ERP groeit in de kmo-markt

Kleinere bedrijven hebben steeds meer nood aan professionele hulpmiddelen voor het beheer van hun bedrijf. En vele leveranciers staan te springen om die hulp te bieden. Een overzicht.

Een gemiddelde kmo krijgt wekelijks een nieuw aanbod voor een ERP-oplossing die “exact is wat u nodig hebt”. Vele leveranciers voelen zich immers geroepen om een rol van betekenis te spelen op deze markt. Grote ERP-leveranciers die de groeimarge bij de topklanten zien dalen, spelers in de boekhoudsoftwaremarkt die met hun (kmo-)klanten meegroeien naar het ERP-speelveld, om nog maar te zwijgen van de vele leveranciers van maatwerk die nog steeds niet uitgezongen zijn.

Om te begrijpen wie wat voor u kan betekenen, is het goed om de "wapens" te kennen: de argumenten waarmee ze u bestoken zijn meestal gekleurd door de wereld waaruit zij komen. Met deze vragen als checklist komt u wellicht al heel ver in het inschatten met welk bedrijf u in zee wil gaan.

1. De definitie van ERP
Toen we een aantal leveranciers vroegen wat volgens hen de essentie is van ERP, kregen we zeer uiteenlopende antwoorden. “Het echte DNA van ERP, wat ERP van een boekhoudpakket onderscheidt, zijn de processen”, zo luidt de stelling van Franky Geldhof, Belgisch woordvoerder voor Oracle Apps: “Processen die over de verschillende domeinen heen lopen, en die transparant met elkaar spreken, zowel binnen als buiten het bedrijf.”

Hiermee profileert Oracle zich als een leverancier van een omvattend pakket, die met name in de manufacturing en procesindustrie een belangrijke rol speelt, én die in staat is ook de contacten met klanten en leveranciers te beheren.

Een bedrijf als The Missing Link, dat DBFACTw vermarkt, heeft het dan weer over ERP als onderdeel van wat zij SSI noemen, Software voor Strategische Informatieverwerking. Hun managing partner Alex Dossche verwoordt het als volgt: “SSI is van in den beginne gebaseerd op puur commerciële aspecten van de bedrijfsvoering, eerder dan op boekhoudkundige, financiële leest te zijn geschoeid.

De software is geen doel op zich maar een middel om strategische beslissingen te nemen, om klantentevredenheid te verhogen en bestaande processen in vraag te stellen.” Bij deze leverancier kan je ervan uitgaan dat de klantgerichte modules sterker zijn uitgebouwd dan pakweg de warehousemanagement-functionaliteit.

We kunnen nog wel een tiental voorbeelden geven, maar de essentie is dat bedrijven door hun definitie van ERP al veel prijsgeven over wat zij u te bieden hebben. Als SAP spreekt over ERP als een ondersteuning van de gehele waardeketen van uw bedrijf, dan is dat vooral omdat zij voor elke schakel in die keten daadwerkelijk een module hebben.

2. De definitie van kmo
Een volgende indicator van wat een ERP-leverancier voor u kan betekenen, is uiteraard hoe hij kmo definieert. Dat begint bij de afbakening: bij sommige leveranciers begint de kmo-markt bij eenmanszaken en eindigt ze bij 500 werknemers, andere leveranciers (vooral de internationale spelers) durven wel eens tot 5.000 werknemers gaan.

Maar minstens even interessant is de manier waarop leveranciers kmo’s beschrijven.

Voor Oracle is een kmo een groot bedrijf in wording. Geldhof: “Neem personeelsbeheer, talentmanagement en competencemanagement. De complexiteit van deze disciplines blijft gelijk, dus die is even goed toepasbaar voor een bedrijf met 200 als een met 20.000 werknemers.”

Spelers die uit de wereld van boekhoudsoftware komen, leggen eerder de nadruk op de verschillen. Dossche: “Implementators van kmo’s bijten hier vaak hun tanden op stuk.

Een groot deel van het probleem ligt trouwens bij de kmo zelf: geen methodiek, geen voorbereiding, geen kennis om processen te beschrijven, geen of te weinig betrokkenheid van management bij implementatie van de software… De horrorverhalen zijn veelal niet uit de lucht gegrepen.”

Els Verlinde, salesmanager bij Unit 4 C-Logic, wijst er vooral op dat kmo’s zeer pragmatisch zijn en de beslissingnemer – vaak de manager-oprichter – is iemand die niet graag wil platgeslagen worden met dure of uit het buitenland overgenomen woorden: “Een kmo wil bijvoorbeeld niet debiteuren en crediteuren zien in zijn ERP-schermen, maar gewoon klanten en leveranciers.”

