Zes trends in boekhoudsoftware
Er zijn weinig vormen van software die in zo goed als elk bedrijf opduiken. Boekhoudsoftware behoort tot deze categorie. Maar wat op het eerste gezicht een verplicht nummer is voor uw boekhoudafdeling, blijkt een dynamische markt. We zetten zes trends in boekhoudsoftware op een rijtje, en bekijken wat ze voor uw bedrijf kunnen betekenen.
In meer dan één opzicht is de markt voor boekhoudsoftware een markt waarin er toch behoorlijk wat te koop is. In de Belgische markt zijn er toch nog altijd veel meer spelers dan u op uw twee handen kan tellen. En dat is dan nog los van de gespecialiseerde boekhoudpakketten voor welbepaalde beroepen of sectoren.
Keuze genoeg dus, zeker als u dat vergelijkt met bijvoorbeeld de markt voor kantoorsoftware en besturingssystemen waar er met Microsoft eigenlijk slechts één partij de lakens uitdeelt.
Ten opzichte van de markt is een bedrijf en zijn financiële afdeling vaak niet snel geneigd om van softwareaanbieder te veranderen. Bovendien is men zich ook niet altijd bewust van de vernieuwingen die andere leveranciers kunnen bieden. Maar voor wie door de bomen het bos niet meer ziet, is er misschien wel goed nieuws. Waarmee we meteen zijn aanbeland bij de eerste trend.
Trend 1: Gunfight at the accounting corral
Sinds een jaar of drie is de boekhoudmarkt het strijdtoneel voor een reeks van overnames. De lijst is lang. Cubic, ooit nog een van de marktleiders, werd ingelijfd door het Nederlandse Exact, dat later ook al Solid Data overnam. Het Belgische Bob Software kwam terecht bij Sage, heette eerst nog Sage Bob maar nu gaat nu gewoon als Sage door het leven. Unit 4 Agresso nam Coda over en later ook C-Logic.
De strijd gaat dus nog even door, al weet niemand hoe de toekomst eruit zal zien. Grote namen uit de sector zoals Exact of Unit 4 Agresso kunnen misschien nog een aantal kleinere spelers overnemen. Al kunnen ze uiteraard ook de krachten bundelen of – wie weet – zelf worden overgenomen.
Ook al is de storm intussen wat gaan liggen, toch lijkt de consolidatie nog niet aan zijn eind gekomen. “Aan verdere consolidatie in de markt is niet te ontkomen”, stelt Els Verlinde van C-Logic. “De ontwikkeling en ondersteuning van de toepassingen wordt steeds complexer en de technische uitdagingen worden groter.
Voor kleinere spelers zal het steeds moeilijker worden om die allemaal te beantwoorden. Financiële draagkracht voor nieuwe ontwikkelingen wordt essentieel.”
Vrij vertaald:
Hoewel boekhouden een ‘matuur’ gegeven is, staat ook die wereld niet stil. U kan zich inderdaad de vraag stellen of kleine spelers voldoende middelen zullen blijven generen om hun aanbod uit te breiden of verder in te spelen op nieuwe ontwikkelingen.
Maar of een grotere speler anderzijds meer garanties biedt voor u als bedrijf, is nog lang niet zeker. Want misschien verslapt zijn aandacht voor de Belgische markt, of mogelijk wordt hij zelf het doelwit van een overname.
Trend 2: De wetgever gaat digitaal
De wetgever is het digitale tijdperk binnengetreden en dat zal u geweten hebben. Elektronische aangiftes zoals btw en neerleggen van de jaarrekening maken intussen deel uit van het aanbod van de softwareleveranciers.
Zo ondersteunen zij bijvoorbeeld reeds geruime tijd de elektronische uitwisseling van gegevens met het zogenaamde XML-formaat voor de InterVAT-toepassing, en het nieuwe XBRL-formaat voor de neerlegging van jaarrekeningen bij de Nationale Bank. Vele nieuwe wettelijke vereisten hebben de digitalisering doen toenemen, en hebben al dan niet een directe invloed op uw boekhoudpakket.
“Officiële aangiftes worden niet meer via papier maar nog uitsluitend via elektronische weg ingediend”, vertelt Els Verlinde van C-Logic. “Waar een software-ontwerper vroeger veel aandacht besteedde aan het afdrukken op papier, dient hij de klemtoon van zijn kennis te verleggen naar XML-geaarde protocols, met als doel de uitwisseling van gegevens te standaardiseren.”
Voor een bedrijf komt het erop aan dat de maker van zijn boekhoudprogramma de wettelijk opgelegde wijzigingen zo snel mogelijk in het programma inbouwt. Het regime van updates neemt dan ook stelselmatig toe. Vraag is welke partij hier het best in is. Hier speelt hun achtergrond en aanpak.
