Kennis delen kan je niet afdwingen
Nog altijd wordt er een groot aantal projecten rong knowledgemanagement (KM) niet afgerond. Een van de oorzaken is de verwaarlozing van de noden en verwachtingen van de kenniswerkers. Traditioneel stelt men een KM-project op zoals een klassiek informaticaproject, waarbij men zich richt op de noden van de organisatie. Het resultaat: stijve KM-systemen die weinig of niet aangepast zijn aan de werkelijke problematiek van de kennisdeling. Bovendien worden die systemen weinig gebruikt en snel opgegeven.
‘In het geval dat’
Klassieke KM-initiatieven focussen zich op het geschreven woord. Documenten, met hierin de beschreven kennis en praktijkervaring van experts, worden gestockeerd en beheerd in een database. Gebruikers kunnen deze dan raadplegen via een portaal of beheerstool.
Ik noem dit het ‘in het geval dat (iemand het nodig heeft)’-syndroom. Want meestal wordt de geproduceerde informatie nooit hergebruikt en is zij vrij snel overbodig.
Deze klassieke benadering heeft haar beperkingen. Zo zijn er supplementaire kosten – voor bijvoorbeeld de creatie van documenten of het beheer van de kennisdatabase – die veel bedrijven door een gebrek aan beschikbaarheid van de betrokken partijen of een gebrek aan tijd moeilijk kunnen dragen.
De juiste balans
Een van de sleutels tot succes is het bereiken van een evenwicht tussen de doelstellingen en behoeftes van de organisatie (en haar management) en deze van de gebruikers.
Organisaties verwachten dat een efficiënte KM-omgeving
- hun globale kennis van informatiesystemen beschermt
- de kritieke kennis van het bedrijf bewaart en beschermt (business, functioneel, technisch)
- de productiviteit van hun teams verhoogt (sneller ontwikkelen en onderhouden)
- de diensten naar de gebruikers verbetert
- de risico’s verbonden aan applicaties, alsook de risico’s van het nemen van foute beslissingen vermindert
- de ontwikkelings-, onderhouds- en operationele kosten reduceert.
Aan de andere kant verwachten de kenniswerkers:
- snel de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen (toepasbaarheid)
- gemakkelijke toegang tot de noodzakelijke kennis en expertise (het vinden van personen die competent genoeg zijn om hen te helpen)
- een verdere persoonlijke en zakelijke ontwikkeling (ontwikkelen van zijn expertise, zijn kennis, socialiseren…)
- respect als expert, collega, voor zijn expertise.
Doe sociaal
De integratie van de sociale dimensie (social computing, sociale netwerken) met de klassieke dimensies van KM garandeert de succesvolle implementatie van een kennisdelingsplatform dat de behoeftes van de organisaties en de gebruikers beantwoordt.
Het beschikbaar stellen van een performante samenwerkingsomgeving (sociaal netwerk) bevordert de snelle verspreiding van kennis overheen de individuele netwerken of de praktijkgemeenschappen. Bovendien kan die informatie verrijkt worden tijdens de verplaatsing overheen het netwerk (tags, commentaren, evaluaties…). Werknemers kunnen onderwerpen en mensen volgen en hebben toegang tot de kennis die ze nodig hebben op het moment dat ze die nodig hebben. Zo creëert men een ‘lerende organisatie’ waarin de betrokkenheid van de kenniswerkers in de KM-processen veel groter is.
Wat echter opvalt is dat steeds meer bedrijven de toegang van hun werknemers tot (interne of externe) sociale netwerken beperken. Ondanks de groeiende openheid voor de integratie van KM-aspecten in de organisatie.
Ten slotte nog dit: delen van kennis is een menselijke activiteit. Je mag en kan dit niet opleggen. Er is onderling vertrouwen bij nodig en het engagement van alle betrokken partijen en personen.
