Waar blijft het papierloze kantoor?

Al sinds de jaren tachtig wordt er gestreefd naar het papierloze kantoor. Maar ruim 25 jaar later wordt er meer papier geproduceerd dan ooit tevoren. Zullen we ooit een volledig papierloos kantoor bereiken? En zo neen, wat doet u intussen?

1. Wat zijn de feiten?
“Het papierloze kantoor is in elk geval een mythe gebleken”, stelt Jo Van Onsem, countrymanager van Xerox België, onomwonden vast. “Vorig jaar werden 15,2 biljoen (15.200 miljard) pagina’s papier afgedrukt, en dat getal zal dit jaar nog stijgen.”

Maar die stijging van papier gaat niet ten koste van de groei van digitale documenten. Integendeel: volgens Xerox zou vorig jaar meer digitale informatie zijn geproduceerd dan in alle eeuwen van de mensheid samen. Hoe ze dit precies berekend hebben, laten we in het midden, maar het bevestigt alle rapporten dat de digitale informatiestroom jaar na jaar exponentieel blijft toenemen.

De verwachting van bijna dertig jaar geleden blijkt dus volledig fout: de digitalisering van informatie en documenten gaat niet ten koste van de papierberg maar doet de hoeveelheid papier alleen maar toenemen.

2. Waarom wordt er nog zoveel op papier gezet?
“Zolang mijn generatie actief is, zal papier nooit verdwijnen”, zo zet Henrik Rooms, gedelegeerd bestuurder van archievenbeheerder Merak, meteen de toon: “Wij zijn gewend om op papier te lezen en onze documenten te kunnen vasthouden, en dat zal nooit helemaal verdwijnen voor onze generatie.” Een belangrijke reden voor het behouden van papier is dus gebruiksgemak en de macht der gewoonte.

Ook het tastbare karakter van papier spreekt veel gebruikers nog aan, om verschillende redenen. “De interactie is toch nog altijd concreter dan met digitale documenten”, meent Van Onsem. “Als je iemand een document in zijn handen kan duwen met de vraag dit te behandelen, dan is dat toch minder vrijblijvend dan wanneer je dit document doormailt. De kans dat het verzoek wordt ingewilligd, is dan toch iets groter.”

Maar een minstens even belangrijke reden is het ontbreken van een wettelijk kader voor elektronische documenten, stelt ook Rooms vast: “Papier blijft voor de wet toch vaak het medium van voorkeur. We zitten nu wel in een overgangsfase, maar zolang het voor de gebruiker niet duidelijk is wat wettelijk mag, zal die toch eerder naar papier teruggrijpen.”

Ad Wijnhoven, algemeen directeur van Iron Mountain Benelux, begrijpt deze reflex maar al te goed: “Geen enkele wet schrijft voor dat een document digitaal beschikbaar moet zijn, terwijl er wel vaak een papieren versie verplicht is.”

3. Waarom wordt er nog veel meer gedigitaliseerd?
Met zoveel obstakels op de weg naar de digitalisering lijkt het haast een wonder dat die evolutie toch standhoudt. Sterker nog: de groei van digitale documenten overtreft die van de papieren equivalenten ruimschoots. Het aantal argumenten pro digitalisering is dan ook niet gering.

Toegankelijkheid. “Onderschat nooit de focus op toegankelijkheid”, waarschuwt Ad Wijnhoven, algemeen directeur van Iron Mountain Benelux. “Bedrijven zullen steeds meer geconfronteerd worden met de verplichting om binnen enkele minuten bepaalde informatie ter beschikking te stellen. En de kosten wanneer het misgaat, kunnen enorm zijn.”

Automatisering. De automatisering van de workflow van digitale documenten is overduidelijk een voordeel. Voor bedrijven met een grote documentenstroom kan dit een groot verschil uitmaken voor het zakencijfer.

Metadata. Het gebruik van metadata in documentmanagementsystemen heeft één enorm voordeel op papieren documentsystemen, verklaart Lode Vandermeulen, salesmanager van Amplexor: “Door het toekennen van metadata kun je documenten gemakkelijker classificeren en opvragen, volgens verschillende views: geordend per datum, per documenttype, per dossier enzovoort.”

Groen. Ook al houden we allemaal van papier, we zijn er ons ook allemaal van bewust dat het nodeloos omhakken van bomen moet worden vermeden. Helaas zijn wij Belgen, volgens de site van Bond Beter Leefmilieu, een van de meest papierverslindende landen ter wereld.

Met een jaarlijks verbruik van 353,8 kilogram papier moeten we enkel Luxemburg nog laten voorgaan in de top 10 van papierverbruikers wereldwijd. Zeker hier is een inhaalbeweging door digitalisering dus absoluut geen luxe.

4. Hoe gaat u om met beide stromen?
Een doorgedreven digitalisering lijkt het eenvoudigste antwoord: aangezien digitaal de toekomst is, kunt u maar beter zo veel mogelijk daarnaartoe werken. Toch? “Niet noodzakelijk”, antwoordt Ad Wijnhoven. “Digitaliseren is vrij duur: honderd pagina’s inscannen kost al snel meer dan zeven euro. Als daarvan slechts tien procent wordt opgevraagd, is per honderd documenten minstens zes euro verloren gegaan. U kunt dus maar beter goed nadenken welke documenten een actief leven zullen leiden, en welke enkel statische informatie bevatten. Dat zal u op termijn heel wat kosten besparen.”

Om het beheren en terugvinden van informatie te vereenvoudigen is het vooral belangrijk dat een uniforme aanpak wordt gehanteerd, in het papieren archief enerzijds en in het elektronisch systeem anderzijds: In het elektronische archief kan je al beginnen met het wegwerken van exotische formaten en zo veel mogelijk op algemene standaarden werken. Courante bestandsformaten zoals pdf of tiff kunnen we immers binnen dertig jaar nog openkrijgen.

5. Dus?
‘Digitaal als het kan, papier als het moet’ lijkt een goede leidraad. Probeer hierbij steeds vooraf de kosten-batenanalyse van het inscannen en/of afdrukken van documenten te maken. Want een principiële beslissing is in beide richtingen even gevaarlijk