Softwareselectie: definieer je doelstellingen

Wat kan een softwarepakket voor commercieel beheer betekenen voor een bedrijf? Voor je aan de selectie van een pakket toe bent, is het nodig je doelstellingen en de functionaliteit van de software tegenover elkaar te plaatsen. Alex Dossche van DBFACTw licht toe.

Voor je op zoek gaat naar bedrijfsbrede software, moet je een goed inzicht hebben in de mogelijke functies van zo’n pakket. Bij dat soort toepassingen geldt dat je onmogelijk kan bepalen wat software voor jou kan doen indien je geen basiskennis hebt over hoe dergelijke softwarepakketten werken en wat de achterliggende ideeën, concepten en filosofieën zijn.

Al te vaak word ik geconfronteerd met bedrijven en bedrijfsleiders die totaal niet op de hoogte zijn van wat bedrijfsbrede software aan mogelijkheden biedt. Neem daarbij dat veel bedrijfsleiders hun eigen bedrijfsprocessen weinig of nooit écht in kaart hebben gebracht, en je begrijpt meteen waarom zo veel managers beslissingen nemen over de aankoop van software op basis van een gut feeling.

Om software te kiezen moet je de tijd nemen. Leg gedurende enkele weken of maanden een lijstje aan met de zaken die je graag anders wil zien, of waar je medewerkers keer op keer problemen mee ondervinden. Voorbeelden zijn er vaak genoeg: artikelen die niet op voorraad zijn, klanten die een nieuwe levering krijgen terwijl er vervallen facturen zijn, verkeerde prijzen, enzovoort.

Stuurgroep
Stel vervolgens een stuurgroep samen en definieer zo precies mogelijk alle bestaande bedrijfsprocessen. Betrek je medewerkers hierbij, maar houd zelf de teugels in handen bij de beschrijving van de processen in een lastenboek. Indien dat haalbaar is, stel dan enkele werkgroepjes samen en duid voor iedere groep een verantwoordelijke aan die rapport uitbrengt in een maandelijkse of wekelijkse stuurgroep. Door de betrokkenheid van de medewerkers en door hun kritische opstelling zullen ze heel wat interne bedrijfsprocessen in vraag stellen – en waar mogelijk verbeteren.

Lastenboek
Uit die oefening ontstaat een basisdocument dat de processen beschrijft. Dat document is later bruikbaar als lastenboek: de lijst met de beschrijving van de vereiste en gevraagde functionaliteit. Consultants weten dat het basisdocument met de definiëring van de bedrijfsprocessen een zegen is voor de leverancier. Op basis van dat document kunnen ze gerichte oplossingen aanbieden en er een degelijk contract op baseren. Maar uiteindelijk blijft het resultaat uiteraard belangrijker dan de aangewende middelen… Dus je kan je maar beter meteen ook een resultaatsverbintenis opstellen.

Het e-book ‘Essentiële tips voor de selectie en implementatie van bedrijfsbrede software’ is gratis  verkrijgbaar via alex.dossche@dbfact.be.