Wie dat niet begrijpt, maakt niet al te veel kans op de kmo-markt, is haar onderliggende boodschap.

3. De troeven van de leverancier
Grofweg kan de markt van ERP-softwareleveranciers ingedeeld worden in 2 categorieën: de grote ERP-spelers die een kmo-specifiek pakket hebben ontwikkeld, en de leveranciers van boekhoud- en andere specifieke pakketten, die hun functionaliteit gevoelig hebben uitgebreid.

De eerste categorie, van de grote spelers, heeft als grote voordeel dat ze ongetwijfeld voor elk proces dat u overweegt te automatiseren, software ter beschikking heeft. Bedrijven met complexe processen zullen dan eerder bij een grotere speler eindigen dan bij een doorgegroeide boekhoudsoftwarespeler.

Al hangt dat ook weer af van wie de beslissing neemt, ervaart Theo Koster, hoofd van Infor Benelux, dat onder meer ook Baan Software overkocht: “Als het hoofd van de productie of van de logistiek het voor het zeggen heeft, dan zullen ze steevast voor ons kiezen. Als een meer algemeen profiel de eindkeuze maakt, valt het vaker in het voordeel van de kleinere spelers uit.”

Bovendien beschikken ze meestal over een uitgebreid partnernetwerk voor zowat elke sector. Het nadeel is dan weer dat deze software en partners vaak aanvoelen als een kanonskogel voor een olifant: te groot, te duur en het duurt veel te lang om ermee van start te gaan.

Met name om dit laatste argument te ontkrachten, hebben grote spelers als Oracle en SAP zwaar geïnvesteerd in programma’s die bedrijven helpen om toch een ‘vliegende start’ te kunnen nemen.

Bij SAP heet dat het Fast Start-programma (met onder meer de mogelijkheid om een volledige module te installeren maar enkel te activeren, en dus ook te betalen, wat je op dat moment nodig hebt). Bij Oracle hebben ze het over Oracle Accelerator.

Een ander voordeel van grote bedrijven is uiteraard dat ze niet zo snel zullen verdwijnen: ze zijn financieel sterk genoeg om op eigen kracht voort te gaan, en de klant zal dus niet voor onaangename verrassingen komen te staan.

Verder zijn er hun jarenlange ervaring, die heeft geleid tot een indrukwekkend aantal best practices, waarop de standaardsoftware is gebaseerd. Uiteraard is dit nooit volledig op maat van uw specifiek bedrijf, maar zoals Guy Van Wilder, kmo-directeur bij SAP Belux, opmerkt: “U mag zich toch op zijn minst de vraag stellen: als zo veel van uw sectorgenoten op die manier succesvol kunnen werken, waarom zou dat dan voor u niet het geval kunnen zijn?”

De kleinere bedrijven die uit de markt van de boekhoud- of andere software zijn gegroeid, zullen eerder wijzen op hun natuurlijke affiniteit met kmo’s: ofwel zijn ze zelf kmo, ofwel hebben ze al jaren met hen samengewerkt en kennen ze die markt en klant dus als hun broekzak.

Dat leidt ook tot een andere klantenbenadering dan voor een multinational of ander groot bedrijf. Het verschil zit vaak in kleine dingen. Zo heeft Unit 4 C-Logic in de nieuwe versie van zijn ERP-software gratis de mogelijkheid om elektronische facturen te ontvangen toegevoegd.

Om elektronische facturen te versturen moeten ze wel bijbetalen. “Logisch,” vindt Els Verlinde, “want dat hun leveranciers hen elektronische facturen toesturen, daar hebben ze niet zelf voor gekozen en mogen ze dus ook niet voor gestraft worden.” 

4. De definitie van cloud
Zoals we al hierboven aanhaalden, kunt u veel leren uit de manier waarop een markt of een fenomeen wordt beschreven. Voor de cloud is dat niet anders. We hebben hier in het verleden al op gehamerd, maar het is bijzonder belangrijk dat u weet wat een partij onder ‘de cloud’ verstaat.

Vaak is dat immers niet meer dan het (al dan niet extern) hosten van uw ERP-software voor u, terwijl al de rest bij het oude blijft. Daarmee ziet u al één argument ingevuld om aan cloudcomputing te doen: de ellende om zelf voor de hardware en ondersteuning van de software te moeten instaan.

