Wat kost een printerpark?

Wie dacht dat de printermarkt de voorbije jaren heeft stilgezeten, heeft niet goed opgelet. De technologische vernieuwingen blijven elkaar opvolgen, en ook de manier waarop naar printers wordt gekeken is veranderd. En het beste nieuws: veel van de veranderingen komen vooral je budget ten goede.

Printers en TCO (total cost of ownership): ze worden al langer dan vandaag in één adem genoemd. Iedereen weet al geruime tijd dat de aankoopkost van een printer lang niet de helft is van het totale bedrag dat aan deze printer wordt besteed. Het totale bedrag dat jaarlijks aan printing wordt besteed, varieert volgens de meeste cijfers tussen 1% en 3% van de totale omzet van een organisatie.

Als je zelf op een significant lager cijfer eindigt, heb je ofwel een fenomenale omzet/kosten-verhouding, ofwel heb je een aantal kosten niet meegerekend. IDC berekende het ook anders: bedrijven met meer dan duizend werknemers besteden 266 euro per hoofd per jaar aan zichtbare printkosten (inkt en hardware) alleen.

Welke berekening je ook verkiest, de conclusie blijft duidelijk: de printkosten zijn en blijven een aanzienlijk bedrag. Gelukkig zijn er heel wat trends en technische vernieuwingen die je kunnen helpen om die kosten terug te schroeven.

1. Minder printers
Wie aan een vernieuwing van het printerpark toe is doet er goed aan om eens het hele bedrijf rond te lopen. Wellicht ontdek je nog steeds een aantal printers die met een netwerkscanningtool niet werden geïnventariseerd, al was het maar bijvoorbeeld omdat het een rechtstreeks op de pc aangesloten printer betreft.

Hoe dan ook zorgt een degelijke audit van de aanwezige printers meestal niet alleen voor een vernieuwing van het park (van energie- en tonerverslindende modellen naar veel zuinigere toestellen), maar ook voor een reductie van het aantal toestellen, door meer te opteren voor krachtiger en centraal opgestelde toestellen.

Let hierbij wel op dat je niet overdreven rationaliseert: wanneer je deze centrale toestellen te ver van de werkplek van de gebruiker plaatst, haal je hun productiviteit naar beneden of dreig je geconfronteerd te worden met onverwacht opduikende toestellen die door een afdeling worden gekocht, al was het maar om dat verlies door productiviteit tegen te gaan.

Met één toestel per twintig werknemers centraal tussen enkele eilanden in vind je meestal al een gezond evenwicht tussen kosten en productiviteit.

2. Minder merken
Managed printingservices leiden meestal tot een vermindering van het aantal verschillende merken en types toestellen. Maar je kunt natuurlijk ook zelf deze oefening doen: door je te concentreren op één of twee merken en types bespaar je niet alleen op interne beheerkosten en op extra’s zoals de hoeveelheid benodigde toner en cartridges. Je doet ook nog een besparing op administratief vlak, aangezien je ook snoeit in het aantal te beheren contracten.

Ook voor inkt en papier gaat deze stelling op: door het aantal leveranciers ook hier te beperken, kun je nog een forse prijsbesparing realiseren. Het aantal te beheren contracten daalt, wat op zich al een besparing is. Maar meestal kun je nog een extra winst bereiken doordat je bij de overblijvende leveranciers grotere hoeveelheden afneemt, wat meestal leidt tot een betere onderhandelingspositie.

3. Minder papier
Een vaak gehoorde waarheid luidt: er wordt altijd meer afgedrukt dan er gelezen wordt. “Hoe vaak gebeurt het niet dat je iets afdrukt om meteen nadien te merken dat je aan het afgedrukte document nog iets moet veranderen?” vraagt Yves Rummens, servicedevelopmentmanager van Xerox Managed Print Services. “Als je pas afdrukt wanneer je aan het toestel bent, kun je al heel wat papierverspilling voorkomen.”

Als voorbeelden verwijst hij naar de gekende oplossingen: een smartcardlezer of pincode aan het toestel, die ervoor zorgen dat de gebruikers enkel hun documenten afgedrukt krijgen als ze persoonlijk aan het toestel staan. Ook Getronics heeft deze zogeheten Follow Me-technologie geadopteerd toen ze naar een nieuw gebouw verhuisden. Op acht maanden tijd werden zo al ongeveer 15.000 bladen papier uitgespaard.

Maar opvallend is dat een andere ingreep voor een nog veel grotere papierbesparing zorgde: door standaard duplex af te drukken werden al meer dan 200.000 vellen papier uitgespaard. Goed voor bijjna dertig bomen”, stelt Jan Coolkens, printingspecialist bij Getronics trots.

Bovenstaande ingrepen zorgen ook nog voor andere besparingen, gaat Coolkens verder: ruim 5.000 liter water, meer dan 11.000 KWh energie en zowat 3.000 kilogram CO²-uitstoot.