De ene is als fiscaal specialist misschien goed geplaatst om als eerste op de hoogte te zijn van bijvoorbeeld wetswijzigingen of nieuwe richtlijnen. Al zijn andere softwareleveranciers misschien kapitaalkrachtiger of gewoon dynamischer.
Trend 3: En u digitaliseert mee
Digitalisering is een belangrijke trend in de boekhoudafdeling. “Wij zien de boekhoudpakketten evolueren van pakketten met manuele input naar pakketten met volledige elektronische input van gegevens”, vertelt Mark Sprengers van Wings Software, die deze digitale aanpak op diverse domeinen ziet gebeuren.
“De pakketten zullen elektronische input moeten herkennen van verschillende formaten, zoals de diverse XML-standaarden voor Certipost, Zoomit en andere. Daarnaast zullen, zeker in eerste instantie, facturen in pdf en ook nog in te scannen papieren facturen moeten kunnen worden verwerkt. Financiële verrichtingen kunnen al volledig elektronisch verwerkt worden met een minimum aan manuele input”, zo somt hij op.
Vrij vertaald:
Digitalisering is niet enkel een trend omdat de wetgever dit toelaat. Het duikt bij bedrijven op omdat het hen efficiënter doet werken, ook op niveau van de financiële afdeling. Documenten kunnen bovendien centraal bewaard en van overal opgevraagd worden. Maar hierdoor neigt een project rond boekhoudsoftware al snel naar documentmanagement: het beheer en de beveiliging van digitale documenten.
Trend 4: E-facturatie is versoepeld
Ook de aandacht voor e-facturatie komt voort uit de aangepaste wetgeving. Tot 2006 moesten bedrijven de inkomende facturen nog bewaren in hetzelfde medium als dat waarin ze binnenkwamen. Dat is vandaag met terugwerkende kracht niet meer het geval.
Begin dit jaar liet de wetgever ook toe dat bedrijven hun facturen ook gewoon via e-mail mogen versturen. “De wetgeving werd hiermee aanzienlijk versoepeld”, vertelt Pierre De Preter van Winbooks. “Dit moet bedrijven aanmoedigen om over te schakelen op e-facturatie”, vindt hij.
Door de aangepaste wetgeving gaven heel wat leveranciers de voorbije jaren elektronische facturatie een prominente rol in hun aanbod. Al wilde de invulling wel eens verschillen. Het elektronisch versturen van verkoopfacturen verloopt niet alleen via de gekende BMF100+ of Zoom-it-formaten, maar, mede dankzij de wetswijziging van begin dit jaar, ook gewoon via e-mail in pdf.
Voor de inkomende facturen bouwen sommige aanbieders een scanmodule in waarmee klanten papieren facturen kunnen digitaliseren en zo een elektronisch archief uitbouwen. De boekhouding legt dan een link tussen de boekhouding en het brondocument dat medewerkers te allen tijde kunnen oproepen.
Sommigen werken met een scanprogramma dat in zijn eenvoudigste vorm het beeld van de facturen registreert en archiveert. Ook is er software die facturen omzet in een digitaal formaat dat de boekhoudsoftware herkent en kan verwerken. Andere kiezen dan weer voor ‘echte’ e-facturatie en laten elektronisch binnenkomende facturen, zoals via Isabel en Zoom-IT, automatisch boeken.
Vrij vertaald:
E-facturatie is een domein dat in de komende jaren verder zal evolueren. Nu al stellen dat iedereen enkel nog elektronische facturen ontvangt of verstuurt is duidelijk overdreven. “Vandaag is slechts drie procent van de facturen elektronisch, dus de papieren variant heeft nog wel enkele mooie jaren voor zich”, beseft Pierre De Preter.
“Bedrijven zullen dus al snel geconfronteerd worden met een dubbele stroom aan facturen: papieren en digitale. En gebruikers zullen van de papieren dezelfde voordelen willen als van de elektronische.”
Toch houdt u maar beter rekening met enkele aandachtspunten. Zo is het inscannen van papieren documenten veel verbeterd, maar loopt het lang niet altijd vlekkeloos. Vraagt uw fabrikant trouwens een vergoeding per gescande factuur, en hoeveel bedraagt die? En kan uw boekhoudprogramma al die digitale formaten aan, of moet u een beroep doen op een partner om ze voor u te vertalen?