Maar vele andere argumenten om voor ERP in de cloud te kiezen, zijn dan niet per definitie aanwezig. Anderen spreken over nauwelijks meer dan het ter beschikking stellen van de software via een Citrix-omgeving, iets wat al meer dan tien jaar beschikbaar is, en enkel het voordeel biedt van centraal aanbieden en decentraal (dus ook mobiel) afnemen.

Let dus goed op waneer een leverancier u een oplossing in de cloud belooft: mogelijk zullen niet al uw verwachtingen rond dergelijke oplossingen worden ingevuld.

5. De voordelen van de cloud
Met bovenstaande waarschuwing in gedachten loont het toch de moeite om de voordelen te overlopen die een ERP-oplossing in de cloud voor een kmo kan bieden. We sommen de belangrijkste even voor u op.

– Flexibel betalingsmodel. Om met het voor kmo’s vaak zwaarste argument te beginnen: ERP in de cloud, ERP as a service of hoe je het ook mag noemen, wordt bijzonder vaak overwogen omdat het een flexibel betalingsmodel biedt. In de meest zuivere betekenis van het woord betekent een ERP in de cloud onder meer dat u enkel betaalt voor wat u gebruikt.

Een gedroomd scenario voor een bedrijf dat wel wil investeren in een degelijk pakket maar niet het risico wil lopen dat het minder snel groeit dan voorzien en daardoor te veel heeft betaald voor een ambitieus pakket.

Daarnaast zijn er ook andere modellen: betaling per jaar of per maand, die eveneens een spreiding van de betaling mogelijk maken in plaats van de grote investering vooraf, die ten vroegste pas maanden of jaren nadien kan renderen.

Interessant allemaal, maar besef dat flexibel betalen geen voldoende reden is om voor cloudoplossingen te kiezen. Vele leveranciers zijn, met de hete adem van de wolken in hun nek, immers wat graag bereid om ook een flexibel betalingsmodel aan te bieden, zonder dat u hiervoor uw bedrijfsgegevens in de cloud hoeft te gooien.

“Als softwareontwikkelaar moet je je afvgragen of je het licentiemodel kan toepassen zonder dat de software ‘in de cloud’ draait”, bevestigt Alex Dossche: “Op zich is het model pay as you use inderdaad een moderner model, dat weliswaar serieuze gevolgen heeft voor de cashstromen en de wijze waarop de klant locked is aan de leverancier. Persoonlijk vind ik een dergelijke vendor lock-in dan ook voorbijgestreefd.”

– Uitbesteden van infrastructuur. Naast de financiële bekommernissen is het gebrek aan eigen ICT-personeel vaak de belangrijkste reden om ERP als een service af te nemen.

– Flexibiliteit. “De IT-horizon van bedrijven is fors gekrompen van vijf naar twee jaar”, stelt Steve Lannoye, managing director bij Inter Access België, vast: “De frequentie van vernieuwing van de IT-infrastructuur stijgt dan ook gevoelig.” Veel heeft te maken met de steeds sneller veranderende realiteit voor bedrijven, dus ook voor kmo’s.

Om hier gevat op in te spelen, heeft een bedrijf vaak ook wijzigingen in de bedrijfsprocessen nodig, en dus ook veranderingen in hun ERP-software. Een kmo die snel wil schakelen en hiervoor niet met handen en voeten gebonden wil zitten aan een bestaande infrastructuur, kan met een oplossing die min of meer in de wolken hangt, dan ook sterk gebaat zijn.

Maar volgens Franky Geldhof van Oracle kan je pas echt over flexibiliteit spreken als je op termijn die ERP-software uit de wolken kan plukken en binnenshuis kan plaatsen zonder dat dit enige inbreuk doet op de continuïteit en beschikbaarheid van de software. Uiteraard heeft Oracle zelf hiervoor de nodige tools, maar ook concurrenten zoals Microsoft en SAP.

– Mobiliteit. “Het argument van op afstand te kunnen werken in het ERP-systeem scoort gigantisch wanneer we onze SaaS-oplossing voorstellen”, stelt Els Verlinde vast: “Het feit dat de verkopers hun bestelling rechtstreeks op de baan kunnen intikken, én dat ze steeds de recentste versie ter beschikking hebben, slaat aan van het hoogste tot het laagste niveau van het bedrijf."

"Ook externe partijen zoals de accountants kunnen waarderen dat ze op dezelfde gegevens kunnen werken als de klant: “Dan hoeven ze niet alles in te tikken, wat voor een knelpuntberoep zoals accountant wel handig is.”