Heeft uw onderneming bedrijfsbrede software nodig?

Wat is bedrijfsbrede software? En waarom zou u de stap naar zo’n allesomvattende software zetten? Alex Dossche van DBFACTw licht toe.

Eerder kon u op deze website al een bijdrage lezen over de do’s en donts van de selectie en implementatie van bedrijfsbrede software: //www.itreseller.be/business/124961/hoe-overweeg-je-de-aankoop-van-de-juiste-bedrijfssoftware-/. Voor u die stap effectief zet, vraagt u zich wellicht af of bedrijfsbrede software al dan niet aan u besteed is.

Wellicht maakt uw bedrijf al gebruik van een eenvoudig programma dat facturen afdrukt, de voorraad registreert, klantenfiches opmaakt of artikelen beschrijft. Maar is het nodig straks duizenden euro’s uit te geven om die basisfunctionaliteit uit te breiden en een programma te implementeren dat uw hele bedrijf en al zijn processen omvat? Is de aanschaf van zo’n pakket wel verantwoord? Zullen uw medewerkers beter, sneller en accurater kunnen werken? Zal het contact met uw klanten efficiënter verlopen? Zullen uw voorraden beter beheersbaar zijn? Zal u uw marges beter in de gaten kunnen houden?

Wat is bedrijfsbrede software?
Laat me vooral schrijven wat het niet is: het is niet enkel een toepassing om facturen te maken, om boekhoudkundige documenten te verwerken, artikelfiches aan te maken of betalingen bij te houden. Software voor commercieel beheer is allesomvattend. Ze zorgt voor de administratie van uw volledige onderneming, op alle niveaus, voor alle werknemers en voor alle taken. Het is dus alles wat hierboven staat, maar dan met de nadruk op de onderlinge verbanden.

Bij bedrijfsbrede software is het de bedoeling dat een klantenfiche doorheen het hele pakket wordt gebruikt en dat ze alle informatie bevat die nodig is bij het maken van een e-mailmailing, een factuur, een offerte, bij de opvolging van aankopen en betalingen, enzovoort. Bedrijfsbrede software staat hier tegenover pakketten die zich maar op één deelactiviteit richten, zoals productie of klantenbeheer. Bedrijfsbrede software is een programma dat alles omvat, met een uniforme interface voor de hele administratie. Ze vermijdt dat uw medewerkers gegevens moeten doorboeken of overbrengen van de ene naar de andere toepassing. Lijkt evident, maar is het in realiteit allerminst…

Stel de juiste vragen
Om te weten of de overstap naar bedrijfsbrede software voor uw onderneming zinvol is, dient u zich van enkele dingen bewust te zijn. Wat zijn de problemen die zich vandaag in uw bedrijf voordoen? Zijn er onjuiste voorraden, ontbreken er artikelen, werkt u met verkeerde prijzen, zijn er onzorgvuldige leveringen? Wellicht heeft u al software in huis. Maar weet u ook tot wat u daarmee in staat bent? Bent u zich bewust van de manier waarop de software inzetbaar is? Weet u in welke mate de beschikbare functionaliteit uw behoeften afdekt? Heeft u een zicht op de return on investment van die toepassingen? Weet u in welke mate ze bijdragen aan uw omzet en winst?

Pas wanneer u een antwoord heeft op al die vragen, kunt u het probleem erkennen, beschrijven en op zoek gaan naar hulpmiddelen om de situatie te verbeteren. In essentie moet u dus uw bedrijf, uw sector en de beschikbare hulpmiddelen door en door kennen, vóór u op zoek gaat naar software voor commercieel beheer. Anders gezegd: voor u de zoektocht aanvangt, doet u er goed aan u af te vragen waarom u de stap naar een allesomvattende software voor commercieel beheer wilt zetten. Het antwoord wordt de inleiding van uw toekomstige lastenboek.