Bedrijfsprocessen in kaart zonder budget

Je bedrijf heeft nood aan businessprocessmanagement. Je wil de bedrijfsprocessen van je organisatie in kaart brengen, meten en verbeteren. Je baas waardeert je initiatief, maar je krijgt geen budget voor tools. Niet getreurd, ook zonder budget kan er goed werk geleverd worden. 

We openen meteen met goed nieuws: de software die je hoopte te gebruiken maar niet kan betalen staat niet voorop. Het belangrijkste is communicatie en het verwerven van inzicht. In onderstaand stappenplan vind je een mogelijke aanpak om zonder budget toch aan de slag te gaan.

Stap 1: breng mensen samen
Bij organisaties met enige omvang vormen de verschillende afdelingen vaak afzonderlijke koninkrijkjes, waarbij elke koning gebruikmaakt van eigen middelen om de werking van zijn rijk te optimaliseren. Ga je op ontdekkingstocht om de bedrijfsprocessen in kaart te brengen, dan moet je waarschijnlijk mensen samenbrengen die aan elkaar producten, gegevens en dossiers doorgeven, terwijl ze elkaar nog nooit gesproken hebben.

Elk van deze mensen beschikt over een stukje van de puzzel. Aan jou om de stukjes van die puzzel samen te leggen en te doen passen tot je een volledig beeld hebt.

Stap 2: teken het bedrijfsproces
Ben je eenmaal zover, dan kun je een diagram maken dat het bedrijfsproces illustreert. Je tekent de klant, de verkoopdienst, het magazijn, de productie-eenheid, de vrachtwagen en de dienst die de factuur maakt. Ben je een overheidsdienst, dan teken je de burger, het ingediende dossier, de diensten die het dossier behandelen en het uiteindelijke antwoord.

Zelfs zo’n eenvoudig diagram kan al verhelderend werken. En om dit te maken heb je geen nieuwe tool nodig. Binnen MS Visio is ‘workflow diagram’ hiervoor zeker geschikt.

Zelfs op dit punt kun je al resultaat boeken, want wanneer de medewerkers plots inzicht krijgen in het hele bedrijfsproces, dan komen ze dikwijls vanzelf op ideeën voor verbetering, een betere inzet van mensen en machines. Op het diagram vermeld je ook het aspect dat je het meest interesseert, zoals aantallen artikels geproduceerd, aantallen dossiers verwerkt, aantal mensen voor een bepaalde rol, doorlooptijd, aantal fouten en prijs.

Stap 3: voeg details toe
De volgende stap is het proces beschrijven op een meer gedetailleerde wijze.

Je tekent elke stap, het ‘event’ dat het bedrijfsproces in gang zet (bijvoorbeeld ‘klant plaatst bestelling’), de ‘results’ van het bedrijfsproces (bijvoorbeeld ‘goederen werden geleverd’), en voor elke stap de actoren (Verkoopsdienst, Magazijn, Boekhouding…).

Ook dat kan nog in Visio, als je kiest voor cross functional flowchart. De nieuwste versie van Visio kent ook bepaalde methodologieën; je kunt de modellen bijvoorbeeld maken in BPMN (Business Process Modeling Notation).

Overigens zijn er alternatieven. ARIS Express van IDS Scheer (nu Software AG) is het kleine en gratis broertje van de ARIS-tools. Met deze tool modelleer je niet alleen bedrijfsprocessen (volgens de aanpak Event-driven Process Chain, in BPMN, of nog anders), maar je maakt ook een datamodel, een business process hierarchy of andere modellen.

Na deze drie stappen kun je je management de eerste resultaten voorleggen. De volgende stap is een tool gebruiken die een repository heeft, een databank met objecten die je hergebruikt van het ene diagram naar het andere, een tool die je in staat stelt lijsten te trekken om verbanden te zien. Maar daarvoor heb je dan weer wel budget nodig.