto’s) kan voor nieuwe vormen van stress zorgen. Wees dus spaarzaam in het maken van nog maar eens nieuwe bestanden of versies van een bestaand document.

13. Maak taakgerichte mailmapjes: Afwachten, Misschien, To do, enzovoort. En hou zo je Postvak In zo leeg mogelijk.

14. Durf geregeld te verdwijnen: werk thuis, in een park, bibliotheek, … Zo lang je maar af en toe ongestoord kan werken. Maar zorg wel voor geregelde tijdstippen waarop je wel kunt gestoord worden, zodat je collega’s en medewerkers niet nodeloos ongerust worden. Een ‘stooruurtje’ per dag of per week is soms een goede oplossing.

15. Wanneer je iemand niet meteen wil of kunt helpen, zeg dan waarom en bied alternatieven: een collega of een ander tijdstip bijvoorbeeld.

16. Iedereen streeft graag naar perfectie. Maar je kiest zelf hoe ver je hierin gaat en hoeveel tijd je hieraan wil besteden. Je moet ook opletten met het opleggen van perfectie aan anderen: dat kan leiden tot frictie en irritatie.

17. Er is niets mis met veel bewaren, zeker op betaalbare digitale media. Maar zorg wel voor voldoende duidelijke benamingen zodat je niet alles hoeft te openen voor je weet wat het bestand precies inhoudt.

18. Voor wat je in de ‘echte’ wereld bewaart, kun je een eenvoudige opdeling hanteren in A-locaties (maximum één meter rond uw werkplek), B-locaties (tussen één en vijf meter) en C-locaties, om respectievelijk de dagelijks gebruikte, geregeld gebruikte en zelden gebruikte zaken te bewaren.

19. Ruim je bureau op terwijl je telefonisch in wachtstand staat (met de telefoon op speaker natuurlijk).

20. En voorzie een plekje op je bureau waar alle documenten liggen die je iemand nog (terug) moet bezorgen.