4. Minder toner
Minder afgedrukte vellen zorgen automatisch ook voor een lager tonerverbruik. Maar er zijn ook specifieke tonerbesparende ingrepen mogelijk. Het standaard instellen van de afdrukkwaliteit op draft bijvoorbeeld, zorgt al voor een lagere tonerconsumptie.

De werknemer kan dit nog altijd manueel aanpassen aan hoge kwaliteit, bijvoorbeeld als het document voor officieel of voor extern gebruik is. Maar dat betreft in de praktijk meestal een relatief laag percentage van het totale aantal afgedrukte pagina’s.

Ook de printertechnologie is intussen sterk geëvolueerd. Zo is het verbruik van toner bij inkjets gevoelig verbeterd. Maar je kunt ook op toner besparen met eenvoudige ingrepen, zoals de fontkeuze: volgens sommige bronnen vergt een tekst in Garamond bijvoorbeeld maar half zoveel inkt als een tekst in Helvetica.

5. Minder kleur
Ook bij het reduceren van het aantal kleurenprints gaan technologie en bewustwording hand in hand. Doordat  men op heel wat kleurenprintermodellen de mogelijkheid om in kleur af te drukken kan uitschakelen of beperken tot specifieke gebruikers en/of gebruikersgroepen, wordt het gebruik van kleurenpagina’s sowieso beperkt.

Maar als het gebruik van pincodes of badges voor het afdrukken van printopdrachten gepaard  gaat met een overzicht van de afdrukken per gebruiker en/of afdeling, weten die gebruikers ook dat zij kunnen worden aangesproken op hun printgedrag. Ook dat zorgt meestal voor een spontane daling van het aantal in kleur afgedrukte pagina’s.

“Nochtans is het aantal kleurentoestellen gevoelig gestegen”, stelt Annick Maes, zaakvoerder van retailketen Easy-m vast. “Ruim zestig procent van de verkochte toestellen kan kleuren afdrukken, terwijl dat drie jaar geleden nog minder dan veertig procent was.”

Maes gelooft dat dit ook met de singlepasstechnologie te maken heeft: “Vroeger moest een vel vier keer langs de kleurencartridges passeren om alle kleuren afgedrukt te krijgen, nu volstaat één passage.”

6. Meer intelligentie
Naast de elders al besproken voordelen van het uitbesteden van alle met de printer verbonden diensten, willen we hier ook wijzen op de technologische verbeteringen die onderhoud, beheer en soms zelfs herstellingen van op afstand mogelijk maken.

De meeste toestellen zijn immers in het netwerk ingeschakeld en steeds meer van die toestellen beschikken ook over de nodige intelligentie om bevraagd te worden van op afstand. Dit betekent concreet dat men centraal kan opvolgen of een bepaald toestel al nieuwe toner nodig heeft of dat andere onderdelen aan vervanging toe zijn.

Vele toestellen sturen zelfs proactief een waarschuwing wanneer het tonerniveau onder een bepaald peil zakt, zodat continue monitoring overbodig is. Voor een bedrijf met verschillende afdelingen scheelt dit ook weer een slok op de borrel.

De technicus hoeft niet continu van hot naar her te hollen: een groot deel van de monitoring en diagnose van fouten kan centraal gebeuren, zodat enkel de manuele interventie nog een verplaatsing vergt. Interessant voor MPS-leveranciers dus, maar ook voor organisaties met diverse locaties die het beheer toch in eigen handen wensen te houden.

7. Lagere energiefactuur
De eenvoudigste manier om de stroomfactuur van het printerpark te verlagen is uiteraard: minder en modernere printers. De nieuwe generaties toestellen zijn niet alleen energie-efficiënter, ze zitten vaak ook vol met intelligentie om het stroomverbruik nog meer te reduceren.

Automatisch overschakelen naar de stand-bymodus is de meest voor de hand liggende en meest ingrijpende. Maar printers die zichzelf volledig automatisch uitschakelen na de kantooruren dragen bij tot die lagere factuur. Vroeger kon dit wel eens zorgen voor de nodige irritatie: eer het toestel terug was opgestart en je pagina had afgedrukt, stond je al een minuut ongeduldig te wachten op je vellen papier.

“Met onze huidige generatie machines is een toestel terug volledig operationeel binnen de 20 seconden”, rekent Wilbert Hendriks, manager productmarketing business electronics bij Sharp Electronics Benelux. “Maar nog belangrijker: het scherm is al na drie seconden beschikbaar.”

Eer je je printopdracht op het display hebt geselecteerd, heb je dus al het toestel volledig ter beschikking  - op voorwaarde dat je met badge of pincode werkt natuurlijk. Daarnaast dien je nog wel één ding zelf te doen: kiezen voor de juiste toestellen.

Wanneer je een toestel koopt met bijvoorbeeld een Energy Star-logo of het minder gekende Blue Angel-logo – beide toegekend door onafhankelijke instanties – heb je een objectieve waarborg dat je geen stroomverslindend monster in huis haalt. Maar wie al heeft gekozen voor bovenstaande moderne types printers, nbsp;zal zich hierover wellicht geen extra zorgen hoeven te maken.