Het niet te onderschatten belang van scanners
Een volledig digitaal kantoor, dat is de droom van vele managers. Maar in de praktijk moeten nog vele papieren processen verdwijnen voor we zelfs in de buurt komen. Scanners vormen een belangrijke schakel in deze evolutie, en zijn dus meer dan een eenvoudig stuk randapparatuur. Dat heeft belangrijke gevolgen voor de manier waarop u ze gebruikt.
“Vroeger kwamen scanners aan het einde van de rit, voor het archiveren van documenten”, stelt Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA, PFU Imaging Solutions “maar tegenwoordig zien we ze steeds vaker opduiken aan het begin van een bedrijfsproces, waarbij document en contentmanagement een naadloos vervolg vormen op het scanningproces.”
Een bijkomende wijziging die hier rechtstreeks mee verbonden is: het scannen gebeurt steeds minder op een centrale scanner en steeds vaker per afdeling. En daardoor neemt ook het aantal verschillende types scanners toe: naast de centrale krachtige scanner die vroeger enkel voor het archiveren van documenten werd ingezet, vinden we nu ook steeds meer multifunctionals en zelfs kleine bureauscanners.
De filosofie erachter is duidelijk, meent Klaus Schulz: “We proberen een omgeving te bouwen waarin scannen een standaard en intuïtieve activiteit wordt. Alle psychologische barrières uit het verleden moeten worden afgebroken.” Continue nabijheid en beschikbaarheid van scanners en multifunctionals maakt uiteraard deel uit van dit plan.
Maar het toestel moet ook eenvoudig te gebruiken zijn, anders mislukt het plan alsnog.
Software
Daarom hebben de meeste leveranciers van scannerhardware ook hard gewerkt aan de ingebouwde software.
Software die enerzijds moet voorzien in het herkennen van de ingescande informatie (OCR of optical character recognition is de hiervoor gangbare term) en anderzijds ervoor moet zorgen dat de ingelezen informatie op de juiste plaats in het bedrijfssysteem verschijnt: bij een accountant ter goedkeuring, bij een verkoper om als bijlage bij een digitale offerte te gebruiken, enzovoort.
Dat het foutloos herkennen van informatie een stiel op zich vormt, bewijst al jarenlang het Waals-Brabantse bedrijf I.R.I.S: zij hebben intussen een jaaromzet van meer dan honderd miljoen euro, grotendeels gebaseerd op tekenherkenning en alle daarbij horende software en hardware.
Het illustreert ook het belang van deze activiteit: als er nog te veel manuele ingrepen nodig zijn na het scannen is de kans reëel dat de gebruikers afhaken en dat het potentieel van ingescande documenten verloren gaat.
Dat gaat overigens verder dan enkel tekenherkenning: ook streepjescodes en zogeheten QR-codes (de tweedimensionale codes) horen tegenwoordig tot de actieradius van OCR-softwareleveranciers.
Stap voor stap
Maar de technologische verbeteringen en de betere beschikbaarheid van de scanners vormen maar één deel van het verhaal. De belangrijkste succesfactor voor de scanners als essentieel onderdeel van het document management verhaal zijn de gebruikers en hun bereidheid om het inscannen van documenten te zien als essentieel onderdeel van hun bedrijfsproces.
Zoals bij elke verandering loopt ook dit proces meestal niet van een leien dakje. Een bedrijfsbrede uitrol van scanning als essentieel onderdeel van diverse processen binnen de onderneming vergt meestal een stapsgewijze aanpak. Het wordt dan ook aanbevolen om te beginnen binnen één specifi eke afdeling van een bepaald departement, waar het inscannen van documenten het meeste kans heeft op slagen.
Klaus Schulz van PFU wijst bijvoorbeeld op het scannen van facturen op de hiervoor verantwoordelijke dienst binnen de financiële afdeling. De tijdwinst die er daardoor kan worden geboekt, kan als voorbeeld dienen voor andere afdelingen.
“Vaak geraken die afdelingen zo verslaafd aan die nieuwe voordelen dat het niet moeilijk is om de andere afdelingen te overtuigen van de voordelen van scanning in het begin van een proces”, vertelt Schulz enthousiast.
Logisch ook, meent hij, want ”hoe eerder in het proces je digitaliseert, hoe groter de kennis en het brein van een organisatie worden. Wanneer je niet digitaliseert, blijft die kennis beperkt tot de ene persoon die het papieren document ter beschikking heeft.”
