Waarom zou je uitbesteden?

Uitbesteden is bijna zo oud als de mens zelf. Een bakker bakt ons brood omdat hij dat beter kan, omdat hij beter materiaal heeft, en omdat het veel goedkoper is voor hem, doordat hij zijn oven voor veel meer mensen kan gebruiken dan wij.

Toch is de thematiek van uitbesteden, zowel van ICT-activiteiten als andere, nu actueler dan ooit. Outsourcing heeft duidelijk de wind in de zeilen. Maar waarom eigenlijk? We vroegen het aan een aantal ervaringsdeskundigen, en dat bracht de volgende redenen aan het licht.

1. Bottom line
De meeste bedrijven starten met uitbesteding met de stellige hoop een flinke duit te besparen vergeleken met wanneer ze de diensten intern zouden houden. De redenering hierachter hebben we in de inleiding al kort
besproken: wanneer een partij een dienst voor verschillende bedrijven kan verrichten, kan die normaliter rekenen op de wet van de grote getallen: hoe meer klanten je kan bedienen met dezelfde middelen, hoe goedkoper die dienst wordt. Dat geldt voor bakkers, maar even goed voor de zogeheten cloud-leveranciers.

Natuurlijk blijft het gevaarlijk om die logica te ver door te trekken. Dat hebben veel organisaties ondervonden die om financiële redenen een offshore outsourcing project hebben gestart. De berekening wordt vaak louter gemaakt op basis van het prijsverschil tussen lokale en offshore spelers. Maar de extra kosten die gepaard gaan met het complexere beheer en een groter aantal misverstanden, worden daarbij vaak uit het oog verloren.

2. Voorspelbaarheid
Een van de vaakst gehoorde klachten uit vroeger tijden over de eigen IT-afdeling was het ‘zwarte doos’-gevoel: je had maar een flauw vermoeden van wat er allemaal gebeurde, en op het einde van de rit was alles veel duurder en duurde het een pak langer dan voorzien.

Met een externe partij lijkt het eenvoudiger om de IT-diensten te allen tijde even duur te houden, en die diensten dan ook nog eens tijdig geleverd te zien.

Dat zowel voor externe als interne diensten eigenlijk dezelfde voorwaarde geldt, wordt hierbij gemakkelijk vergeten: er moet altijd een omvattend contract worden afgesloten waarin alle modaliteiten vervat zijn (prijs, termijn, boetes bij niet naleven, …), én er moet vooral veel gecommuniceerd en afgesproken worden tussen de IT-dienstenleverancier en de vragende partij, of die diensten nu van collega’s komen of van een externe leverancier.

3. Transparantie
Een beetje aansluitend bij het vorige punt: bij een externe dienstenleverancier wordt meestal afgesproken dat in de maandelijkse (of andere periodieke) afrekeningen uitgebreid wordt gedetailleerd welke diensten er zijn geleverd, en hoeveel hiervoor precies werd betaald.

Dat wordt vanzelfsprekender naarmate de contracten omvattender worden. “Klanten die miljoenen euro’s aan hun outsourcingcontract besteden, willen weten hoeveel marge je neemt”, weet Luc De Clerck, managing director van Cegeka.

4. Zeitgeist
Iedereen is intussen om de oren geslagen met alle vormen en mogelijke leveranciers van cloud computing. Maar net zoals bij platgedraaide deuntjes de kans groot is dat u het refrein kan mee neuriën, is het voor de meeste organisaties intussen wel duidelijk wat de voor- en nadelen van uitbesteding zijn.

De meeste organisaties staan daarom heel wat meer open voor diverse vormen van uitbesteding, zelfs al hoeft het voor hen niet meteen in de cloud. Wie aan outsourcing doet, zal dit wellicht veel bewuster doen dan pakweg tien jaar geleden. En ook op minder weerstand stuiten.

