Gedaan met champagneverspilling

Dat drukinkt duurder is dan champagne, weten we intussen al. Maar wist u ook dat het uitbesteden van het beheer van uw printer- en multifunctionalpark aan derden u duizenden kisten champagne kan opleveren? Tenminste, als u tot nu toe voldoende verspild hebt.

Laten we eerlijk zijn: de droom van het papierloze kantoor is verder af dan ooit. Volgens sommige bronnen zou het aantal afgedrukte pagina’s in 2008 meer dan vijftien biljoen (vijftienduizend miljard!) bedragen, en de groei zit er de volgende jaren nog altijd in. De totale kosten besteed aan printing wordt vaak rond drie procent van de totale bedrijfskosten geraamd.

Maar volgens IDC kan dat veel hoger oplopen: als u alles meerekent (bijvoorbeeld ook interventiekosten en de verlaagde productiviteit van de medewerkers) eindigt u al snel op een tien procent van de bedrijfsomzet, aldus het analistenbureau. Als u die factuur niet nog meer wilt zien stijgen, kunt u beter op zoek gaan naar kostenbesparende oplossingen. Het uitbesteden van het printerpark is er daar één van.

Groeimarkt
Managed-printingservices is dan ook een duidelijke groeimarkt in deze economisch barre tijden. Volgens IDC zou deze in 2011 in Europa al goed zijn voor ruim zeven miljard euro. De belofte van grote besparingen trekt veel bedrijven over de streep.

Tot nog toe zijn het vooral grote bedrijven die hun voordeel kunnen doen met het uitbesteden en vervolgens optimaliseren van hun printer- en multifunctionalpark. Maar ook bedrijven met verschillende vestigingen zien al snel een voordeel in die vorm van uitbesteding.

Wat de grootte betreft, heeft Philippe Janssens, salesdirector voor Xerox Global Services, een vuistregeltje ontwikkeld: "Per werknemer kan ongeveer 250 euro per jaar worden uitgespaard, voor bedrijven vanaf duizend werknemers. Voor een bedrijf met tienduizend werknemers betekent dat dus een potentiële kostenbesparing van 2,5 miljoen euro per jaar."

Spectaculaire resultaten bij FOD Financiën
Het schoolvoorbeeld in België blijft de FOD Financiën, die spectaculaire resultaten kan voorleggen. Volgens Louis Collet, CIO van de FOD Financiën, wordt tot twee miljoen euro per jaar bespaard aan toner alleen, eenvoudigweg doordat nu de opvolging en levering van toner centraal gebeurt en er geen voorraad per gebouw moet worden bijgehouden. Als u alle btw-kantoren over heel het land daarbij rekent, wordt dat een behoorlijk aantal.

Maar ook andere Belgische organisaties hebben de stap al gewaagd. Toyota Motor Europe, bijvoorbeeld, dat de uitbesteding aangegrepen heeft om het hele printerpark te consolideren, beter te beveiligen, te beheren en te overzien.

"Dat heeft ons niet alleen 30% kostenbesparing opgeleverd," meldt Ivan Vleeschouwers van Toyota Motor Europe, "maar ook een veel beter zicht op het verbruik per afdeling en zelfs per persoon, en onverwachte voordelen zoals een grotere gebruikerstevredenheid. Door naar één model over te stappen, is de interne jaloezie namelijk enorm afgenomen." De resultaten zijn zo bevredigend dat ook het Japanse hoofdkwartier de uitbesteding van zijn printerpark overweegt.

Ook de beheerder van het Belgische hoogspanningsnet Elia heeft zich met name tot Xerox gewend voor het uitbesteden van een deel van zijn printerpark. "Geen evidente stap voor een bedrijf als Elia, dat traditioneel graag alle touwtjes in handen houdt", aldus Pierre Loverius, CIO van Elia. Maar de bereikte kostenreductie van 20% zorgde ervoor dat het bedrijf zich de stijlbreuk niet heeft beklaagd.

Verborgen schat
Waar zit nu precies die grote kostenbesparing, en hoe komt het dat niet meer bedrijven daar al aan begonnen zijn? Op de tweede vraag heeft IDC-analist Martin Canning meteen meerdere antwoorden: "Ten eerste zit de verantwoordelijkheid voor printing vaak verspreid over verschillende afdelingen, waardoor niemand graag de kosten van zo’n besparingsproject op zich neemt. Een nog fundamentelere reden is dat er weinig over printing wordt nagedacht, omdat het er altijd is geweest en daarom als vanzelfsprekend wordt beschouwd."

