Vijf gouden tips om uw TCO te drukken

Al vele jaren zijn ROI en TCO dé toverwoorden om een IT-project gerealiseerd te zien. Maar hoe berekent u die waarden? En zijn alleen deze financiële criteria van tel? Wij vatten de antwoorden samen in enkele nuttige tips.

Een recente rondvraag bij Belgische CIO’s liet er geen twijfel over bestaan: gevraagd naar de argumenten die CIO’s overtuigen om groen licht te geven aan een ICT-project, antwoorden twee op de drie CIO’s met deze drie letters: ROI. Nog eens een kwart gebruikt dat andere drieletterwoord, TCO, als belangrijkste argument. Zowat iedereen is dus overtuigd van het belang van ROI en TCO, maar weet iedereen wel wat die totaalkost precies inhoudt?

1. Leg de nadruk op ‘totaal’

De totale kost van een ICT-project bestaat uit verschillende factoren. De software en hardware zullen meestal al een behoorlijk deel van die koek voor hun rekening nemen, maar de meeste CIO’s zijn het erover eens dat de grootste kostenpost in het project de diensten zijn. Bij GSK Biologicals kan dat zelfs tot zeventig à tachtig procent van het totale project bedragen.

Maar daar houdt de TCO niet op: nadat het project is opgeleverd, blijven de soft- en hardware bijvoorbeeld beheer en onderhoud vergen. En dan hebben we het nog niet over vaak vergeten kosten, waarschuwt Luc Costers, country manager van VMware Belux: “Dat kan gaan van elektriciteit tot de eindgebruiker die problemen ervaart tijdens de installatie.” Dat wordt al heel wat moeilijker te becijferen, erkent ook Laurent Claus, VP solution development bij Belgacom. “Maar als we niet alles incalculeren, hebben we ook geen TOTAL cost of ownership. Om maar één voorbeeld te noemen: training valt ook onder de TCO!” Claus is er mede daarom van overtuigd dat de CIO nooit alleen tot het totaalplaatje kan komen: ook de financieel manager heeft volgens hem hier een rol te spelen.

2. Vergeet de kwaliteit niet

Wanneer CIO’s de nadruk vooral leggen op het kosten- en batenplaatje vanuit financieel oogpunt, bestaat het risico dat de kwaliteit van het product hieronder zal lijden. Kwaliteit is een in eerste instantie niet meetbaar criterium, maar het kan op het einde van de rit nochtans het verschil betekenen tussen een geslaagd en mislukt project.

Door de juiste criteria te gebruiken bij de opstartfase van een project kunt u de garantie op kwaliteit inbouwen in het hele traject. Ook bij de selectie van eventuele externe leveranciers wordt die kwaliteit dan een noodzakelijke voorwaarde. “Enkel zij die aan de kwaliteitscriteria voldoen, kunnen dan meespelen”, aldus Laurent Claus, “en dan zal TCO uiteindelijk wel het onderscheid maken tussen hen die de kwaliteitsnormen overleven”.

3. Maak training overbodig

Nauw samenhangend met kwaliteit is het concept ‘gebruiksvriendelijkheid’. Software zo gebruiksvriendelijk maken dat er nauwelijks enige toelichting bij nodig is, heeft een dubbel voordeel. Enerzijds verhoogt het sterk de kans op acceptatie bij de eindgebruiker, waardoor ook de kans op slagen van een project en zelfs van een snelle ROI toeneemt.

Anderzijds is gebruiksvriendelijke en intuïtieve software ook een manier om uw totaalkost te drukken. Als er totaal geen training nodig is om de software te leren gebruiken, scheelt dat ook op het totale kostenplaatje. Bovendien wint u tijd bij het operationeel maken van een nieuw project, en ook een snelle time to market maakt deel uit van de ROI-berekening.

Gebruiksvriendelijkheid lijkt een subjectief gegeven en software zo ontwikkelen dat niemand nog training nodig heeft eveneens. Maar volgens Daniel Lebeau, CIO van GSK Biologicals, is het haalbaar: “Als je het in je requirements inbouwt en dus gewoon vooraf beslist, kan het perfect.”

4. Vereenvoudig uw infrastructuur

Hoe eenvoudiger de infrastructuur, hoe vlotter het te beheren is, dus hoe lager de TCO. De vaakst gebruikte manier om de infrastructuur te vereenvoudigen is standaardisatie. Joris Van Dyck, strategic outsourcing manager bij IBM Belux, gebruikt dit vaak als middel om outsourcingprojecten te laten slagen: “Door de IT bij de klant te transformeren naar standaardcomponenten, kunnen we de benefits realiseren die de klant van ons verlangt.” Anders gesteld: Projecten – en vaak ook het beheer van de infrastructuur – uitbesteden gaat dikwijls gepaard met een grondige standaardisering en vernieuwing van de ICT-omgeving. Dat draagt op termijn bij tot een lagere TCO.
 

5. Praat over TCO

Door de TCO van hard-, software en projecten te bespreken, verlaagt u vaak automatisch de TCO. Enerzijds komt dat doordat zo alle aspecten van een IT-project en de bijhorende componenten gedetailleerd in kaart worden gebracht, een oefening die vaak tot inzichten leidt over mogelijke besparingen. Anderzijds biedt TCO de mogelijkheid om de waas van mysterie die vroeger rond IT-projecten hing weg te blazen, ten voordele van een objectief debat over kosten en baten van projecten en omgevingen. Dit biedt de CIO de kans om het debat met zijn chef en met de raad van bestuur op een hoger niveau te tillen, en projecten te starten die de totaalkost op termijn ook weer ten goede komen. Maar ook in de communicatie met de dienstenleverancier, zij het voor het beheer of voor het ontwikkelen van een omgeving, helpt het om TCO en ROI als argument en criterium te gebruiken: iedereen weet dan dat de waarde en het rendement van de ontwikkelde omgeving belangrijker zijn dan eventuele technische hoogstandjes bij het opleveren van een project.