Vandaag de dag is, op enkele verdwaalde  vakbondsafgevaardigden na, de meerderheid van de werkende gemeenschap wel degelijk overtuigd dat outsourcing tot op zekere hoogte voor zowat elk bedrijf een voordeel of zelfs een noodzaak is. Wat een verschil met het begin van het decennium, toen outsourcing van ICT-diensten bij banken nog onbespreekbaar was.

Ook bij Telenet keek men enkele jaren geleden nog verschrikt op toen de eerste Indiërs in Mechelen rondliepen voor een bepaald project.

5. Schaarste
Wellicht het vaakst gebruikte argument naar de buitenwereld toe, is de schaarste aan geschoold ICT-talent op de Europese jobmarkt anno 2011. Goed personeel is moeilijk te vinden, en daarom moet men vaak op zoek buiten de bedrijfsmuren, of zelfs buiten de landsgrenzen.

Met het aantrekken van de economie wordt deze reden nog acuter dan ooit tevoren, vooral omdat het aantal afgestudeerde ICT’ers de voorbije jaren allesbehalve is gestegen. En met nieuwe technologieën zoals virtualisatie, nieuwe grafi sche interfaces en het groeiend belang van mobiele technologieën is het nog minder evident om alle behoeften intern in te vullen.

Ook de beveiliging van de ICT-infrastructuur wordt daarom steeds vaker uitbesteed. “Voldoende budget en personeel vinden om heel het jaar door, de klok rond, de veiligheid van uw ICT-infrastructuur te garanderen, is één ding”, zegt Neil Rogers, president bij BT Global Services, “maar ze in de huidige jobmarkt ook nog eens aan boord houden, is nog een andere uitdaging”.

De redenering hierachter luidt: voor zeer gespecialiseerde zaken die toch niet tot de kernactiviteit van uw bedrijf behoren, dreigt uw personeel, bij gebrek aan continue uitdagingen, snel gedemotiveerd te geraken. Wie deel uitmaakt van een externe partij die bij het ene bedrijf na het andere zijn expertise kan aanwenden, zal minder snel uitgeblust geraken.

6. Identiteit
Maar wellicht de belangrijkste reden om aan ICToutsourcing te doen, is dezelfde als voor alle andere types van outsourcing: omdat elke onderneming op zoek moet naar zijn juiste omvang, afhankelijk van zijn kernactiviteit. Bedrijven worden steeds meer verplicht om snel te schakelen als een nieuwe economische realiteit of zelfs gewoon een nieuwe concurrent de spelregels van het zakendoen verandert.

Maar om dat allemaal intern op te vangen, moeten ze wellicht honderden mensen op de reservebank zetten. “Elke organisatie moet daarom op zoek naar zijn kernwaarde en -activiteit, en die intern houden, en voor de rest zoveel mogelijk uitbesteden”, meent Pieter Hoekstra, country manager van Quint Wellington Redwood Belux.

“Dat is een uitdaging waar ieder bedrijf voor staat: waar kan je zelf toegevoegde waarde bieden, en wat laat je beter over aan derden? Als je dit goed doet, krijg je een organisatie die kan groeien en krimpen volgens de behoefte van het moment, zonder dat dit ingrijpende gevolgen heeft voor het personeelsbestand.”

Dit geldt zowel voor kleinere bedrijven als grote ondernemingen: iedereen moet vroeg of laat beslissen wat ze liever zelf blijven doen of maken, en wat best kan worden uitbesteed. En daarbij de nodige maatregelen treff en om dat uitbesteden zo snel en zo effi ciënt mogelijk te laten verlopen.

Dat zal niet altijd van een leien dakje lopen – “sommige ondernemingen hebben de neiging om dan maar alles terug in huis te halen, maar dat is meestal de verkeerde refl ex”, waarschuwt Pieter Hoekstra – maar na verloop van tijd hebt u de juiste partners gevonden om voor korte of langere tijd activiteiten uit te besteden, zodat u zelf slank en wendbaar genoeg blijft om snel te schakelen en van richting te veranderen wanneer nodig.

Of anders gezegd: met de juiste maten kunt u uw juiste maatje blijven behouden.