Doordat printkosten meestal over het hele bedrijf verspreid zijn, is er ook weinig zicht op het totale aantal printers in het bedrijf, en op het gebruik ervan. "Dat is al een eerste manier om bijzonder veel te besparen: wanneer men gewoon eens door het bedrijf wandelt en het aantal printers telt, met de vraag ‘hoeveel daarvan hebben we echt nodig’ in gedachten, komt men vaak tot verbijsterende resultaten", aldus Canning.

Overbodige kosten schrappen
Managed-printservices zijn vaak een aanleiding om naar de printinfrastructuur te kijken en overbodige kosten te schrappen. Vaak begint dat al met eenvoudige ingrepen zoals dubbelzijdig afdrukken en beleid rond het gebruik van kleurenprinters. Maar ook het gecentraliseerd en tijdig bestellen van toner en ander materiaal kan veel euro’s besparen.

Last but not least: het overstappen van een capex-model waarbij u zelf instaat voor aankoop van printers en toner, naar een opex-model waarbij u een maandelijks bedrag aan de dienstenleverancier kunt betalen, is voor veel bedrijven ook een aantrekkelijke gedachte. Ook al betalen ze op termijn wel wat meer. Vooral de gespreide betaling van nieuwe printers is in dat model een meerwaarde.

Naast de kostenbesparing zijn er nog andere voordelen. Minder hardware en minder aankoop van toner en andere onderdelen zorgt ook voor een groener imago, wat voor veel bedrijven een extra troef betekent. Vaak gaat zo’n uitbestedingsoefening ook gepaard met technische verbeteringen, zodat bijvoorbeeld enkel wordt afgedrukt als de gebruiker bij het toestel staat en de afdruk bevestigt met een code of een badge.

Dat scheelt niet alleen op het papierverbruik, het zorgt er ook voor dat vertrouwelijke documenten niet voor ieders ogen kunnen verschijnen. Bij Toyota was dat een extra argument, want zo werd ooit de naam van de nieuwe Lexus vroegtijdig gelekt.

Groot en klein
Zoals gezegd zijn het hoofdzakelijk de grote bedrijven die garen spinnen bij zulke diensten. En vooral de printerleveranciers hebben daar een dienstenpakket voor ontwikkeld. Maar ook veel dienstenleveranciers die geen eigen printerhardware hebben, werpen zich op die markt.

Er ligt trouwens nog een hele markt open voor resellers op zoek naar nieuwe businessmodellen, meent Louella Fernandes, analist van Quocirca: "Vooral bij de middelgrote ondernemingen, die hun infrastructuur vaak in handen leggen van resellers, is het beheer van de printinfrastructuur vaak onontgonnen terrein."

In eerste instantie denken we dan aan de printer-resellers. Een printerhardwareleverancier als HP heeft voor die markt zelfs speciaal het Smart Printing-programma opgericht, dat resellers helpt bij het overtuigen van de klant om in zo’n model te stappen. Als aanvulling op hun eigen managed-printservices die toch vooral op de grotere ondernemingen zijn gericht.

Maar Econocom, dat al jaren voor de FOD Financiën het printerpark beheert, bewijst bijvoorbeeld dat ook de algemene dienstenleveranciers een graantje kunnen meepikken.

Wie u ook kiest, doe het vooral zeer zorgvuldig, want contracten voor uitbesteding van het printer- en multifunctionalpark worden vaak voor langere periode afgesloten. IDC heeft een vragenlijstje ontwikkeld dat u met de kandidaat-dienstenleveranciers kunt aflopen. "Het is heel belangrijk dat je een bevredigend antwoord krijgt op al die vragen, anders kun je ze beter wandelen sturen", benadrukt Martin Canning. De belangrijkste vragen zijn:

• Wat gebeurt er met mijn bestaande printerpark?
• Hoe garandeert u dat de kosten in de toekomst gevoelig lager zullen liggen?
• Welke prijsmodellen hebt u, welk prijsmodel is het beste voor mij, en kan ik gemakkelijk overstappen naar een ander model?
• Hoe zorgt u voor duidelijkheid en transparantie in de gemaakte kosten?
• Moet ik vooraf al investeringen doen? Wat is de financiële en businessimpact van uitbesteding?
• Wat gebeurt er als ons personeelsbestand plots sterk groeit of krimpt?
• Kan ik met referentieklanten praten of hen bezoeken?
• Wat voorziet u voor het beheer en de monitoring van het totale printerpark?

Uitbesteding van het printerpark is, zeker voor grote bedrijven, een heuse cultuurschok. "Je merkt op zulke momenten hoe groot de papierverslaving bij sommige mensen is geworden", lacht Canning. Maar de potentiële voordelen voor grotere bedrijven zijn te groot om het niet op zijn minst te overwegen.