Trend 5: Van boekhouden naar ERP
De makers van boekhoudsoftware proberen zich nog op andere manieren van concurrenten te onderscheiden. Bijna allemaal bieden ze naast de eigenlijke boekhoudprogramma’s bijkomende modules aan: facturatie, voorraad- en magazijnbeheer, financiële analyse, documentenbeheer, productie, tijdsregistratie en agendabeheer.
In sommige gevallen kan men bijna spreken van een ERP-aanbod. Al blijft er dikwijls, ook en vooral qua prijs, toch nog een wereld van verschil met de gevestigde ERP-oplossingen van partijen als SAP.
Sommigen noemen zich dan ook aanbieder van financiële oplossingen of van kmo-beheer tout court, en niet meer producent van boekhoudsoftware. De markt gaat duidelijk naar vollediger oplossingen die boekhouding, commercieel beheer en CRM-functionaliteit voor het beheer van klantenrelaties combineren.
“Dergelijke aanpak is ook nodig”, vindt Robert Koelman van Afas België. “In België duiken nogal veel eilandoplossingen op. Ik was onlangs bij een bedrijf en dat had 27 afzonderlijke toepassingen geïnstalleerd”, vertelt hij. Toch komen volgens hem veel bedrijven terug van deze aanpak. “Het is moeilijk, tijdrovend in onderhoud en weinig toekomstgericht. Bovendien is de interface van al die oplossingen verschillend, wat voor uw medewerkers ook niet leuk is.”
Ondanks deze geïntegreerde aanpak in de markt kunnen de programma’s vaak nog afzonderlijk gebruikt worden. Naast het eigenlijke boekhoudprogramma is er bijvoorbeeld een logistiek pakket, dat aansluit bij de boekhouding, maar ook apart loopt.
Maar los hiervan blijkt duidelijk dat bedrijven met de software meer willen doen dan enkel boekhouden. “In een periode van crisis willen ook de kleine bedrijven meer dan ooit een helder en exact zicht op hun activiteit. Antwoorden op vragen zoals: wie zijn mijn beste klanten en waar zit er betalingsachterstand”, vertelt Sophie Gelin, marketingmanager bij Ciel.
Vrij vertaald:
Een suite-achtige oplossing kan heel wat meerwaarde bieden: naadloze uitwisseling van gegevens tussen onderdelen, hergebruik van identieke gegevens, eenzelfde look-and-feel, slechts één adres voor ondersteuning en korting bij aankoop van meerdere programma’s… Toch kijkt u eerst na of u die extra programma’s en hun functionaliteit wel zakelijk kan gebruiken.
Trend 6: boekhouden in de cloud
Niet enkel het aantal spelers of de reikwijdte van hun oplossing speelt, ook de vorm waarin de software gepresenteerd wordt verandert snel. Zo zit de laatste vier jaar het zogenaamde Software as a Service- of SaaS-model, zeg maar internetboekhouden, duidelijk in de lift.
Het gaat hierbij om het voeren van een boekhouding op afstand waarbij uw programma’s en gegevens zich ergens buitenshuis ‘in the cloud’ bevinden. “De essentie is dat men niet meer ‘verankerd’ werkt aan een lokaal netwerk”, aldus Els Verlinde van C-Logic.
“Daardoor groeit ook de vraag naar instapmodellen waarmee kmo’s, klanten van boekhouders en accountants modulair kunnen meewerken. Via internet kan je snel een connectie maken en het werk verdelen.”
Zowat elke leverancier met wie we voor dit artikel contact opnamen, haalt internetboekhouden aan als belangrijke trend en biedt het ook aan. Aanvankelijk bleken boekhouders en accountants eerder argwanend en hielden ze niet van het idee dat hun bedrijfsgegevens op een externe plaats geregistreerd werden. Al wordt het model intussen wel meer aanvaard.
“Je kan werken waar je maar wilt, je accountant of boekhouder kijkt online mee, je bent zeker van de kosten en direct klaar voor gebruik”, aldus Stefaan Missiaen, business-unitmanager bij Exact Online, een van de voorlopers in internetboekhouden. “De voordelen zijn dan ook divers. Met name voor kleinere bedrijven, typisch tot twintig werknemers, is dit de perfecte oplossing.”
Vrij vertaald:
Iedere constructeur van boekhoudsoftware biedt intussen een internetversie aan. Internetboekhouden heeft de wind in de zeilen, al is de weg nog lang. Bestaande klassieke klanten migreren niet zo gauw naar internetboekhouden en ook nieuwe gebruikers houden nog wat de boot af.
Uit onderzoek dat Exact vorige zomer afrondde, bleek toen dat nauwelijks één op vier accountants via online boekhouden werkt, voor één of meer van hun klanten. Terwijl intussen een ruime meerderheid van hen via internet communiceert met hun cliënteel.
