Beter documentbeheer in vijf slogans

Vele adviezen die bij IT-projecten worden gegeven, klinken vaak sloganesk en clichématig. Maar wat zijn clichés anders dan vaak herhaalde waarheden? Daarom hebben we onze adviezen voor documentbeheer toch opgehangen aan vijf veelgebruikte slogans. Ter lering en vermaak, om het met een ander cliché te zeggen.

Bezint eer ge begint
“Een gestructureerde aanpak bij het implementeren van een documentmanagementsysteem is echt wel essentieel voor het welslagen van een project”, meent Max Ertl, vicepresident sales & marketing bij DocuWare. “Dit betekent onder meer dat je eerst alle documenttypes en –processen in kaart brengt en een gedetailleerde flowchart maakt van hoe die het best in het systeem worden ingezet.”

Ertl adviseert hierbij ook rekening te houden met bestaande toepassingen en hoe die in het systeem kunnen worden ingepast. Dit verhoogt niet alleen de integratie met de rest van de ICT-omgeving, maar kan u ook een hoop onnodige kosten besparen.

Dit lijkt allemaal wel logisch, maar toch heeft Benny Corvers, marketingdirector van Getronics, het al anders geweten: “Bedrijven dachten dat het installeren van Microsoft Sharepoint volstond om aan documentmanagement te doen. Dan begon iedereen maar zijn documenten in Sharepoint te gooien, zonder overleg of afspraken, en binnen de kortste keren was dat niet meer of minder dan een vuilbak geworden.”

Wie het kleine niet eert…
“Veel bedrijven hebben anderzijds geïnvesteerd in dure systemen en zijn daar flink bedrogen van terug gekomen”, merkt Benny Corvers op. “Ze denken allemaal dat ze een Rolls nodig hebben, terwijl eigenlijk enkel grote bedrijven uit de farmacie en andere document-intensieve sectoren zulke grote systemen ten volle kunnen benutten.”

Een stapsgewijze aanpak is veel gezonder, beaamt Ronny Ruyters, algemeen directeur van ACA IT Solutions: “De organisatie moet leren wat ze wil en wat kan. Dat kan beter als je start met kleine projecten en gaandeweg uitbreidt. Een aanpak die zich uitstekend leent tot onze lenige werkwijze, waarbij je geregeld kan bijsturen.

Het past ook beter bij de menselijke aard: we zijn nu eenmaal slecht in het vooraf volledig uitdenken wat we willen. Maar we zijn wel goed in het vinden van oplossingen binnen een afgesproken raamwerk.”

De mens is de maatstaf van alles 
De stapsgewijze aanpak heeft nog een bijkomend voordeel, meent Ruyters: “Je kan onderweg nog quick wins inbouwen, zodat je het vertrouwen wint van de eindgebruikers.”

Want documentbeheer mag dan wel verwijzen naar het document zelf, het uiteindelijke doel is het leven van diegene die met de documenten werkt te veraangenamen. Dat klinkt evident maar is het niet altijd. Vele projecten in documentbeheer falen door gebrek aan acceptatie, wat dan weer een gevolg is van software die te weinig op de realiteit van de gebruikers is afgestemd.

De eindgebruiker moet de voordelen inzien van een documentmanagementsysteem, want er wordt van hem of haar ook een inspanning en de nodige discipline verwacht, bijvoorbeeld door het toevoegen van metadata.

“Communicatie rond de voordelen van het systeem en het nodige changemanagement zijn dan ook cruciaal voor het succes van een project”, oordeelt Lode Vandermeulen, salesmanager van Amplexor. “Dit gaat het beste als je een aantal sleutelgebruikers bij het traject betrekt.”

It’s all about the money
"Om de natuurlijke weerstand van de mensen tegen een nieuwe situatie te overwinnen, is het ook heel belangrijk hen te informeren over het rendement dat deze verandering zal opleveren", aldus Jo Van Onsem, countrymanager van Xerox België. “Maar dan moet er natuurlijk wel een positief rendement zijn."

Dat is trouwens het uitgangspunt voor elke beslissing rond een documentmanagementproject: "Bereken nauwkeurig alle kosten en baten, en neem dan pas een beslissing. Van Onsem is er wel van overtuigd dat de beslissing zelden in het nadeel van digitalisering van documenten uitvalt: “Als je alle kosten van papier doorheen zijn hele levenscyclus overschouwt – creatie, distributie, bewaring tot zelfs recyclage – zal het pleidooi voor digitalisering meestal snel gewonnen zijn.”

Hire your boss
Wie een documentmanagementproject wil zien slagen, moet de nodige steun van het management genieten. Zodat, wanneer er op tafel wordt geklopt, alle betrokken partijen weten dat het tijd wordt om te luisteren en te handelen.

Een goede manier om de bazen in het project te betrekken, is ervoor te zorgen dat het documentmanagement in een groter project past. “Documentmanagement wordt het vaakst goedgekeurd als middel voor een strategische doelstelling”, stelt Benny Corvers vast. “Kijk maar naar de FOD Sociale Zekerheid: daar wilden ze in het kader van ‘het nieuwe werken’ meer thuiswerk mogelijk maken.”

Natuurlijk is er niet altijd een project voorradig waar u een documentmanagementproject aan kan vastkoppelen. Maar wat altijd kan helpen is wanneer u het topmanagement kunt wijzen op de steeds strengere eisen rond traceerbaarheid van documenten. Voor de CIO betekent digitalisering in dat kader een enorme tijdsbesparing. Voor de CEO kan dit het verschil betekenen tussen een zorgeloos leven en een veroordeling voor de rechtbank.